Quản lý vận hành khách sạn: phòng, yêu cầu và bàn giao
Giúp lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật và quản lý trực ca cùng nắm rõ tình hình vận hành mà không cần biến PMS thành hệ thống quản lý công việc.
Khám phá dữ liệu mẫu về phòng, yêu cầu quá hạn và công việc sửa chữa trước khi tùy chỉnh ứng dụng cho khách sạn của bạn.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Các ví dụ sử dụng bản ghi khách sạn giả định. Mở bất kỳ chế độ xem nào để tìm hiểu các trường dữ liệu, cách chuyển trạng thái và các quyết định vận hành trước khi điều chỉnh ứng dụng cho khách sạn của bạn.
Kết nối những công việc còn rời rạc giữa các hệ thống khách sạn
Tiếp tục quản lý đặt phòng trên PMS, đồng thời xác định người phụ trách, thời hạn và bước tiếp theo cho từng phòng, yêu cầu, việc sửa chữa và nội dung bàn giao.
Nắm rõ lý do phòng đã hoặc chưa sẵn sàng
Lễ tân biết phòng đang bẩn, đang làm vệ sinh, đã kiểm tra, cần làm lại, tạm ngừng phục vụ hay đã sẵn sàng, cùng người phụ trách bước tiếp theo.
Theo sát yêu cầu của khách dù chuyển qua nhiều bộ phận
Thời gian đã cam kết, thông tin tiến độ và bước xác nhận kết quả luôn đi cùng yêu cầu khi được chuyển giữa lễ tân, buồng phòng và kỹ thuật.
Ưu tiên vấn đề phát sinh trước số liệu bình quân
Quản lý trực ca bắt đầu từ các yêu cầu khách đang chờ xử lý, phòng có nguy cơ không kịp đón khách, phòng tạm ngừng phục vụ và việc bàn giao còn tồn từ ca trước, thay vì chỉ xem một bảng KPI chung.
- 01
Nắm tình hình trong ngày
Theo dõi thông tin khách đến, tình trạng sẵn sàng của phòng, cam kết phục vụ và rủi ro vận hành trên cùng một màn hình với dữ liệu cập nhật.
- 02
Chuyển việc đúng người
Chuyển từng công việc đến bộ phận và người phụ trách có thể trực tiếp giải quyết.
- 03
Bảo vệ khách
Làm rõ mức độ khẩn cấp, ảnh hưởng đến khách và cam kết khắc phục vấn đề dịch vụ, thay vì để những thông tin này chìm trong tin nhắn.
- 04
Xác minh kết quả
Yêu cầu kiểm tra, xác nhận của khách hoặc chạy thử vận hành trước khi đóng công việc.
- 05
Bàn giao đầy đủ, rõ ràng
Chuyển các cam kết chưa hoàn tất sang ca sau, kèm thông tin liên quan, thời hạn và người phụ trách.
Dùng ứng dụng mỗi khi bàn giao công việc
Mỗi chế độ xem hỗ trợ một khâu phối hợp thực tế, thay vì chỉ là báo cáo quản lý tĩnh.
Kiểm soát trước giờ khách đến
Rà soát phòng đón khách, khách đến sớm, các hạng mục kiểm tra cho khách VIP và phương án khắc phục vấn đề dịch vụ trước khi sảnh đông khách.
Khắc phục vấn đề dịch vụ ngay khi phát sinh
Báo cấp quản lý xử lý khi không giữ đúng lời hẹn, kèm đầy đủ thông tin về tình huống của khách và cam kết tiếp theo.
Kết thúc ca
Giải quyết, xác nhận kết quả hoặc chủ động chuyển tiếp từng việc chưa hoàn tất để ca sau không phải phát hiện lại từ đầu.
Ra quyết định vận hành tiếp theo dựa trên tình hình hiện tại
Bảng điều hành khách sạn cần làm rõ quyết định gắn với từng trạng thái, thay vì chỉ hiển thị nhãn màu.
