Thu thập thông tin chi tiết về trình theo dõi tình trạng sẵn có tham chiếu với khách hàng, trường hợp sử dụng, chủ sở hữu liên hệ, khoảng thời gian sẵn sàng và bằng chứng hỗ trợ.
Mẫu theo dõi tính khả dụng tham khảo
Theo dõi tình trạng sẵn sàng tham khảo của khách hàng bằng trường hợp sử dụng, chủ sở hữu liên hệ, khoảng thời gian sẵn sàng, lần sử dụng gần đây, ghi chú và trạng thái.
Sử dụng trình theo dõi này để xem tài liệu tham khảo nào của khách hàng có sẵn, đã tạm dừng, được sử dụng gần đây hoặc sẵn sàng để theo dõi.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò, tự động hóa và trang tổng quan để phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Xem trước quy trình làm việc của Mẫu theo dõi tính khả dụng tham chiếu trực tiếp, sau đó tùy chỉnh các trường, trạng thái, chủ sở hữu, lời nhắc và trang tổng quan cho nhóm của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Mẫu theo dõi tính khả dụng của tài liệu tham khảo giúp các nhóm quản lý công việc về tính khả dụng của tài liệu tham khảo bằng cách tiếp nhận có cấu trúc, định tuyến chủ sở hữu, theo dõi trạng thái, bằng chứng và lịch sử kết thúc.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Tính khả dụng của tham chiếu định tuyến hoạt động đến đúng chủ sở hữu với mức độ ưu tiên, ngày đến hạn, trạng thái và ghi chú chặn.
Theo dõi các hành động có sẵn, đang chờ xử lý, bị tạm dừng, được sử dụng gần đây và theo dõi cho đến khi quá trình chuyển giao kết thúc.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Bản ghi sẵn có tham chiếu
Nắm bắt khách hàng, trường hợp sử dụng, liên hệ với chủ sở hữu và ghi chú hỗ trợ trong một bản ghi có cấu trúc.
Định tuyến chủ sở hữu và trạng thái
Chỉ định chủ sở hữu, ngày đến hạn, trình chặn, ghi chú đánh giá và hành động tiếp theo để công việc không lưu lại trong email hoặc trò chuyện.
Theo dõi trang tổng quan
Xem lại bản ghi tính khả dụng tham chiếu theo trạng thái, chủ sở hữu, ngày đến hạn, trình chặn và kết quả.
Thành phần bao gồm
- Khách hàng
- Trường hợp sử dụng
- Liên hệ với chủ sở hữu
- Chủ sở hữu
- Ngày đến hạn
- Ưu tiên
- Hành động tiếp theo
- Có sẵn
- Liên hệ đang chờ xử lý
- Đã tạm dừng
- Được sử dụng gần đây
- Ghi chú
- Tệp đính kèm
- Xem lại nhận xét
- Tóm tắt kết thúc
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Khách hàng, Ca sử dụng, Chủ sở hữu liên hệ, Cửa sổ tình trạng sẵn sàng nằm trong một bản ghi có thể tìm kiếm thay vì các tin nhắn rải rác.
- Chủ sở hữu có thể xem xét các yếu tố chặn, ngày đến hạn, bằng chứng và hành động tiếp theo trước lần chuyển giao hoạt động tiếp theo.
- Trang tổng quan giúp dễ dàng theo dõi công việc về tính khả dụng của tham chiếu mở, quá hạn, bị chặn, sẵn sàng và đóng.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Tham khảo lượng theo dõi sẵn có
Nắm bắt khách hàng, trường hợp sử dụng, chủ sở hữu liên hệ, khoảng thời gian sẵn sàng và chi tiết hỗ trợ.
Đánh giá của chủ sở hữu và người chặn
Xem lại chủ sở hữu, ngày đến hạn, trình chặn, ghi chú xem lại và hành động tiếp theo trước khi chuyển giao.
Trang tổng quan trạng thái
Theo dõi tính khả dụng của tài liệu tham khảo theo trạng thái, chủ sở hữu, ngày đến hạn và kết quả.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Gửi khách hàng, trường hợp sử dụng, chủ sở hữu liên hệ, khoảng thời gian sẵn sàng, ghi chú và tệp hỗ trợ.
Xem xét chủ sở hữu, ngày đến hạn, trạng thái, trình chặn, bối cảnh kinh doanh và bằng chứng bắt buộc.
Định tuyến hồ sơ để xem xét, phân công, sản xuất, theo dõi hoặc xử lý ngoại lệ nếu cần.
Đóng bản ghi với kết quả, bằng chứng, chủ sở hữu bước tiếp theo và lịch sử trạng thái có thể tìm kiếm.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Trình theo dõi tính khả dụng tham chiếu nên bao gồm những gì?
Bao gồm khách hàng, trường hợp sử dụng, chủ sở hữu liên hệ, khoảng thời gian sẵn sàng, lần sử dụng gần đây, ghi chú, trạng thái, chủ sở hữu, ngày đến hạn, bằng chứng và ghi chú bước tiếp theo.
Công cụ này khác với công cụ theo dõi chung như thế nào?
Mẫu này nằm trong phạm vi tham chiếu tính khả dụng: nó giữ các trường vận hành, chủ sở hữu chuyển giao, trạng thái và trình chặn cụ thể cho quy trình làm việc đó.
Có thể tùy chỉnh các trường và quy trình làm việc không?
Có. Bạn có thể điều chỉnh các trường, chế độ xem, vai trò, lời nhắc, phê duyệt và trang tổng quan trong Jodoo để mẫu phù hợp với nhóm của bạn.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.