- Biểu mẫu tiếp nhận công việc quét tài liệuQuản lý việc tiếp nhận công việc quét tài liệu với số lượng thùng, loại tài liệu, yêu cầu chuẩn bị, mức dịch vụ, ghi chú lấy tài liệu, người phụ trách công việc và trạng thái tiếp nhận trong một quy trình chung.
- Nhật ký kiểm kê hộpQuản lý tồn kho hộp cần quét với mã hộp, lô của khách hàng, vị trí kệ, trạng thái chuẩn bị, trạng thái quét, ghi chú ngoại lệ và người phụ trách bàn giao trong một quy trình chung.
- Danh sách kiểm tra chuẩn bị tài liệuQuản lý các bước kiểm tra chuẩn bị tài liệu với lô, tháo ghim, phân loại thư mục, ghi chú tình trạng trang, đánh dấu ngoại lệ, người phụ trách chuẩn bị và trạng thái sẵn sàng.
Tình huống sử dụng
Mẫu vận hành quét tài liệu
Điều phối tiếp nhận công việc quét, kiểm kê hộp tài liệu, chuẩn bị tài liệu, mức dịch vụ, ngoại lệ, người phụ trách và trạng thái.
- Ghi nhận tiếp nhận công việc quét với số lượng hộp, loại tài liệu, nhu cầu chuẩn bị, mức dịch vụ, ghi chú lấy tài liệu và trạng thái.
- Ghi lại kiểm kê hộp tài liệu theo ID hộp, lô khách hàng, vị trí kệ, trạng thái chuẩn bị, trạng thái quét và người phụ trách bàn giao.
- Thực hiện kiểm tra chuẩn bị tài liệu với nhiệm vụ phân loại, ghi chú tình trạng trang, cờ ngoại lệ và trạng thái sẵn sàng.
Đội ngũ dịch vụ quét tài liệu cần điều phối tiếp nhận, kiểm kê hộp, chuẩn bị và bàn giao sang sản xuất.Quản lý vận hành rà soát ngoại lệ và trạng thái công việc mà không phụ thuộc vào ghi chú giấy.Đội ngũ back-office cần hiển thị công việc quét trong khi vẫn nằm trong phạm vi vận hành.
Tổng quan
Vì sao các đội ngũ bắt đầu từ đây
Vận hành quét tài liệu cần quản lý tiếp nhận, xử lý hộp tài liệu, kiểm tra chuẩn bị và khả năng quan sát theo từng giai đoạn quét, nhưng không biến thành tư vấn về quyền riêng tư, lưu giữ, discovery pháp lý hoặc bảo mật. Tình huống sử dụng này giữ cho bản ghi dịch vụ tập trung vào tiếp nhận công việc, ID hộp, vị trí kệ, trạng thái chuẩn bị, trạng thái quét, ngoại lệ, người phụ trách và các bước bàn giao khi sẵn sàng.
Ghi nhận tiếp nhận công việc quét với số lượng hộp, loại tài liệu, nhu cầu chuẩn bị, mức dịch vụ, ghi chú lấy tài liệu và trạng thái.
Ghi lại kiểm kê hộp tài liệu theo ID hộp, lô khách hàng, vị trí kệ, trạng thái chuẩn bị, trạng thái quét và người phụ trách bàn giao.
Thực hiện kiểm tra chuẩn bị tài liệu với nhiệm vụ phân loại, ghi chú tình trạng trang, cờ ngoại lệ và trạng thái sẵn sàng.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
3 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
4 mẫu
Mẫu thu thập tài liệu khách hàng
Yêu cầu và theo dõi tài liệu khách hàng theo loại tệp, mục đích, người phụ trách, ngày đến hạn, trạng thái gửi, ghi chú rà soát và theo dõi tiếp.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu tài liệu khách hàng / Mẫu Theo Dõi Thu thập Tài liệu Đối tác / Trình theo dõi yêu cầu bằng chứng8 mẫuKiểm soát tài liệu & quản lý SOP
Kiểm soát SOP, hướng dẫn công việc, phiên bản tài liệu, xác nhận đã đọc, phê duyệt thay đổi và bàn giao đào tạo bằng các mẫu được kết nối.
Sổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Phần mềm hướng dẫn công việc / Phần mềm kiểm soát thay đổiCâu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Mẫu vận hành quét tài liệu nên bao gồm những gì?
Hãy bắt đầu với các bản ghi, người phụ trách, trạng thái, bằng chứng và bước theo dõi tiếp giúp quy trình trở nên rõ ràng. Sau đó chọn mẫu Jodoo phù hợp nhất và điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem cùng quy tắc tự động hóa theo đội ngũ của bạn.
Đây là một mẫu riêng lẻ hay một quy trình rộng hơn?
Trang này giải thích tình huống sử dụng rộng hơn và liên kết đến các mẫu có thể hỗ trợ tình huống đó. Hãy dùng trang này khi bạn muốn so sánh các điểm khởi đầu trước khi mở một mẫu ứng dụng Jodoo có thể chỉnh sửa.
Đội ngũ nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với mẫu ghi nhận được bối cảnh còn thiếu sớm nhất. Nếu bước tiếp nhận chưa rõ ràng, hãy bắt đầu bằng biểu mẫu yêu cầu. Nếu trách nhiệm phụ trách chưa rõ, hãy bắt đầu bằng trình theo dõi hoặc quy trình phê duyệt.
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.