Hồ sơ đơn hàng và dòng hàng có cấu trúc
Giữ cam kết thương mại ở cấp đầu đơn liên kết với số lượng từng dòng, số lượng xác nhận, ngày cam kết, trạng thái thực hiện và ngoại lệ.
Phần mềm quản lý đơn bán hàng
Phần mềm quản lý đơn bán hàng dành cho đội ngũ B2B
Liên kết việc tiếp nhận PO của khách hàng B2B, xác minh điều kiện thương mại, ngày cam kết, thay đổi đơn, tiến độ thực hiện, bằng chứng giao hàng, bàn giao hóa đơn và công việc theo dõi có người chịu trách nhiệm.
- Liên kết chi tiết PO của khách, từng dòng hàng, điều khoản, số lượng đã xác nhận, ngày cam kết, trạng thái thực hiện, người phụ trách, ngoại lệ và bằng chứng.
- Chuyển các ngoại lệ về giá, tín dụng, quy cách, nguồn cung, ngày giao, hủy đơn, giao hàng và hóa đơn đến đúng người mà không ghi đè yêu cầu hoặc quyết định trước đó.
- Điều phối đơn bán hàng cùng CRM, ERP, hệ thống tồn kho, WMS, thương mại điện tử, vận chuyển và kế toán, đồng thời xác định rõ hệ thống nào sở hữu từng loại dữ liệu.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.
Đội ngũ kinh doanh và vận hành B2B tiếp nhận đơn đặt hàng của khách qua email, cổng thông tin, biểu mẫu hoặc nhân viên quản lý khách hàng.Nhà phân phối, nhà sản xuất, doanh nghiệp dịch vụ và đội ngũ làm việc theo dự án cần quản lý cam kết thương mại giữa nhiều phòng ban.Đội ngũ đang mở rộng cần một ứng dụng quản lý đơn bán hàng có thể tùy chỉnh, nhưng vẫn giữ ERP, WMS, hệ thống thương mại và kế toán chuyên dụng cho các nghiệp vụ chuyên sâu.
Trả lời trực tiếp
Phần mềm quản lý đơn bán hàng là gì?
Phần mềm quản lý đơn bán hàng kiểm soát đơn hàng khách hàng đã chấp nhận từ tiếp nhận và xác thực thương mại qua cam kết, thay đổi, thực hiện, giao hàng, bàn giao hóa đơn và đóng đơn. Phần mềm kết nối PO của khách, các dòng đơn hàng, điều khoản, ngày xác nhận, người phụ trách, quyết định, ngoại lệ, bằng chứng và cam kết còn lại.
Với đội ngũ B2B, nhiệm vụ quan trọng không chỉ là lưu đơn hàng. Cần giữ cho bán hàng, vận hành, thực hiện và lập hóa đơn thống nhất khi điều khoản thay đổi, nguồn cung bị hạn chế, giao hàng một phần hoặc hóa đơn chưa thể phát hành.
Quy trình đơn bán hàng B2B
Kiểm soát cam kết thương mại trước, trong và sau khi thực hiện
Mỗi giai đoạn cần có điều kiện bắt đầu rõ ràng, người chịu trách nhiệm, thời hạn, bằng chứng, hướng xử lý ngoại lệ và kết quả đối với khách hàng.
- 01
Tiếp nhận đơn hàng
Ghi nhận người mua, kênh, PO của khách hàng, các dòng, số lượng, ngày yêu cầu, điều khoản thương mại, địa chỉ và nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm.
- 02
Xác thực điều khoản
Kiểm tra dữ liệu khách hàng, giá, chiết khấu, thông tin thuế, nhu cầu tín dụng hoặc phê duyệt, thông số kỹ thuật và mức độ đầy đủ của đơn hàng trước khi chấp nhận cam kết.
- 03
Xác nhận cam kết
Phối hợp với bộ phận vận hành về nguồn cung hoặc năng lực dịch vụ sẵn có, số lượng đã xác nhận, địa điểm thực hiện, phương án thực hiện một phần và ngày cam kết.
- 04
Kiểm soát thay đổi
Chuyển ngoại lệ về giá, số lượng, thông số, tín dụng, ngày, hủy đơn và nguồn cung mà không ghi đè yêu cầu ban đầu hoặc quyết định trước đó.
- 05
Thực hiện và giao hàng
Theo dõi từng dòng qua thực hiện, bằng chứng giao hàng, thiếu hụt, đơn hàng chờ, trao đổi với khách hàng và cam kết còn lại.
