Tổ chức và điều kiện
Tư cách pháp nhân, địa bàn, đối tượng, loại hình tổ chức, bằng chứng đủ điều kiện, đơn vị bảo trợ tài chính, trường hợp loại trừ và khai báo.
Quyết định hành chính nhất quán trước xét duyệt nội dung.Quy trình hồ sơ và xét duyệt
Quản lý hồ sơ xin tài trợ từ tiếp nhận đến quyết định
Cung cấp cho đơn vị nộp, nhân viên chương trình, người xét duyệt và người ra quyết định một lộ trình rõ qua kiểm tra đầy đủ, điều kiện, khai báo xung đột, chấm điểm, lý do, khuyến nghị, phê duyệt và thông báo.
Bảng xét duyệt trực tiếp cho thấy phân bố xung đột, khối lượng của người xét duyệt, số tiền đề nghị, mức độ đầy đủ, điều kiện và giai đoạn quyết định phía trên hồ sơ nguồn.
- Kiểm tra hành chính tách biệt với chấm điểm nội dung
- Xung đột của người xét duyệt và chênh lệch điểm hiển thị trước khi khuyến nghị
- Mọi lần trả lại, khuyến nghị và quyết định đều giữ lý do
Yêu cầu đủ bằng chứng để quyết định nhưng không biến biểu mẫu thành rào cản
Hồ sơ nên thu thập đúng những gì mỗi tiêu chí và phép kiểm tra tuân thủ thực sự cần.
Hoạt động đề xuất và kết quả
Nhu cầu, hoạt động, người tham gia, lịch trình, đối tác, kết quả, thước đo, rủi ro, tính bền vững và nhóm chịu trách nhiệm.
Bằng chứng mà người xét duyệt có thể đánh giá theo tiêu chí công bố.Ngân sách và đề nghị
Số tiền đề nghị, tổng ngân sách, hạng mục, vốn đối ứng, chi phí gián tiếp, điều kiện sử dụng, nguồn vốn khác và giả định.
Bối cảnh tài chính có thể so sánh cùng câu hỏi theo dõi rõ ràng.Tài liệu và khai báo
Tệp bắt buộc, chứng nhận, xung đột, bằng chứng bảo vệ hoặc chính sách khi liên quan, thẩm quyền nộp và ngày.
Hồ sơ đầy đủ mà không bắt mọi đơn vị nộp cung cấp mọi tệp có thể có.Tách riêng từng quyết định xét duyệt để thấy chậm trễ và rủi ro công bằng
Một trạng thái “đang xét duyệt” duy nhất che giấu công việc quan trọng.
- 01
Đã nộp
Khóa phiên bản đã nộp và tạo bước kiểm tra đầy đủ.
Thay đổi muộn và khác biệt phiên bản đều hiển thị. - 02
Mức độ đầy đủ và điều kiện
Trả lại hạng mục thiếu hoặc ghi quyết định điều kiện kèm bằng chứng.
Đơn vị nộp nhận bước tiếp theo cụ thể thay vì bị từ chối im lặng. - 03
Phân công người xét duyệt và xung đột
Khớp chuyên môn, cân bằng khối lượng, thu khai báo và phân công lại trường hợp xung đột.
Không có lượt xét duyệt xung đột nào âm thầm tiếp tục. - 04
Chấm điểm và điều phối
Ghi điểm theo tiêu chí, lý do, chênh lệch, câu hỏi và khuyến nghị.
Hội đồng có thể thảo luận bằng chứng phía sau bất đồng. - 05
Quyết định và thông báo
Ghi thẩm quyền phê duyệt, điều kiện, số tiền, lý do, thông báo và theo dõi.
Kết quả cuối cùng truy vết được đến hồ sơ và lượt xét duyệt.
Cho hồ sơ bất thường một lộ trình có kiểm soát
Những trường hợp này cần phán đoán của con người, không phải cách lách quy trình.
Chưa đầy đủ nhưng có thể bổ sung
Vì sao quan trọng
Thiếu một hạng mục bắt buộc và chương trình cho phép sửa.
Phản hồi tiếp theoChỉ trả lại các mục thiếu với hạn và giữ cả hai phiên bản.
Điều kiện chưa rõ
Vì sao quan trọng
Bằng chứng hoặc quy tắc không hỗ trợ rõ một quyết định.
Phản hồi tiếp theoChỉ định người xét duyệt điều kiện cụ thể và ghi lại cách diễn giải.
Xung đột của người xét duyệt
Vì sao quan trọng
Người xét duyệt có quan hệ hoặc lợi ích có thể ảnh hưởng tính độc lập.
Phản hồi tiếp theoXin rút, phân công lại hoặc ghi biện pháp xử lý được duyệt trước khi xét duyệt.
