Sổ bàn giao ca khách sạn giúp ca sau tiếp tục thực hiện cam kết với khách
Thay ghi chép chung chung bằng từng mục bàn giao cụ thể: đã xảy ra việc gì, vì sao cần lưu ý, bước tiếp theo là gì, ai phụ trách và hạn xử lý khi nào.
Sổ mẫu có sẵn các tình huống: việc đón một gia đình có nguy cơ gặp trở ngại, phòng suite tạm ngừng sử dụng do hệ thống HVAC, yêu cầu của khách cần thực hiện đúng giờ và cập nhật về sự cố kỹ thuật đã xử lý xong.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Các ví dụ sử dụng bản ghi khách sạn giả định. Mở bất kỳ chế độ xem nào để tìm hiểu các trường dữ liệu, cách chuyển trạng thái và các quyết định vận hành trước khi điều chỉnh ứng dụng cho khách sạn của bạn.
Một mục bàn giao đã điền đầy đủ, không chỉ là mẫu tổng kết ca để trống
Ví dụ: ca sáng chưa thể duyệt phòng 318 để đón khách nhận phòng sớm. Mục chưa hoàn tất được chuyển tiếp cho đến khi ca sau tiếp nhận và xác nhận kết quả.
| Trường dữ liệu trong sổ | Ví dụ đã điền dữ liệu | Vì sao ca sau cần thông tin này |
|---|---|---|
| Ca làm việc và thông tin tham chiếu | Ngày 19 tháng 10, bàn giao từ ca sáng sang ca tối; phòng 318; khách nhận phòng sớm lúc 14:00. | Xác định phòng bị ảnh hưởng và cam kết phục vụ khách. |
| Vấn đề hiện tại | Phòng kiểm tra chưa đạt lúc 12:40 do vết bẩn trên bàn. Đang vệ sinh lại. | Tránh mặc định rằng phòng được đánh dấu đã dọn sạch là phòng đã kiểm tra đạt. |
| Hành động tiếp theo | Kiểm tra lại bàn và phòng tắm sau khi nhân viên buồng phòng hoàn tất. | Giao việc cụ thể cho ca sau, thay vì chỉ ghi “vui lòng theo dõi tiếp”. |
| Người phụ trách và thời hạn | Giám sát buồng phòng Maya; kiểm tra lại chậm nhất lúc 13:40. | Nêu rõ trách nhiệm và thời hạn. |
| Trao đổi với khách | Casey ở bộ phận lễ tân cập nhật cho khách sắp đến nếu phòng chậm được duyệt. | Tránh để ca sau đưa ra cam kết mâu thuẫn với cam kết trước. |
| Xác nhận tiếp nhận | Trưởng ca nhận bàn giao Owen xác nhận tiếp nhận mục này lúc 13:15. | Phân biệt việc đã gửi ghi chú với việc người nhận đã xác nhận tiếp nhận trách nhiệm. |
| Cập nhật khi hoàn tất | Tất cả hạng mục kiểm tra đều đạt; người kiểm tra duyệt phòng lúc 13:32; đã thông báo cho lễ tân. | Lưu lại kết quả hoặc chuyển mục này sang ca tiếp theo kèm hành động mới. |
Viết để người nhận biết cần làm gì tiếp theo
Một bản bàn giao tốt cần ngắn gọn vì mỗi mục đều có mục đích rõ ràng, nhưng vẫn giữ đủ bối cảnh cần thiết.
Cam kết với khách
Nêu rõ khách đang mong đợi điều gì, cần đáp ứng vào lúc nào và thông tin gần nhất đã báo cho khách.
Vướng mắc về phòng hoặc vận hành
Liên kết phòng hoặc khu vực tạm ngừng sử dụng với công việc đang thực hiện, bước kiểm tra và người phụ trách cho phép sử dụng lại.
Nguy cơ ảnh hưởng đến nhận hoặc trả phòng
Nêu phương án khắc phục và thời điểm ca sau cần can thiệp.
- 01
Ghi nhận vấn đề phát sinh
Ghi lại thông tin về khách, phòng, sự cố hoặc điều kiện còn chờ mà ca sau cần tiếp tục theo dõi, xử lý.
- 02
Nêu rõ lý do cần lưu ý
Giúp ca sau nắm rõ bối cảnh liên quan đến việc đón khách, an toàn, doanh thu hoặc cam kết với khách.
- 03
Nêu rõ hành động tiếp theo
Tránh ghi chung chung như “theo dõi tiếp”; hãy nêu rõ cần kiểm tra hoặc thực hiện việc gì.
- 04
Phân công người phụ trách
Người đảm nhiệm vai trò liên quan hoặc người được chỉ định ở ca sau xác nhận tiếp nhận cam kết.
- 05
Hoàn tất hoặc chuyển tiếp
Hoàn tất công việc kèm minh chứng, hoặc chủ động chuyển sang ca sau cùng thông tin mới nhất.
