Ghi nhận nhu cầu dịch vụ đến cùng với thời gian yêu cầu và nhu cầu triển khai.
Mẫu theo dõi phân bổ nguồn lực
Điều phối nhu cầu từ yêu cầu dịch vụ với nguồn lực được phân công, khung thời gian sẵn sàng đã xác nhận, trạng thái phân bổ, người phụ trách, vướng mắc và chi tiết bàn giao.
Được xây dựng cho đội ngũ vận hành dịch vụ cần một lộ trình rõ ràng từ nhu cầu tiếp nhận đến bàn giao đã được xác nhận.
Tùy chỉnh các trường dữ liệu yêu cầu, giai đoạn phân bổ, hàng đợi theo người phụ trách và chế độ xem vận hành trong Jodoo App Builder. Xem trước quy trình theo dõi phân bổ nguồn lực đang hoạt động, rồi tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Mẫu theo dõi phân bổ nguồn lực giúp đội ngũ vận hành dịch vụ dùng một bản ghi duy nhất để ghép nhu cầu từ yêu cầu dịch vụ với nguồn lực phù hợp và khung thời gian sẵn sàng. Mẫu này giúp hiển thị rõ trạng thái phân bổ, vướng mắc, người phụ trách và chi tiết bàn giao mà không biến thành một sản phẩm PSA, quản lý dự án, bố trí nhân sự, tuyển dụng, tính lương, chấm công, điều phối kỹ thuật viên, hoạch định nguồn lực chung hoặc phân tích mức sử dụng.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Phân công nguồn lực và xác nhận khung thời gian sẵn sàng trước khi bàn giao công việc.
Giữ hiển thị rõ vướng mắc, người phụ trách phân bổ và hành động tiếp theo cho các yêu cầu đang mở.
Ghi lại chi tiết bàn giao khi việc phân bổ được xác nhận hoặc thay đổi.
Tách riêng điều phối phân bổ khỏi bố trí nhân sự, điều phối hiện trường, chấm công, triển khai dự án và báo cáo mức sử dụng.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận nhu cầu dịch vụ
Thu thập từng yêu cầu, thời gian cần thiết, nhu cầu dịch vụ, mức độ ưu tiên và người phụ trách yêu cầu.
Điều phối phân bổ
Ghi nhận nguồn lực được phân công, khung thời gian sẵn sàng, trạng thái, vướng mắc và hành động tiếp theo.
Theo dõi bàn giao
Ghi lại thời điểm bàn giao và người nhận khi việc phân bổ được xác nhận.
Thành phần bao gồm
- Mã yêu cầu
- Yêu cầu dịch vụ
- Thời điểm bắt đầu yêu cầu
- Mức độ ưu tiên
- Nguồn lực được phân công
- Bắt đầu khung thời gian sẵn sàng
- Kết thúc khung thời gian sẵn sàng
- Trạng thái phân bổ
- Người phụ trách phân bổ
- Giai đoạn hiện tại
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Một bản ghi yêu cầu kết nối nhu cầu, nguồn lực được phân công và khung thời gian đã xác nhận.
- Phân định rõ người phụ trách và trạng thái giúp giảm các lần theo dõi tiếp phân bổ thiếu rõ ràng.
- Các trường dữ liệu về vướng mắc và hành động tiếp theo giúp dễ xử lý các trường hợp ngoại lệ.
- Chi tiết bàn giao giúp duy trì tính liên tục trong vận hành mà không mở rộng sang quản lý dự án hay quản lý nhân sự.
- Chuẩn hóa các bước bàn giao lặp lại để đội ngũ xử lý vấn đề mà không mất ngữ cảnh.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Yêu cầu phân bổ dịch vụ
Ghi nhận và rà soát các bản ghi theo thời gian thực trong Yêu cầu phân bổ dịch vụ với các trường dữ liệu được dùng trong quy trình này.
Hàng đợi phân bổ nguồn lực
Xem Hàng đợi phân bổ nguồn lực với trạng thái theo thời gian thực, người phụ trách, danh mục và ngữ cảnh theo dõi tiếp.
Tổng quan trạng thái phân bổ
Theo dõi Tổng quan trạng thái phân bổ với tổng số theo thời gian thực, phân bổ trạng thái, danh mục và các hành động tiếp theo.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một điều phối viên ghi nhận yêu cầu dịch vụ và thời gian cần thiết.
Người phụ trách phân bổ xác định nguồn lực phù hợp và khung thời gian sẵn sàng đề xuất.
Người phụ trách xử lý vướng mắc và xác nhận hoặc thay đổi việc phân bổ.
Việc phân bổ đã xác nhận được bàn giao kèm người nhận, thời gian và ghi chú.
Các bản ghi đã đóng vẫn được lưu để tham chiếu trong vận hành.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Trình theo dõi phân bổ nguồn lực nên bao gồm những gì?
Nên bao gồm nhu cầu dịch vụ, thời gian yêu cầu, nguồn lực được phân công, khung thời gian sẵn sàng, trạng thái phân bổ, người phụ trách, vướng mắc, hành động tiếp theo và chi tiết bàn giao.
Đây có phải là hệ thống bố trí nhân sự hoặc tuyển dụng không?
Không. Mẫu này điều phối nguồn lực cho các yêu cầu dịch vụ và không quản lý việc làm, tuyển dụng, tính lương hay bố trí nhân sự.
Mẫu này có tính toán mức sử dụng hoặc quản lý dự án không?
Không. Mẫu này chỉ theo dõi trạng thái phân bổ và bàn giao trong vận hành, không bao gồm phân tích mức sử dụng, PSA hay chức năng quản lý dự án.
Mẫu theo dõi phân bổ nguồn lực này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm các bản ghi theo dõi, chế độ xem trạng thái theo thời gian thực và nhắc việc để đội ngũ theo dõi phân bổ nguồn lực và xử lý công việc tồn đọng nhanh hơn.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.