Định danh vật tư
Giữ ổn định mã vật tư, tên dễ hiểu, loại tồn kho, đơn vị và người phụ trách giữa các lô để tìm kiếm và báo cáo nhất quán.
Thuốc thử, vật tư tiêu hao và lô
Quản lý tồn kho phòng thí nghiệm theo lô, hạn dùng, khả năng sử dụng và công việc được hỗ trợ
Thay các bảng tồn kho rời rạc bằng một sổ đăng ký có thể tùy chỉnh cho thuốc thử, chất chuẩn, môi trường, vật tư tiêu hao, giao dịch nhập xuất, hạn chế sử dụng và rủi ro bổ sung hàng.
Mở ví dụ Jodoo đã có dữ liệu sau khi đăng nhập. Bắt đầu với gói Miễn phí cho tối đa năm người dùng; không cần thẻ tín dụng.
Ví dụ quản lý hồ sơ và quyết định vận hành tồn kho. Không bao gồm cấp phát tự động từ thiết bị, dữ liệu cảm biến từ xa, thực hiện mua hàng hay tuân thủ an toàn hóa chất.
- Xem cùng lúc tồn kho thấp, lô sắp hết hạn, vật tư bị tạm giữ và số lượng hiện có
- Lưu lô nhà cung cấp, điều kiện bảo quản, ngày mở, hạn chế sử dụng và tệp đính kèm
- Liên kết biến động kho với mẫu hoặc nhiệm vụ để biết rõ bối cảnh sử dụng
4các trạng thái tồn kho trong ví dụLot-levelsố lượng, hạn dùng và hạn chế sử dụngLinkedbiến động kho và công việc phòng thí nghiệm
Theo dõi lô mà nhân viên thực sự có thể sử dụng, không chỉ tên vật tư
Quyết định tồn kho phòng thí nghiệm thường phụ thuộc vào lô nhà cung cấp, hạn dùng, ngày mở, điều kiện bảo quản, chứng nhận và trạng thái tạm giữ hoặc hạn chế. Ứng dụng lấy lô có thể dùng làm đơn vị vận hành mà vẫn giữ rõ định danh vật tư.
Lô nhà cung cấp và hồ sơ nội bộ
Lưu lô nhà cung cấp bên cạnh số hồ sơ lô nội bộ để phân biệt mã tham chiếu của nhà sản xuất với hồ sơ dùng trong công việc hằng ngày.
Khả năng sử dụng và hạn chế
Dùng các trạng thái rõ ràng như có thể sử dụng, tồn kho thấp, sắp hết hạn, đang tạm giữ, đã hết hạn hoặc đã dùng hết. Thêm ghi chú hạn chế khi lô không thể dùng theo cách thông thường.
Bảo quản và thời hạn
Ghi vị trí và điều kiện bảo quản, ngày mở, hạn dùng, số lượng hiện có và điểm đặt hàng lại ngay nơi nhân viên cần tra cứu.
Ghi nhận nhập, xuất, điều chỉnh, trả và hủy thành các giao dịch riêng
Số dư không có lịch sử biến động rất khó tin cậy. Mỗi giao dịch liên quan lưu lô, vật tư, số lượng, thời gian, người thực hiện, mẫu hoặc nhiệm vụ liên quan, lý do và bằng chứng.
Nhập kho
Thêm lô nhà cung cấp, số lượng nhận, nơi bảo quản, trạng thái, chứng nhận hoặc tệp đính kèm và mọi hạn chế khi tiếp nhận trước khi vật tư được phép sử dụng.
Xuất cho công việc
Ghi mẫu hoặc nhiệm vụ đã sử dụng vật tư, số lượng xuất, thời điểm và người ghi giao dịch.
Điều chỉnh hoặc trả lại
Ghi rõ lý do điều chỉnh hoặc trả hàng thay vì âm thầm ghi đè số lượng hiện có.
Hủy hoặc dùng hết
Kết thúc số dư còn lại bằng một giao dịch hiển thị rõ và giữ hồ sơ lô để xem lại sau này.
Xem đồng thời công việc sắp đến hạn, số lượng, hạn dùng, trạng thái tạm giữ và bối cảnh bảo quản
Màn hình tồn kho tốt không chỉ trưng bày số lượng vật tư. Nó giúp quản lý phòng thí nghiệm biết lô nào có thể làm gián đoạn công việc và mở đúng hồ sơ đứng sau cảnh báo.
