Bản ghi, vai trò, quy tắc và triển khai
Cách thiết kế hệ thống quản lý nguồn lực
Trước tiên hãy xác định bản ghi nhu cầu, nhân sự, tình trạng sẵn sàng, yêu cầu và phân bổ; phần mềm không thể sửa một cơ sở tính năng lực chưa được định nghĩa hoặc một bước phê duyệt không có người chịu trách nhiệm.
Đăng nhập để kiểm tra ứng dụng mẫu, sau đó cài đặt kèm dữ liệu mẫu để thử các bản ghi và quy trình xét duyệt.
Nguyên tắc thiết kế
Hệ thống quản lý nguồn lực là sự kết hợp giữa bản ghi, vai trò, quy tắc, nhịp rà soát, chỉ số và phần mềm dùng để ghép nhu cầu với năng lực có thể sử dụng. Hãy bắt đầu với một khoảng thời gian lập kế hoạch và một nhóm nhỏ quyết định, rồi chỉ mở rộng sau khi mọi người tin tưởng dữ liệu đầu vào.
- Định nghĩa trước khi cấu hình
- Mỗi dữ kiện lập kế hoạch có một người chịu trách nhiệm
- Lần triển khai đầu tiên kiểm thử quyết định, không phải số lượng màn hình
Thiết kế hệ thống
Giao mỗi dữ kiện thay đổi cho một người chịu trách nhiệm rõ ràng
Tách bản ghi giúp giảm mơ hồ và hỗ trợ tích hợp.
| Bản ghi | Các trường tối thiểu | Chủ nghiệp vụ |
|---|---|---|
| Hồ sơ nhân sự và kỹ năng | Mã ổn định, nhóm, cấp độ, kỹ năng, năng lực làm việc, thời điểm có thể nhận việc tiếp theo | Bộ phận năng lực hoặc vận hành nhân sự |
| Thay đổi về tình trạng sẵn sàng | Người, loại thay đổi, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số giờ bị ảnh hưởng, trạng thái phê duyệt | Người liên quan và quản lý phê duyệt |
| Nhu cầu công việc | Kết quả, người phụ trách, kỹ năng, cấp độ, số giờ, thời gian, độ chắc chắn, ưu tiên | Chủ dự án, dịch vụ hoặc danh mục |
| Yêu cầu nhân sự | Nhu cầu, người đề xuất, số giờ, thời gian, mức độ phù hợp, xung đột, quyết định | Chủ nguồn lực hoặc năng lực |
| Phân bổ | Công việc đã xác nhận, người thực hiện, số giờ, thời gian, trạng thái, mức bảo vệ, tình trạng | Người phụ trách thực hiện và người phụ trách năng lực |
| Ngoại lệ | Tín hiệu, bản ghi bị ảnh hưởng, mức độ nghiêm trọng, quyết định, người phụ trách, hạn xử lý | Người chịu trách nhiệm quyết định được nêu tên |
Quyền ra quyết định
Thống nhất cách vận hành trước khi xây quy trình
Hệ thống cần làm rõ trách nhiệm, không biến mọi thay đổi thành một cuộc họp tập thể.
Chủ nhu cầu
Xác định công việc, kết quả, thời gian, năng lực cần thiết và mức ưu tiên.
Chủ năng lực
Duy trì các giả định lập kế hoạch và rà soát xung đột giữa các công việc.
Quản lý nhân sự
Xác nhận hạn chế về tình trạng sẵn sàng và năng lực mà không làm lộ chi tiết nhân sự không cần thiết.
Người phụ trách thực hiện
Báo cáo tình trạng và thay đổi giữa kế hoạch với thực tế sau khi công việc bắt đầu.
Trình tự triển khai
Thí điểm trọn vẹn một quyết định lặp lại từ đầu đến cuối
Một vòng lặp nhỏ nhưng hoàn chỉnh cho nhiều bài học hơn một danh mục rộng nhưng thụ động.
Thống nhất định nghĩa và ranh giới
Chọn khoảng thời gian, cơ sở tính năng lực, trạng thái nhu cầu, điểm phê duyệt và hệ thống dữ liệu chính thức.
Nhập một bộ dữ liệu làm việc sạch
Nạp nhân sự đang hoạt động, tình trạng sẵn sàng hiện tại, công việc đã cam kết và một phần dự báo giới hạn.
Thực hiện các quyết định nhân sự thực tế
Gửi, trả lại, phê duyệt, phân bổ và chỉnh sửa các yêu cầu đại diện.
Rà soát chỉ số và điểm vướng
Kiểm tra dữ liệu lỗi thời, khoảng thiếu hụt chưa xử lý, thời gian ra quyết định, thay đổi lịch và chỉnh sửa của người dùng trước khi mở rộng.
