Phụ huynh hoặc người giám hộ
Mục đích, liên hệ học sinh hoặc trường, lịch hẹn, điểm đến, hướng dẫn văn phòng và rời đi.
Hệ thống quản lý khách trường học
Quản lý khách trường học xoay quanh văn phòng tiếp đón
Điều phối phụ huynh và người giám hộ, tình nguyện viên, nhà thầu, diễn giả, giao hàng và nhân viên học khu từ lịch hẹn, phê duyệt tới khi rời trường.
Văn phòng trường cần câu trả lời hiện tại: ai đã đến, họ đến vì lý do gì, học sinh hay nhân viên nào phụ trách, họ được phép đi đâu và đã rời trường hay chưa.
- Phụ huynh, tình nguyện viên, nhà thầu, khách, giao hàng và nhân viên học khu
- Kiểm tra văn phòng tiếp đón, bàn giao người tiếp đón, thẻ, hộ tống và điểm đến
- Danh sách hiện tại trong trường và ngoại lệ rời muộn
Thu thập bối cảnh làm thay đổi cách trường xử lý
Giữ một vòng đời lượt thăm chung nhưng cung cấp cho từng loại lượt đến các trường và bước kiểm tra cần thiết.
Tình nguyện viên
Hoạt động, điều phối viên, trạng thái phê duyệt, lịch, điểm đến và bằng chứng bắt buộc.
Nhà thầu
Công ty, mục đích công việc, người tiếp đón tại địa điểm, khu vực ra vào, lịch, bằng chứng, hộ tống và kết thúc.
Diễn giả khách mời hoặc khách sự kiện
Chương trình, ban tổ chức, hướng dẫn nhóm, địa điểm, khung giờ đến và bàn giao người tiếp đón.
Giao hàng hoặc nhân viên học khu
Mã tham chiếu, người nhận, lối vào văn phòng hoặc khu dịch vụ, bàn giao và hoàn tất.
Thể hiện rõ lượt đến, trạng thái trong trường và rời đi
Danh sách người trong trường chỉ đáng tin khi mọi lượt thăm đi qua trạng thái rõ ràng và khâu bàn giao có người chịu trách nhiệm.
- 01
Chuẩn bị lịch hẹn
Ghi nhận loại khách, mục đích, học sinh hoặc nhân viên tiếp đón, khung giờ đến, điểm đến, kiểm tra và phê duyệt.
Lượt thăm dự kiến hiển thị trước khi khách đến. - 02
Hoàn tất kiểm tra tại văn phòng tiếp đón
Tìm lượt dự kiến, xác nhận thông tin liên quan, cấp thẻ và tạo lượt thăm trong trường.
Ghi nhận giờ đến và kết quả kiểm tra. - 03
Bàn giao cho người tiếp đón hoặc người hộ tống
Ghi nhận người phụ trách và điểm đến để khách không phải chờ khi chưa có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Văn phòng tiếp đón thấy rõ người phụ trách hiện tại. - 04
Xử lý ngoại lệ đặc thù của trường học
Điều phối các trường hợp thiếu phê duyệt, sai thông tin học sinh, vắng người tiếp đón, thiếu người hộ tống, hạn chế điểm đến hoặc rời đi muộn.
Một quản trị viên phụ trách xử lý và kết thúc. - 05
Xác nhận rời đi
Ghi nhận rời đi, trả thẻ, việc chưa giải quyết và lịch sử lượt thăm.
Danh sách người trong trường hiện tại đã được đối soát.
Dùng Jodoo cho hoạt động văn phòng tiếp đón có thể cấu hình
Giữ hệ thống an toàn hoặc danh tính chuyên dụng khi cần các kiểm soát tích hợp của chúng.
Quy trình khách trường học trong Jodoo
Trường học cần lịch hẹn, phê duyệt, biểu mẫu văn phòng, bàn giao cho người tiếp đón, ngoại lệ, chế độ xem hiện tại, bảng điều khiển và khả năng tự thay đổi quy trình.
Nền tảng an toàn trường học chuyên dụng
Quét danh tính, danh sách theo dõi, logic giám hộ hoặc tan học, chức năng khẩn cấp, tích hợp an toàn học khu hoặc độ sâu tuân thủ chuyên biệt quyết định việc mua.
Cách tiếp cận liên kết
Hệ thống an toàn chuyên dụng xử lý danh tính hoặc ra vào, còn Jodoo điều phối các bản ghi phê duyệt, nhà thầu, sự kiện, cơ sở vật chất hoặc theo dõi liên quan.
Câu hỏi về quản lý khách tại trường học
01Ai sử dụng hệ thống quản lý khách trường học?+
Nhân viên văn phòng tiếp đón, quản trị viên, giáo viên hoặc người tiếp đón, đội vận hành trường, điều phối tình nguyện viên và nhà thầu có thể dùng các màn hình khác nhau của cùng quy trình lượt thăm.
02Phụ huynh có thể đăng ký trước lượt thăm không?+
Có, khi chính sách trường cho phép. Yêu cầu vẫn phải liên kết với học sinh hoặc nhân viên liên quan, mục đích, lịch hẹn, phê duyệt, điểm đến và kiểm tra tại văn phòng.
03Hệ thống có thể theo dõi tình nguyện viên và nhà thầu không?+
Có. Dùng loại khách và trường riêng cho hoạt động, điều phối viên, bằng chứng, mục đích công việc, khu vực ra vào, lịch, hộ tống và đóng hồ sơ.
04Jodoo có sàng lọc danh tính hoặc danh sách theo dõi không?+
Jodoo có thể lưu kết quả kiểm tra và quyết định quy trình. Quét ID tích hợp, danh sách theo dõi, logic giám hộ và quyết định an ninh cần hệ thống hoặc tích hợp chuyên dụng.
05Trường biết ai đang ở trong khuôn viên bằng cách nào?+
Dùng bản ghi lượt thăm đang diễn ra trong trường với giờ vào, người tiếp đón hoặc hộ tống, điểm đến, giờ rời dự kiến, trạng thái hiện tại và xác nhận làm thủ tục ra. Không chỉ đếm lịch hẹn.
Thử quy trình quản lý khách thực tế
Dùng ứng dụng quản lý khách trường họcChạy thử các ngoại lệ thực tế của trường trước khi triển khai
Thử các tình huống phụ huynh đến trường, tình nguyện viên, nhà thầu, diễn giả khách mời, thiếu phê duyệt, vắng người tiếp đón, điểm đến hạn chế và rời đi muộn.