Dưới điểm đặt hàng lại
So sánh số lượng hiện có với điểm đặt hàng lại và hiển thị vật tư cùng lô bị ảnh hưởng. Nhóm có thể quyết định bổ sung, thay thế hoặc đổi lịch.
Sắp hết hạn
Hiển thị hạn dùng, số lượng còn lại, vị trí, ngày mở và công việc sắp tới để người phụ trách lên kế hoạch sử dụng hoặc thay thế.
Bị tạm giữ hoặc hạn chế sử dụng
Loại lô bị tạm giữ khỏi danh sách có thể dùng thông thường nhưng vẫn lưu lô nhà cung cấp, câu hỏi về chứng nhận, hạn chế, người phụ trách và bước tiếp theo.
Sai điều kiện bảo quản
Dùng trường vị trí và điều kiện bảo quản để dễ phát hiện và khắc phục vật tư bị di chuyển, thất lạc hoặc lưu trữ sai.
Gắn việc sử dụng và thiếu hụt với mẫu hoặc nhiệm vụ
Liên kết giao dịch với công việc không biến ứng dụng kho thành hệ thống hoạch định vật tư đầy đủ. Nó cung cấp đủ bối cảnh để biết một lô đã được dùng ở đâu và công việc đang hoạt động nào phụ thuộc vào lô đó.
Lịch sử sử dụng
Lọc giao dịch theo lô, mẫu, nhiệm vụ, ngày, loại giao dịch hoặc người thực hiện để hiểu tồn kho đã biến động và được dùng ở đâu.
Gián đoạn công việc
Xem tồn kho thấp, hết hạn hoặc bị tạm giữ bên cạnh các mẫu và nhiệm vụ sắp đến hạn, rồi giao bước tiếp theo cho một người cụ thể.
Theo dõi ngoại lệ
Mở ngoại lệ phòng thí nghiệm khi lô không thể sử dụng hoặc đáng ngờ ảnh hưởng đến công việc. Giữ hạn chế của lô và tác động đến mẫu trong hồ sơ liên quan, thay vì chôn trong một ghi chú trên bảng tính.
Xem xét của quản lý
Kết hợp số liệu tổng hợp với bảng chi tiết: tồn kho thấp, lô sắp hết hạn, lô bị tạm giữ, công việc đang mở và hồ sơ giải thích từng con số.
Thêm trường và chế độ xem phù hợp với vật tư của bạn
Một phòng thí nghiệm nhỏ có thể chỉ cần danh sách thuốc thử đơn giản. Nơi khác có thể tách chất chuẩn, môi trường, bộ kit, vật tư tiêu hao, bảo quản có kiểm soát, chứng nhận, độ ổn định sau mở và nhiều vị trí. Jodoo cho phép quản trị viên được đào tạo thay đổi mô hình tập trung này mà không cần lập trình.
Các nhóm tồn kho khác nhau
Dùng trường điều kiện hoặc biểu mẫu riêng khi chất chuẩn, môi trường, vật tư tiêu hao và thuốc thử cần mã, thời hạn, đơn vị, tệp đính kèm hoặc bước xét duyệt khác nhau.
Cấu trúc nơi lưu trữ tại cơ sở
Cấu hình phòng, tủ, tủ lạnh, tủ đông, kệ hoặc khu vực kiểm soát ra vào bằng tên mà nhân viên vẫn dùng.
Cảnh báo và trách nhiệm
Tạo lời nhắc và hàng đợi theo điểm đặt hàng lại, hạn dùng sắp tới, ngày mở, trạng thái tạm giữ, hành động quá hạn và người chịu trách nhiệm.
Giao dịch có hỗ trợ quét mã
Dùng trường mã vạch hoặc mã QR trong biểu mẫu nhập và xuất nếu quét mã giúp định danh tốt hơn. Kiểm thử nhãn, thiết bị và quy trình dự phòng trước khi triển khai.
Bắt đầu bằng hồ sơ lô đáng tin cậy và quy tắc ghi biến động đơn giản
Triển khai thành công khi nhân viên tìm được vật tư có thể dùng nhanh chóng, ghi nhận biến động không phát sinh giấy tờ và hiểu vì sao vật tư ở mức thấp, bị tạm giữ hoặc sắp hết hạn.
Làm sạch danh sách ban đầu
Xóa bản ghi trùng, thống nhất mã vật tư và đơn vị, xác định các lô nhà cung cấp còn hoạt động, xác nhận số lượng hiện tại và phân tách tồn kho có thể dùng, bị tạm giữ, hết hạn và đã dùng hết.