- 06
Bàn giao cho bộ phận lập hóa đơn
Xác nhận khả năng lập hóa đơn, người phụ trách hóa đơn, sai lệch, ngày hóa đơn và hạn thanh toán, việc theo dõi thanh toán và đóng đơn hàng cuối cùng.
Điểm kiểm soát B2B
Cho phép xem lại mọi quyết định quan trọng về đơn bán hàng
| Điểm kiểm soát | Câu hỏi phải trả lời | Bằng chứng cần lưu giữ |
|---|---|---|
| Tiếp nhận PO của khách hàng | Thông tin về nhân viên mua hàng, mã PO, địa điểm giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, chi tiết dòng, ngày yêu cầu và bối cảnh thương mại đã đầy đủ chưa? | PO gốc hoặc tệp đính kèm, các trường đã ghi nhận, người gửi, dấu thời gian và kết quả xác thực |
| Đánh giá giá và điều khoản | Đơn hàng có tuân theo giá, chiết khấu, điều khoản thanh toán, thông tin thuế, quy tắc tín dụng và điều kiện hợp đồng đã được phê duyệt không? | Điều khoản áp dụng, lý do ngoại lệ, người phê duyệt, quyết định, nhận xét và phiên bản có hiệu lực |
| Nguồn cung và cam kết | Bộ phận vận hành có thể chịu trách nhiệm xác nhận số lượng và ngày nào, và có cần phương án một phần hoặc thay thế không? | Số lượng đã xác nhận, nguồn hoặc địa điểm, ngày cam kết, ràng buộc, người phụ trách và cam kết với khách hàng |
| Thay đổi đơn hàng | Ai phải phê duyệt tác động của việc thay đổi số lượng, thông số, giá, ngày, địa chỉ hoặc hủy đơn? | Giá trị trước và sau thay đổi, tác động, người chịu trách nhiệm quyết định, kết quả, cam kết sửa đổi và phản hồi của khách hàng |
| Bàn giao giao hàng và hóa đơn | Kết quả giao hàng đã đủ điều kiện lập hóa đơn chưa, hay vẫn còn thiếu hụt, hư hỏng, sai lệch hoặc thiếu bằng chứng chưa giải quyết đang cản trở phát hành? | Kết quả giao hàng, bằng chứng, sai lệch, trạng thái hóa đơn, người phụ trách, hạn thanh toán và hành động tiếp theo |
Yêu cầu hệ thống đơn bán hàng
Đánh giá hệ thống bằng đơn hàng đã thay đổi và được thực hiện một phần
Một bản demo trơn tru từ đầu đến cuối chưa chứng minh được nhiều. Hãy thử một PO thực tế của khách hàng, một ngoại lệ thương mại, một lần thiếu nguồn cung, một đơn hàng thay đổi và một lần bàn giao hóa đơn có tranh chấp.
Quy tắc không che giấu quyết định
Dùng xác thực và định tuyến cho trường hợp bình thường, đồng thời lưu lý do, người phụ trách, bằng chứng và kết quả cho mọi ngoại lệ.
Một cam kết hiện tại với khách hàng
Hiển thị yêu cầu ban đầu, cam kết xác nhận mới nhất, nguyên nhân thay đổi và người chịu trách nhiệm thông báo.
Kiểm soát thực hiện một phần
Phân biệt rõ số lượng đã giao, còn mở, chờ hàng, đã hủy và có tranh chấp thay vì gộp toàn bộ đơn hàng vào một trạng thái mơ hồ.
Phối hợp theo vai trò
Cung cấp cho bán hàng, vận hành, người phê duyệt, thực hiện, lập hóa đơn và quản lý đúng các trường và hàng đợi họ cần mà không phải hiển thị hoặc cho phép sửa mọi dữ liệu.
Bàn giao hệ thống và lịch sử
Kết nối dữ liệu CRM, ERP, tồn kho, WMS, thương mại điện tử, vận chuyển hoặc kế toán khi cần, đồng thời hiển thị rõ các lần bàn giao thất bại hoặc chậm trễ.
Hiệu suất đơn bán hàng
Đo lường cam kết với khách hàng, không chỉ đếm hồ sơ
Định nghĩa cần phân biệt thay đổi do khách hàng yêu cầu, ngoại lệ thương mại đã phê duyệt, hạn chế nguồn cung, chậm trễ nội bộ và sai lệch giao hàng hoặc hóa đơn chưa được giải quyết.
Dùng không gian đơn bán hàngThời gian chấp nhận đơn hàng
Thời gian từ khi khách hàng gửi yêu cầu đến khi đơn hàng đầy đủ và được chấp nhận về mặt thương mại.