Chênh lệch điểm cao
Vì sao quan trọng
Người xét duyệt bất đồng đáng kể ở một hay nhiều tiêu chí.
Phản hồi tiếp theoMở điểm từng tiêu chí và lý do để điều phối.
Khuyến nghị có điều kiện
Vì sao quan trọng
Hồ sơ chỉ có thể được cấp nếu phạm vi, ngân sách, bằng chứng hoặc điều khoản thay đổi.
Phản hồi tiếp theoGhi điều kiện và xác nhận chấp nhận trước khi tạo khoản tài trợ.
Đo nơi quy trình quyết định bị tắc
Dùng thước đo vận hành giúp nhân viên chương trình hành động ngay trong kỳ.
Thời gian xử lý mức độ đầy đủ
Thời gian từ lúc trả hồ sơ đến khi nộp lại đầy đủ hoặc đóng.
Cải thiện hướng dẫn và theo dõi trường hợp có thể sửa.Lượt xét duyệt chưa phân công hoặc có xung đột
Hồ sơ không thể tiếp tục vì thiếu người xét duyệt phù hợp.
Cân bằng lại phân công trước khi lỡ hạn.Chênh lệch điểm
Khác biệt giữa người xét duyệt ở tổng điểm và từng tiêu chí.
Điều phối bằng chứng và cách hiểu thay vì lấy trung bình máy móc.Tồn đọng sẵn sàng quyết định
Hồ sơ đã xét duyệt xong đang chờ khuyến nghị hoặc phê duyệt.
Sắp lịch đúng người ra quyết định với đầy đủ bối cảnh.Cập nhật trải nghiệm của đơn vị nộp và người xét duyệt cùng nhau
Nhân viên chương trình không nên phải chọn giữa biểu mẫu lỗi thời và chu kỳ phát triển lại tốn kém.
Yêu cầu thay đổiBảng tính hoặc quy trình cố địnhTrong Jodoo
Thêm tiêu chí và câu hỏi gợi ý cho người xét duyệt
Sửa riêng biểu mẫu, bảng điểm, công thức và hướng dẫn xét duyệt.
Cập nhật cùng lúc bằng chứng tiếp nhận, trường xét duyệt, chế độ xem điểm, thước đo chênh lệch và hồ sơ quyết định.Tạo lộ trình nhanh cho gia hạn
Sao chép tệp năm trước và duy trì thêm trang theo dõi.
Thêm điều kiện gia hạn, bằng chứng rút gọn, tuyến xét duyệt và so sánh với khoản tài trợ trước.Đổi người phê duyệt khoản tài trợ có điều kiện
Ghi quy tắc và dựa vào email để chuyển.
Đổi vai trò chịu trách nhiệm, tuyến, bằng chứng, lý do trả lại, quyền và chế độ xem quyết định.Thiết kế quy trình cho đơn vị nộp và người xét duyệt có thể giải thích được
Sự rõ ràng là một phần của trải nghiệm sản phẩm.
Phần mềm quản lý hồ sơ xin tài trợ nên có gì?
Gồm tiếp nhận có thể cấu hình, bằng chứng bắt buộc, mức độ đầy đủ, điều kiện, liên lạc với đơn vị nộp, phân công người xét duyệt, khai báo xung đột, điểm tiêu chí, lý do, chênh lệch, điều phối, khuyến nghị, phê duyệt, điều kiện, thông báo, lịch sử và báo cáo.
Jodoo có thể tạo cổng cho đơn vị nộp không?
Jodoo có thể hỗ trợ biểu mẫu trực tuyến và quy trình hồ sơ đã cấu hình. Hãy xác nhận chính xác yêu cầu về người dùng bên ngoài, tài khoản, xác thực, khả năng tiếp cận, quy mô, quyền riêng tư, liên lạc và tệp cho trải nghiệm công khai.
Nên xử lý xung đột của người xét duyệt thế nào?
Thu khai báo trước xét duyệt nội dung, hiển thị trạng thái xung đột, ngăn hoặc tạm dừng phân công, ghi việc xin rút hoặc biện pháp xử lý được duyệt và giữ lịch sử quyết định.
Có nên tự động lấy trung bình điểm tài trợ không?
Trung bình có thể tóm tắt nhưng không nên che giấu chênh lệch lớn, thiếu lý do, xung đột hoặc bất đồng theo tiêu chí. Dùng tự động hóa để làm nổi bật nhu cầu điều phối, không thay phán đoán.
Thử hồ sơ chưa đầy đủ, có xung đột và chênh lệch điểm cao
Hệ thống tốt phải làm rõ trường hợp khó mà không làm chậm mọi hồ sơ đơn giản.