Chỉ số
Đo xem hệ thống có giúp cải thiện quyết định hay không
Đừng coi tỷ lệ sử dụng cao là kết quả duy nhất.
Thời gian đưa ra quyết định nhân sự
Từ một yêu cầu đầy đủ đến kết quả được phê duyệt, trả lại hoặc từ chối.
Tuổi của nhu cầu chưa có người
Khoảng thời gian công việc đã sẵn sàng nhưng chưa có phương án nhân sự đáng tin cậy.
Giải quyết quá tải trước ngày bắt đầu
Tỷ lệ xung đột được xử lý trước khi công việc theo kế hoạch bắt đầu.
Độ chính xác của kế hoạch
Chênh lệch giữa giờ kế hoạch và thực tế theo loại công việc và khoảng thời gian.
Tỷ lệ chỉnh sửa
Tần suất người dùng sửa tình trạng sẵn sàng, kỹ năng hoặc giả định nhu cầu đã lỗi thời.
Câu hỏi thực tế
Các câu hỏi về thiết kế hệ thống cần thống nhất trước khi cấu hình
Chọn bản ghi chính thức, người chịu trách nhiệm quyết định, nhịp rà soát và đợt triển khai đầu tiên kiểm thử lựa chọn nhân sự thực tế.
Hệ thống quản lý nguồn lực nên dùng đơn vị lập kế hoạch nào?
Số giờ là một cơ sở tính thực tế, nhưng bản thân nó chưa đủ. Ví dụ đặt kỹ năng, cấp bậc vai trò, múi giờ, tình trạng sẵn sàng, thời gian, mức ưu tiên và tình trạng thực hiện công việc bên cạnh số giờ, để một người còn giờ trên giấy không bị nhầm là người phù hợp. Chọn một cơ sở tính mà nhóm có thể duy trì, rồi đặt kỹ năng, thời gian, tình trạng sẵn sàng và ưu tiên bên cạnh để con số luôn dễ hiểu.
Hệ thống quản lý nguồn lực có cần tối ưu tự động ngay từ ngày đầu không?
Không. Ví dụ này trình bày rõ dữ liệu về năng lực, kỹ năng, thời gian, khối lượng công việc và xung đột để người phụ trách đưa ra quyết định. Tối ưu tự động có thể hữu ích ở quy mô lớn, nhưng chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp đã thống nhất các ràng buộc, mức ưu tiên và yêu cầu chuyên môn. Jodoo phù hợp nhất khi doanh nghiệp cần tự thiết kế quy tắc vận hành và quy trình phê duyệt theo cách làm việc của mình. Hãy bắt đầu với dữ liệu đầu vào đáng tin cậy và bước xét duyệt có người chịu trách nhiệm; tối ưu tinh vi không thể sửa các định nghĩa mơ hồ hoặc quyền quyết định bị thiếu.
Ai nên được phép thay đổi hệ thống quản lý nguồn lực?
Quản trị viên Jodoo đã được đào tạo có thể thêm trường, lựa chọn, màn hình, quy trình và bảng điều khiển mà không phải xây lại một ứng dụng truyền thống. Mọi thay đổi vẫn cần người chịu trách nhiệm, kiểm thử và truyền thông rõ ràng, nhất là khi ảnh hưởng đến phê duyệt, quyền truy cập hoặc chỉ số báo cáo. Giao cho quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo, đồng thời quản trị và kiểm thử mọi thay đổi về phê duyệt, quyền truy cập và chỉ số.
Hệ thống nào nên quản lý chính thức tình trạng sẵn sàng của nhân viên?
Dùng hệ thống HR, nghỉ phép hoặc lực lượng lao động chính thức nếu đã có và chỉ đưa những dữ kiện lập kế hoạch đã duyệt cần cho quyết định nguồn lực vào đây. Ví dụ trên Jodoo có thể quản lý thay đổi về tình trạng sẵn sàng cho quy trình nhỏ hơn hoặc điều phối dữ liệu qua tích hợp.
Lần triển khai đầu tiên nên bao gồm những gì?
Chọn một nhóm có nhu cầu công việc lặp lại và một quyết định nhân sự thực tế. Bao gồm trường hợp bình thường, quá tải, không sẵn sàng, bị trả lại, đã phê duyệt và đã thay đổi. Một lần triển khai chỉ hiển thị dữ liệu nhập vào sẽ không kiểm chứng được quy trình có giúp mọi người ra quyết định tốt hơn hay không.
Từ thiết kế đến hệ thống đang hoạt động
Kiểm tra toàn bộ vòng lập kế hoạch trước khi cấu hình hệ thống của bạn
Theo dõi dữ liệu từ nhân sự và nhu cầu qua xét duyệt, phân bổ, ngoại lệ đến việc rút kinh nghiệm từ kế hoạch so với thực tế.