Quy định từng loại giao dịch
Thống nhất khi nào cần ghi nhận nhập, xuất, điều chỉnh, trả hoặc hủy và ai được phép thực hiện.
Thử nghiệm với vật tư rủi ro cao
Bắt đầu bằng vật tư dễ gây chậm trễ nhất khi thiếu, hết hạn hoặc bị hạn chế. Xác thực biểu mẫu và chế độ xem bằng chính các tình huống thực tế đó.
Theo dõi chỉ số hữu ích
Theo dõi lô dưới điểm đặt hàng lại, tồn kho sắp hết hạn trong kỳ kế hoạch, thời gian vật tư bị tạm giữ, sai lệch chưa giải quyết và công việc bị chậm do vật tư không sẵn có.
Được xây dựng cho quyết định về tồn kho phòng thí nghiệm
Sử dụng khi mã lô, hạn dùng, khả năng sử dụng và lịch sử xuất kho phải luôn liên kết
Ví dụ tách quy tắc dùng chung của vật tư khỏi từng lô nhà cung cấp và biến động kho, nhờ đó cảnh báo tồn thấp hoặc sắp hết hạn luôn dẫn về đúng hồ sơ làm căn cứ quyết định.
Rất phù hợp với: Phòng thí nghiệm quản lý thuốc thử, chất chuẩn, môi trường và vật tư tiêu hao tại nhiều nơi lưu trữ, với hạn dùng và hạn chế theo từng lô.
Minh chứng vận hành: Danh mục vật tư thực tế, quy tắc xuất FEFO hoặc FIFO, tồn kho an toàn, lô nhà cung cấp, giao dịch, ngưỡng bổ sung và biểu mẫu ghi biến động trên điện thoại.
Xác định các biện pháp kiểm soát liên quan: An toàn hóa chất, giám sát cảm biến, thực hiện mua hàng, kế toán và lưu giữ theo quy định vẫn là các trách nhiệm riêng có thể kết nối khi cần.
Câu hỏi thực tế về phần mềm quản lý kho phòng thí nghiệm
Phần mềm quản lý kho phòng thí nghiệm nên theo dõi những gì?+
Tối thiểu cần theo dõi vật tư, lô nhà cung cấp, số lượng, đơn vị, vị trí và điều kiện bảo quản, ngày mở khi có liên quan, hạn dùng, trạng thái sử dụng, điểm đặt hàng lại, người phụ trách, hạn chế, tệp đính kèm và các giao dịch làm thay đổi số dư.
Jodoo có thể theo dõi thuốc thử và vật tư tiêu hao trong cùng một ứng dụng không?+
Có. Sổ lô dùng chung có thể sử dụng trường loại tồn kho, trường điều kiện và chế độ xem đã lọc. Biểu mẫu riêng phù hợp hơn khi các nhóm có mã, đơn vị, biện pháp kiểm soát hoặc quy trình khác biệt đáng kể.
Ứng dụng này có thay thế hệ thống mua hàng hoặc ERP không?+
Không tự thân thay thế. Ví dụ quản lý tồn kho phòng thí nghiệm và tín hiệu bổ sung phục vụ vận hành. Có thể kết nối với hệ thống mua hàng hoặc doanh nghiệp, nhưng không bao gồm thực hiện đơn mua hàng, kế toán hay hoạch định vật tư tự động.
Ứng dụng có thể cảnh báo tồn kho thấp và sắp hết hạn không?+
Có. Bạn có thể tạo chế độ xem đã lọc, bảng điều khiển, lời nhắc và tự động hóa theo số lượng, điểm đặt hàng lại, hạn dùng, ngày mở, trạng thái sử dụng và người phụ trách.
Nhân viên có thể quét vật tư không?+
Jodoo hỗ trợ mã vạch và mã QR. Hãy cấu hình trường mã và luồng giao dịch phù hợp với nhãn, thiết bị và môi trường vận hành, rồi kiểm thử cả cách quét lẫn tra cứu thủ công.
Khám phá không gian phòng thí nghiệm đã có dữ liệu
Khám phá ứng dụng quản lý kho phòng thí nghiệmXem các chế độ theo lô và rủi ro tồn kho trước khi cấu hình hệ thống riêng
Mở ứng dụng đã có dữ liệu để xem lô có thể dùng, tồn thấp, sắp hết hạn và bị tạm giữ cùng số lượng, nơi bảo quản, biến động, công việc mẫu và hồ sơ đứng sau từng cảnh báo.