Công sức đang liên tục dồn vào đâu?
So sánh loại công việc và bối cảnh phiếu. Chẩn đoán lặp lại trên cùng thiết bị có thể cần xét duyệt thay thế; nhiều hoạt động hỗ trợ người dùng ngắn có thể cho thấy cần hướng dẫn rõ hơn.
Theo dõi thời gian thực hiện hỗ trợ
Ghi số phút dành cho từng hoạt động hỗ trợ và cộng vào phiếu liên quan. Tách thời gian thực sự làm việc khỏi ban đêm, thời gian chờ và toàn bộ thời gian từ báo cáo đến giải quyết.
Khám phá với dữ liệu mẫu. Điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem và quy trình cho đội ngũ.
Hai bản ghi công việc. Một tổng thời gian phiếu đáng tin cậy.
| Hoạt động | Thời gian | Công việc đã thực hiện |
|---|---|---|
| Chẩn đoán | 25 phút | Kiểm tra kết nối sạc và tái hiện triệu chứng. |
| Sửa chữa và kiểm tra | 40 phút | Thử bộ sạc thay thế và xác nhận sạc ổn định. |
| Thời gian thực làm của phiếu | 65 phút | Cộng hai bản ghi công việc; không dùng toàn bộ thời gian đã trôi qua của phiếu. |
Dùng bản ghi thời gian thực làm để quyết định cải thiện
Ai đã góp phần giải quyết?
Giữ bản ghi riêng cho từng người và từng phiên làm việc. Tổng thời gian của phiếu có thể tính cả hai người mà vẫn giữ ngày, hoạt động và ghi chú chi tiết.
Thời gian nào không nên tính là lao động?
Chờ nhân viên hoặc nhà cung cấp không tự động được coi là thời gian thực làm. Chỉ ghi công sức xử lý thực tế trong nhật ký này, kể cả khi bộ đếm mức dịch vụ vẫn chạy.
Đọc tổng thời gian cao trong đúng bối cảnh
Phân biệt chẩn đoán với việc làm lại lặp đi lặp lại
Lỗi khó có thể hợp lý khi mất nhiều thời gian hơn câu hỏi về mật khẩu. Đọc mô tả hoạt động trước khi so sánh kỹ thuật viên. Nếu nhiều bản ghi lặp lại cùng cách sửa không thành công, hãy xem lại chẩn đoán hoặc quyết định thay thế. Nếu công việc lặp lại ở nhiều nhân viên, bài hướng dẫn hoặc thay đổi dịch vụ có thể hữu ích hơn yêu cầu nhóm ghi ít phút đi.
Giữ bản ghi công việc dễ cập nhật
Thống nhất hoạt động nào tính là thực làm: chẩn đoán, sửa chữa, cuộc gọi có nội dung xử lý hoặc theo dõi tiếp theo kế hoạch. Ghi thời lượng thực tế sau hoạt động. Không tính cùng cuộc gọi chung 20 phút thành 40 phút cho một kỹ thuật viên, nhưng vẫn giữ đóng góp thực của từng người khi đo tổng thời gian lao động. Rà soát mô tả chưa đầy đủ với người ghi trước khi dùng dữ liệu để quyết định chi phí hoặc nhân sự.
Làm rõ chức năng của nhật ký thời gian
Ví dụ này là nhật ký công việc nhập thủ công, có tổng thời gian trên phiếu tự cập nhật. Đây không phải đồng hồ bấm giờ tự động, hệ thống tính lương, công cụ giám sát nhân viên hay quy trình phê duyệt tính phí. Cần thêm chính sách và quy trình riêng trước khi dùng bản ghi cho công việc tính phí.
Khi đánh giá nhu cầu nhân sự, so sánh danh mục tương tự và đọc mô tả công việc. Hoạt động được ghi dài hơn có thể do vấn đề khó hơn, không phải hiệu suất kém hơn.
Hỏi đáp về ghi và sửa thời gian làm việc
Hai kỹ thuật viên có thể ghi công việc trên cùng phiếu không?
Có. Tạo bản ghi riêng với người thực hiện, ngày, hoạt động và số phút. Các bản ghi cùng đóng góp vào tổng thời gian của phiếu nhưng vẫn có thể kiểm tra riêng.
Sửa thời lượng ghi sai như thế nào?
Sửa bản ghi gốc và thêm ghi chú chỉnh sửa. Không gửi tổng thời gian đã sửa như một hoạt động mới, vì cả hai bản ghi sẽ bị cộng vào.
Chờ phản hồi có tính là công sức hỗ trợ không?
Chỉ tính khi có người thực sự làm công việc hỗ trợ trong thời gian đó. Khoảng chờ thuộc chính sách tính thời gian dịch vụ, không tự động được ghi vào nhật ký lao động.
Công cụ này có tính được khoản phí cho một phòng ban không?
Ví dụ ghi số phút, không quyết định tính phí. Đơn giá nội bộ, danh mục được tính phí, cách làm tròn và phê duyệt cần phép tính đã thống nhất cùng quy trình xét duyệt riêng.
Có bộ đếm tự động bắt đầu và dừng không?
Không. Ứng dụng dùng các bản ghi công việc được nhập rõ ràng. Chọn hoặc cấu hình bộ đếm nếu tự ghi nhận phiên làm việc là yêu cầu cốt lõi, đồng thời bảo đảm có thể kiểm tra các lần tạm dừng và chỉnh sửa.
Chọn bước tiếp theo cho đội ngũ
Xem công việc đằng sau tổng thời gian hỗ trợ
Thử các bản ghi mẫu, sửa thời lượng và xem tổng thời gian trên phiếu liên quan thay đổi thế nào.