Nhân viên lễ tân đăng ký phụ huynh, khách mời, nhà thầu và người giao hàng trước khi họ vào khuôn viên trường.
Mẫu hệ thống quản lý khách đến trường
Quản lý việc đăng ký khách đến trường, định tuyến phê duyệt, thông báo cho người phụ trách đón tiếp, bàn giao thẻ và ghi nhận thời gian rời đi trong một quy trình có cấu trúc.
Được xây dựng cho bộ phận lễ tân nhà trường, ban quản trị và đội ngũ an ninh cần quy trình tiếp nhận khách rõ ràng, phối hợp với người phụ trách đón tiếp và đảm bảo trách nhiệm quản lý trong khuôn viên.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình hệ thống quản lý khách đến trường, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Bộ phận lễ tân nhà trường, ban quản trị và đội ngũ an ninh sử dụng mẫu này để đăng ký phụ huynh, khách mời và nhà thầu, phê duyệt lượt thăm, thông báo cho người phụ trách đón tiếp và duy trì lịch sử khách đến có thể tra cứu.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Ban quản trị phê duyệt lượt thăm, thông báo cho người phụ trách đón tiếp và ghi nhận yêu cầu về thẻ hoặc người đi kèm.
Đội ngũ an ninh và vận hành duy trì nhật ký khách đến có thể tra cứu để kiểm tra an toàn, tuân thủ và theo dõi sau sự cố.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Đăng ký và tiếp nhận khách đến.
Thu thập thông tin nhận dạng của khách, lý do đến thăm, thông tin học sinh hoặc người phụ trách đón tiếp, thời gian đến và giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục.
Định tuyến phê duyệt và thông báo cho người phụ trách đón tiếp.
Chuyển lượt thăm qua bước rà soát của lễ tân, phê duyệt từ người phụ trách đón tiếp, gửi thông báo và xử lý ngoại lệ trước khi cấp quyền vào.
Hiển thị trạng thái thẻ, người đi kèm và thời gian rời đi.
Hiển thị rõ trạng thái khách, việc cấp thẻ, ghi chú người đi kèm, thời gian rời đi và lịch sử kiểm tra để phục vụ báo cáo và rà soát an toàn.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu đăng ký khách đến
- Nhật ký khách đến và hàng chờ phê duyệt
- Tự động thông báo cho người phụ trách đón tiếp
- Nhắc nhở theo dõi tiếp khách đến
- Nhân viên lễ tân
- Quản trị viên nhà trường
- Nhân viên an ninh
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Hiển thị rõ việc đăng ký khách đến, phê duyệt từ người phụ trách đón tiếp và trạng thái rời đi trong một quy trình dùng chung.
- Thay thế sổ ghi lễ tân rời rạc bằng một quy trình có cấu trúc cho đăng ký, thông báo, thẻ và người đi kèm.
- Cung cấp cho ban quản trị và đội ngũ an ninh lịch sử khách đến có thể tra cứu để phục vụ rà soát an toàn và yêu cầu kiểm tra.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách khách đến trường.
Xem khách đến trong ngày theo trạng thái đến, phê duyệt của người phụ trách đón tiếp, trạng thái thẻ và thời gian rời đi dự kiến trong một hàng chờ lễ tân duy nhất.
Hệ thống quản lý khách đến trường.
Thu thập thông tin nhận dạng của khách, mục đích đến, thông tin người phụ trách đón tiếp, nhu cầu về thẻ và ghi chú người đi kèm khi làm thủ tục.
Danh sách khách đến trường.
Theo dõi các phê duyệt đang chờ, khách đang có mặt trong khuôn viên, xác nhận rời đi và xu hướng lịch sử khách đến từ một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Nhân viên lễ tân đăng ký khách đến, xác minh mục đích chuyến thăm và thu thập thông tin người phụ trách đón tiếp hoặc học sinh cần thiết để phê duyệt.
Người phụ trách đón tiếp hoặc quản trị viên nhà trường rà soát lượt thăm, xác nhận quyền truy cập và ghi lại mọi hướng dẫn liên quan đến thẻ, người đi kèm hoặc khu vực hạn chế.
Hàng chờ và tự động hóa sẽ thông báo cho đúng người khi khách đang chờ, đã được phê duyệt, quá thời gian rời đi hoặc cần theo dõi tiếp.
Khi khách rời đi, nhân viên ghi nhận thời gian rời đi và lưu lịch sử lượt thăm có thể tra cứu để phục vụ kiểm tra, rà soát an toàn và các lần đến sau.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Hệ thống quản lý khách đến trường này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm biểu mẫu đăng ký khách đến, định tuyến phê duyệt, thông báo cho người phụ trách đón tiếp, theo dõi thẻ hoặc người đi kèm và các chế độ xem lịch sử khách đến để nhà trường có thể quản lý việc tiếp nhận khách từ lúc đến đến khi rời đi.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các giai đoạn, người phụ trách, trạng thái, chế độ xem, bảng tổng quan và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Đội ngũ có thể theo dõi các lần bàn giao và các giai đoạn quá hạn không?
Có. Đội ngũ có thể xác định các giai đoạn, phân công người phụ trách, kích hoạt nhắc nhở và ghi lại lịch sử bàn giao để tiến độ quy trình luôn được hiển thị rõ ràng.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho bộ phận lễ tân nhà trường, ban quản trị và đội ngũ an ninh cần kiểm soát tốt hơn việc đăng ký khách đến, phối hợp với người phụ trách đón tiếp và duy trì nhật ký khách đến trong khuôn viên sẵn sàng cho kiểm tra.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình quản lý khách đến trường của bạn sau khi bạn bắt đầu từ mẫu này.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.