Danh tính và nguồn
Công việc, loại, người yêu cầu hoặc nguồn, nhóm, bản ghi liên quan và ngày tạo.
Vì sao công việc này tồn tại và nó đến từ đâu?hướng dẫn quản lý công việc
Xây dựng hệ thống công việc mà mọi người thực sự có thể cập nhật thường xuyên
Biến các yêu cầu rời rạc và lời nhắc cá nhân thành nhịp vận hành chung mà không khiến nhóm chìm trong thủ tục.
Quản lý công việc tốt là tập hợp quyết định: việc gì vào hệ thống, ai phụ trách hành động tiếp theo, ưu tiên được đặt thế nào, khi nào rà soát, điều gì đóng việc và ngoại lệ nào cần quản lý chú ý.
- Định nghĩa bản ghi công việc tối thiểu nhưng hữu ích
- Thiết kế hàng đợi xoay quanh hành động, không phải trang trí
- Rà soát ngoại lệ và cải tiến quy trình dựa trên bằng chứng
Chỉ ghi những gì làm thay đổi người chịu trách nhiệm hoặc một quyết định
Bản ghi công việc phải đủ gọn để dễ cập nhật và đủ đầy để hỗ trợ hành động.
Cam kết
Người phụ trách, mức ưu tiên, ngày bắt đầu, hạn hoàn thành, kết quả kỳ vọng và tiêu chí hoàn thành.
Ai đã nhận cam kết nào?Thực trạng hiện tại
Trạng thái, trở ngại, hành động tiếp theo, cập nhật mới nhất, ngày điều chỉnh và bằng chứng.
Tình hình hiện tại ra sao và tiếp theo nên làm gì?Đóng việc
Bằng chứng hoàn thành, người xác minh, kết quả, lý do trả lại và ngày hoàn thành.
Kết quả đã được chấp nhận và có thể rút kinh nghiệm chưa?Đặt quy tắc phản hồi cho từng hàng đợi
Một hàng đợi chỉ có giá trị khi mở ra là người dùng biết ngay cần làm gì.
Cần phân loại xử lý
Được đưa vào khi
Công việc mới chưa có người phụ trách, mức ưu tiên hoặc quyết định được xác nhận.
Cách xử lý
Chấp nhận, từ chối, yêu cầu làm rõ hoặc chuyển tuyến.
Sắp đến hạn tiếp theo
Được đưa vào khi
Công việc đã nhận đang tiến gần ngày đến hạn.
Cách xử lý
Hoàn thành, lập kế hoạch lại hoặc bộc lộ trở ngại sớm.
Bị chặn
Được đưa vào khi
Công việc không thể tiến triển do một phụ thuộc được nêu rõ.
Cách xử lý
Giao hành động gỡ chặn và người phụ trách chuyển cấp.
Đang chờ xác minh
Được đưa vào khi
Công việc được gửi là đã hoàn thành kèm bằng chứng.
Cách xử lý
Chấp nhận hoặc trả lại kèm phần còn thiếu cụ thể.
Lâu chưa cập nhật
Được đưa vào khi
Mở công việc không có cập nhật hiện tại hoặc hành động tiếp theo.
Cách xử lý
Cập nhật, phân công lại hoặc đóng.
Đưa kiểm soát vào ba chu kỳ rà soát ngắn
Nhóm nên cảm nhận được sự rõ ràng hơn trước khi mở rộng hệ thống.
Làm rõ người phụ trách và việc đến hạn
- Chọn một nhóm và loại công việc
- Nhập các công việc đang mở
- Xác nhận người phụ trách và ngày
- Tổ chức rà soát ngoại lệ hằng ngày
Cải thiện cập nhật và hoàn thành
- Thêm trở ngại và hành động tiếp theo
- Định nghĩa bằng chứng hoàn thành
- Nhất quán trả lại công việc chưa hoàn chỉnh
- Đo lường công việc lâu chưa cập nhật và quá hạn
Tự động hóa biện pháp kiểm soát lặp lại
- Thêm lịch định kỳ
- Cấu hình lời nhắc và màn hình theo vai trò
- Tạo khả năng xem chi tiết cho quản lý
- Xóa các trường và báo cáo không ai sử dụng
Các lựa chọn thiết kế thường gặp
Hệ thống công việc nên có bao nhiêu trạng thái?
Dùng bộ trạng thái nhỏ nhất có thể làm thay đổi quyết định hoặc người phụ trách — thường gồm mới, đã giao, đang thực hiện, bị chặn, chờ rà soát, hoàn thành và đã hủy. Chỉ thêm trạng thái khi cách xử lý của nó thực sự khác.
Nên đặt ưu tiên thế nào?
Định nghĩa ưu tiên từ tác động, mức khẩn cấp, cam kết và quan hệ phụ thuộc thay vì sở thích cá nhân. Ghi lý do một công việc quan trọng và rà soát lại khi thông tin thay đổi.
Nhóm nên rà soát công việc bao lâu một lần?
Cá nhân có thể rà soát hằng ngày; nhóm nên rà soát ngoại lệ theo nhịp phù hợp. Vận hành nhanh có thể cần rà soát việc bị chặn và quá hạn hằng ngày, còn việc khác dùng rà soát quản lý hằng tuần.
Vì sao hệ thống công việc thất bại?
Nguyên nhân phổ biến gồm công cụ trùng lặp, trách nhiệm không rõ, quá nhiều trường, không có quy tắc phản hồi, cập nhật cũ, đóng việc yếu, dashboard không xem được chi tiết và hệ thống mà bộ phận nghiệp vụ không thể điều chỉnh.
Thử phương pháp bằng công việc hiện tại, không dùng tác vụ minh họa tự tạo
Dùng đủ công việc thực tế để bộc lộ trách nhiệm chưa rõ, tranh chấp ưu tiên, trở ngại, đóng việc chưa hoàn chỉnh và những câu hỏi quản lý mà hệ thống phải trả lời.