Thời gian xác nhận cam kết
Thời gian từ khi chấp nhận đơn hàng đến khi xác nhận số lượng và ngày giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Mức độ đạt cam kết
Đơn hàng hoặc dòng hàng được giao đúng ngày thực tế đã cam kết với khách hàng.
Thời gian tồn đọng của thay đổi và ngoại lệ
Mở các thay đổi và ngoại lệ theo loại, mức độ nghiêm trọng, người phụ trách, thời hạn và tác động đến khách hàng.
Mức độ đơn hàng chờ
Xem số lượng và giá trị chưa thể đáp ứng cam kết hiện tại.
Thời gian từ giao hàng đến lập hóa đơn
Thời gian từ khi xác nhận bằng chứng giao hàng đến khi phát hành hóa đơn hoặc ghi nhận việc tạm giữ hóa đơn.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
5 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
5 mẫu
Phần mềm quản lý đơn hàng giúp kiểm soát toàn bộ đơn của khách
Kiểm soát đơn hàng của khách từ khâu tiếp nhận, xác minh, cam kết giao hàng, xử lý ngoại lệ đến hoàn tất đơn, giao hàng, theo dõi hóa đơn và đóng hồ sơ trong một không gian làm việc có thể tùy chỉnh.
Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn / Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệt / Trình theo dõi đơn mua hàng8 mẫuPhần mềm quản lý đơn đặt hàng
Yêu cầu mua quyền điều khiển, phê chuẩn, nhà cung cấp, giao hàng, nhận ngoại lệ, và đóng cửa với phần mềm quản lý mua hàng có thể cấu hình.
Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng / Trình theo dõi đơn mua hàng7 mẫuPhần mềm theo dõi đơn đặt hàng
Theo dõi đơn đặt hàng từ yêu cầu và phê duyệt đến xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng, thay đổi và theo dõi tiếp khi nhận hàng.
Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàngSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm cho quy trình này
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Phần mềm quản lý đơn bán hàng là gì?
Phần mềm quản lý đơn bán hàng kiểm soát đơn đã được chấp nhận từ lúc tiếp nhận và xác minh thương mại, qua cam kết, thay đổi, thực hiện đơn, giao hàng, bàn giao hóa đơn đến đóng hồ sơ. Phần mềm liên kết PO của khách, từng dòng hàng, điều khoản, mốc thời gian, người phụ trách, quyết định, ngoại lệ và bằng chứng.
CRM khác quản lý đơn bán hàng như thế nào?
CRM chủ yếu quản lý khách hàng tiềm năng, cơ hội, hoạt động và quan hệ trước khi có đơn. Quản lý đơn bán hàng bắt đầu khi nhu cầu trở thành cam kết thương mại được chấp nhận, rồi kiểm soát việc xác minh, cam kết, thay đổi, theo dõi thực hiện, giao hàng và bàn giao cho bộ phận lập hóa đơn.
Jodoo có thể quản lý đơn bán hàng B2B không?
Có. Đội ngũ có thể cấu hình hồ sơ khách hàng và dòng hàng, điều khoản, vai trò, quy tắc xác minh, từng giai đoạn quy trình, phê duyệt, nhánh xử lý ngoại lệ, lời nhắc, bằng chứng, hàng đợi và bảng điều khiển. Tích hợp giúp trao đổi dữ liệu với các hệ thống phụ trách tồn kho, kho hàng, thương mại, kế toán hoặc giao dịch tài chính.
Nên theo dõi việc thực hiện một phần như thế nào?
Theo dõi số lượng đã đặt, đã xác nhận, đã giao, còn mở, đang chờ hàng, đã hủy và đang tranh chấp ở cấp dòng hàng. Luôn hiển thị cam kết hiện tại, phần nghĩa vụ còn lại với khách, nguyên nhân, người phụ trách, bước tiếp theo, bằng chứng giao hàng và quyết định lập hóa đơn.
Hệ thống quản lý đơn bán hàng B2B nên có những chức năng nào?
Hệ thống nên hỗ trợ tiếp nhận PO và từng dòng hàng, xác minh thương mại, kiểm soát điều khoản và phê duyệt, xác nhận nguồn cung và cam kết, quản lý phiên bản thay đổi, thực hiện một phần, bằng chứng giao hàng, trạng thái sẵn sàng lập hóa đơn, hàng đợi theo vai trò, lịch sử, bảng điều khiển, thông báo và tích hợp.
Bộ quy trình
Quy trình đầy đủ có bao gồm tình huống sử dụng này
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình trước khi chọn mẫu
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.