| Những thay đổi đạt được | Thông tin đội ngũ cần nắm | Quyết định tiếp theo |
|---|---|---|
| Phòng 318 không đạt kiểm tra | Gia đình khách dự kiến đến lúc 14:00; đã xác định người phụ trách làm lại và việc kiểm tra lại | Khắc phục xong để phòng sẵn sàng trước 13:40 hoặc triển khai phương án khắc phục cho khách |
| Hệ thống HVAC phòng 511 không đạt khi chạy thử | Phòng suite đang tạm ngừng phục vụ và chưa được xếp cho khách nào | Tiếp tục ngừng phục vụ phòng cho đến khi bộ phận kỹ thuật kiểm tra đạt và quản lý trực ca cho phép mở lại |
| Yêu cầu của khách phòng 225 đã quá hạn | Vẫn chưa xác nhận được việc gọi lại cho khách | Báo quản lý trực ca xử lý và tiếp tục bàn giao qua các ca cho đến khi đóng yêu cầu |
Điều chỉnh hệ thống điều phối vận hành khi khách sạn thay đổi
Khu nghỉ dưỡng hoạt động theo mùa, khách sạn cung cấp một số dịch vụ chọn lọc và tập đoàn có nhiều cơ sở có nhu cầu khác nhau về trường dữ liệu và cách bàn giao. Jodoo cho phép đội ngũ vận hành thay đổi cách làm việc mà không phải chờ phát triển và phát hành phiên bản phần mềm riêng.
Quy trình có thể được điều chỉnh chỉ trong vài giờ, thay vì phải chờ đến lượt trong danh sách yêu cầu phát triển phần mềm.- 01Thêm trạng thái sẵn sàng của phòng hoặc lý do cần khắc phục vấn đề dịch vụ
- 02Điều chỉnh SLA xử lý yêu cầu theo mức độ khẩn cấp hoặc bộ phận
- 03Thêm hạng mục kiểm tra theo thương hiệu hoặc cơ sở
- 04Thiết kế lại bảng tổng quan của quản lý theo các vấn đề đang cần xử lý
Giữ nguyên PMS, kết nối các công việc vận hành liên quan
Dùng Jodoo để điều phối việc chuẩn bị phòng sẵn sàng, yêu cầu của khách, công việc kỹ thuật và bàn giao giữa các ca. PMS vẫn là hệ thống dữ liệu chính cho đặt phòng, giá phòng, tài khoản chi tiêu của khách và quỹ phòng.
Bắt đầu với danh sách phòng được quản lý thống nhất
Nhập danh sách phòng và người phụ trách các bộ phận, thống nhất ai cập nhật từng trạng thái rồi thử nghiệm trong một ca. Tích hợp PMS cần được thiết lập riêng: hãy thống nhất mã định danh, chiều đồng bộ và cách xử lý lỗi trước khi dựa vào cập nhật tự động.
Câu hỏi về phần mềm quản lý vận hành khách sạn
Phần mềm vận hành khách sạn có thay thế PMS không?
Không nhất thiết. Jodoo điều phối công việc vận hành phục vụ kỳ lưu trú, còn PMS vẫn là hệ thống dữ liệu chính cho đặt phòng, giá phòng, tài khoản chi tiêu của khách, nhận phòng, trả phòng và quỹ phòng. Hai hệ thống có thể trao đổi thông tin cần thiết cho từng bộ phận.
Quản lý vận hành khách sạn có thể tự điều chỉnh ứng dụng không?
Có. Đội ngũ vận hành được cấp quyền có thể thay đổi trường dữ liệu, quy tắc phân công người phụ trách, nhắc việc, quyền truy cập và bảng tổng quan mà không phải chờ một đợt phát hành phần mềm theo cách truyền thống.
Jodoo có thể kết nối các bộ phận khách sạn mà không thay thế PMS không?
Có. Ứng dụng vận hành có thể lưu thông tin tham chiếu như mã phòng, mã khách, mã kỳ lưu trú hoặc mã bản ghi PMS, rồi chuyển công việc giữa các bộ phận. Tùy theo kiến trúc hệ thống của cơ sở, có thể dùng tích hợp, nhập hoặc xuất dữ liệu để duy trì sự nhất quán giữa các hệ thống.
Bảng tổng quan vận hành khách sạn nên hiển thị gì trước tiên?
Hãy bắt đầu từ những vấn đề cần hành động: phòng chưa sẵn sàng cho khách sắp đến, yêu cầu của khách sắp đến hoặc đã quá thời gian cam kết, phòng tạm ngừng phục vụ do bảo trì và các cam kết ca sau cần tiếp nhận.
Giúp cả khách sạn cùng nắm tình hình vận hành hiện tại
Mở ứng dụng có sẵn dữ liệu để xem cách kết nối tình trạng sẵn sàng của phòng, cam kết phục vụ, công việc kỹ thuật và bàn giao ca.
Mở ứng dụng vận hành khách sạn