Kiểm tra xem ca sau đã có thể xử lý mà không phải hỏi lại chưa
Mỗi mục cần trả lời ngay điều ca sau cần biết để xử lý công việc.
| Những thay đổi đạt được | Thông tin đội ngũ cần nắm | Quyết định tiếp theo |
|---|---|---|
| Phòng 318 kiểm tra chưa đạt | Gia đình đến lúc 14:00; hạn kiểm tra lại là 13:25 | Trưởng ca lễ tân nhận bàn giao theo dõi việc duyệt phòng và triển khai phương án khắc phục nếu chậm |
| Phòng 511 vẫn tạm ngừng sử dụng | Bộ phận kỹ thuật đang chẩn đoán; chưa xếp khách vào phòng | Quản lý trực xác minh kết quả kiểm tra nhiệt độ trước khi cho phép sử dụng lại |
| Phòng 106 yêu cầu giao khăn sau 17:00 | Đã ghi nhận yêu cầu không vào phòng và biết khăn đã được chuẩn bị sẵn | Bộ phận buồng phòng giao khăn tại cửa và nhắn cho khách |
Tiếp tục cập nhật sổ sau buổi giao ca
Ca nhận bàn giao cần xác nhận tiếp nhận, cập nhật và hoàn tất từng mục thay vì chép sang một tài liệu khác.
Mỗi cam kết là một mục riêng
Tách riêng các rủi ro không liên quan để mỗi việc có người phụ trách và thời hạn riêng.
Liên kết đến bản ghi công việc
Sổ bàn giao tóm tắt việc cần làm; chi tiết vận hành được lưu trong các bản ghi yêu cầu của khách, bản ghi bảo trì và bảng trạng thái phòng.
Rà soát công việc chuyển tiếp qua các ca
Những việc bị chuyển tiếp nhiều lần cho thấy cần xem lại việc phân công trách nhiệm, năng lực xử lý hoặc cách thiết kế quy trình.
Thiết kế nội dung bàn giao phù hợp với từng bộ phận
Lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật và an ninh không cần dùng các trường dữ liệu giống hệt nhau, nhưng cần thống nhất cách xác định người phụ trách và hoàn tất công việc.
Các bộ phận có thể điều chỉnh cách bàn giao mà không cần xây dựng lại ứng dụng sổ bàn giao ca.- 01Thêm loại bàn giao riêng cho từng bộ phận
- 02Chỉ hiển thị các trường dữ liệu phù hợp với vai trò nhận bàn giao
- 03Chuyển cấp xử lý các mục bàn giao đã quá hạn
- 04Tạo chế độ xem các cam kết chưa hoàn tất dành cho quản lý
Bàn giao việc còn tồn đọng, không chép lại toàn bộ lịch sử trao đổi
Dùng sổ này khi ca sau cần tiếp nhận cam kết với khách, vướng mắc khiến phòng chưa thể phục vụ hoặc sự cố chưa xử lý xong. Viết hành động tiếp theo thật ngắn gọn để người nhận có thể thực hiện ngay.
Quản lý lịch phân ca riêng
Sổ bàn giao không tính toán mức độ đáp ứng nhân sự hay thay thế công cụ xếp lịch làm việc. Hãy liên kết đến phòng hoặc sự cố liên quan và chỉ lưu thông tin nhạy cảm của khách ở nơi nhân viên cần truy cập.
Câu hỏi về sổ bàn giao ca khách sạn
Mỗi bộ phận trong khách sạn có thể dùng chế độ xem bàn giao riêng không?
Có. Lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật và quản lý trực có thể xem các trường dữ liệu và danh sách công việc phù hợp với vai trò, đồng thời dùng chung một bản ghi xác định rõ trách nhiệm đối với các cam kết chưa hoàn tất.
Nhân viên có thể cập nhật sổ bàn giao ca trên điện thoại không?
Có. Nhân viên giao ca và nhận ca có thể bổ sung thông tin mới nhất, xác nhận tiếp nhận trách nhiệm và cập nhật hành động tiếp theo qua biểu mẫu hoặc màn hình làm việc trên điện thoại.
Sổ bàn giao ca khách sạn cần có những nội dung gì?
Cần ghi các cam kết chưa hoàn tất với khách, lượt nhận và trả phòng có nguy cơ bị ảnh hưởng, vướng mắc khiến phòng chưa thể phục vụ, sự cố, các điều kiện còn chờ để thực hiện bảo trì, vấn đề nhân sự và mọi việc ca sau phải tiếp nhận. Mỗi mục cần có bối cảnh, hành động tiếp theo, người phụ trách và thời hạn khi cần.
Có nên giữ công việc đã hoàn tất trong sổ bàn giao ca không?
Nên giữ lịch sử để truy vết, nhưng nội dung bàn giao hiện tại cần tập trung vào các mục còn mở, đã được tiếp nhận, đang xử lý và được chủ động chuyển sang ca sau.
Bàn giao rõ ràng để ca sau bắt tay xử lý ngay
Mở sổ mẫu có sẵn dữ liệu để xem cách chuyển tiếp cam kết với khách, vướng mắc về phòng và rủi ro kỹ thuật giữa các ca.
Mở ứng dụng sổ bàn giao ca