Định danh ổn định
Dùng mã mẫu, mã tham chiếu bên ngoài, nguồn, loại mẫu và thông tin tiếp nhận làm định danh bền vững để mọi hồ sơ liên quan cùng tham chiếu.
Định danh, vị trí và trạng thái
Biết từng mẫu đang ở đâu, ai đang giữ và bước tiếp theo là gì
Theo dõi mẫu qua tiếp nhận, di chuyển, bàn giao, công việc được giao, ngoại lệ, xét duyệt, lưu giữ, trả lại hoặc hủy mà không phải sao chép trạng thái giữa nhiều sổ rời rạc.
Mở ví dụ Jodoo đã có dữ liệu sau khi đăng nhập. Bắt đầu với gói Miễn phí cho tối đa năm người dùng; không cần thẻ tín dụng.
Ví dụ cung cấp lịch sử vị trí và bàn giao phục vụ vận hành. Chuỗi giám sát có giá trị pháp lý, xử lý vật chứng và hồ sơ theo quy định cần được thiết kế, thẩm định riêng.
- Giữ ổn định mã mẫu và mã tham chiếu bên ngoài trong mọi hồ sơ liên quan
- Ghi từng lần di chuyển hoặc bàn giao cùng thời gian, vị trí, người thực hiện và tình trạng vật chứa
- Hiển thị công việc hiện tại, bước quá hạn, ngoại lệ và cách xử lý cuối cùng bên cạnh lịch sử vị trí
One IDtrong suốt quá trình tiếp nhận, thực hiện và xét duyệtLịch sử sự kiệncho các lần di chuyển và bàn giaoLive queuescho công việc quá hạn và bị chặn
Tách định danh khỏi vị trí, công việc và trạng thái luôn thay đổi
Hệ thống theo dõi cần một hồ sơ mẫu ổn định cùng các hồ sơ sự kiện và công việc có thể thay đổi theo thời gian. Nếu vị trí, người phụ trách và kết quả hiện tại liên tục bị ghi đè trên một dòng, lộ trình trước đó sẽ biến mất.
Trạng thái vận hành hiện tại
Hiển thị giai đoạn mới nhất, nơi lưu trữ, điều phối viên, kỹ thuật viên, thời hạn yêu cầu, mức ưu tiên và cách xử lý cuối cùng trên hồ sơ mẫu.
Lịch sử di chuyển
Tạo sự kiện cho mỗi lần tiếp nhận, di chuyển, bàn giao, mượn, trả hoặc hủy để lộ trình được lưu lại thay vì bị thay thế.
Lịch sử công việc và ngoại lệ
Giữ nhiệm vụ, kết quả, trở ngại, ngoại lệ, lượt xét duyệt và quyết định dưới dạng hồ sơ liên quan riêng với thời gian và người phụ trách riêng.
Ghi đủ bối cảnh mà không biến mỗi lần di chuyển thành một biểu mẫu dài
Một sự kiện hữu ích cho biết vật gì đã di chuyển, khi nào, giữa hai vị trí nào, ai xử lý và tình trạng vật chứa hoặc niêm phong có thay đổi không. Biểu mẫu di động vẫn có thể ngắn gọn trong khi hồ sơ mẫu giữ bối cảnh rộng hơn.
Chọn mẫu
Dùng trường tra cứu hoặc quét mã để xác định đúng mẫu và đưa mã tham chiếu bên ngoài cùng loại mẫu vào sự kiện.
Chọn loại sự kiện
Phân biệt tiếp nhận, di chuyển, bàn giao, mượn, trả và hủy để có thể lọc và hiểu lịch sử.
Ghi vị trí đi và đến
Lưu cả hai vị trí và thời gian sự kiện. Một lần di chuyển không được để vị trí cũ và mới mơ hồ.
Xác nhận tình trạng và người xử lý
Thêm người thực hiện, tình trạng vật chứa hoặc niêm phong, ghi chú bàn giao và bằng chứng khi cần cho quy trình vận hành.
Kết hợp chế độ xem trạng thái hiện tại với các sự kiện liên quan
Người dùng thường cần ngay vị trí mới nhất, nhưng quản lý và người duyệt cũng cần biết mẫu đã đến đó bằng cách nào. Jodoo có thể hiển thị cả trường hiện tại của mẫu và danh sách di chuyển liên quan.
Chế độ xem mẫu hiện tại
Lọc theo nơi bảo quản, giai đoạn mẫu, mức ưu tiên, thời hạn yêu cầu, điều phối viên hoặc kỹ thuật viên để biết nơi nào cần chú ý ngay.
Dòng thời gian sự kiện
Mở các lần di chuyển liên quan theo thứ tự để xem vị trí đi, vị trí đến, loại sự kiện, thời gian, người xử lý, tình trạng và ghi chú.
Công việc bên cạnh vị trí
Hiển thị nhiệm vụ và hạn xử lý cùng vị trí hiện tại để kỹ thuật viên không phải tìm một mẫu đang bị giữ, đã trả hoặc đã chuyển đi.
Xử lý cuối cùng và lưu giữ
Sau khi công việc kết thúc, vẫn hiển thị quyết định phê duyệt xuất mẫu, lưu giữ, trả lại hoặc hủy, kèm thời hạn lưu giữ nếu có.
Biến sai vị trí, mẫu hư hỏng khi nhận, công việc quá hạn và bàn giao không rõ thành ngoại lệ có người phụ trách
Ứng dụng có thể biến vấn đề theo dõi thành hồ sơ gồm mức nghiêm trọng, biện pháp kiểm soát tức thời, người phụ trách hành động, hạn xử lý, nhận xét xét duyệt và trạng thái hoàn tất. Điều này hữu ích hơn việc đổi trạng thái mẫu thành một cảnh báo mơ hồ.
Mẫu không ở vị trí dự kiến
Mở ngoại lệ cùng vị trí cuối cùng đã biết, vị trí dự kiến, người xử lý gần nhất, công việc bị ảnh hưởng và hành động để tìm hoặc thay mẫu.
Vấn đề với vật chứa hoặc niêm phong
Lưu sự kiện và tình trạng, tạm giữ mẫu nếu cần, đính kèm bằng chứng và ghi nhận biện pháp kiểm soát cùng lộ trình xét duyệt.
Công việc bị chặn do vị trí
Giữ nhiệm vụ ở trạng thái bị chặn với lý do rõ ràng, còn ngoại lệ vị trí có người phụ trách và hạn xử lý riêng.
Thay đổi trạng thái không rõ nguyên nhân
Dùng lịch sử di chuyển và nhiệm vụ để đối chiếu ai đã thay đổi gì và khôi phục trạng thái hiện tại đúng mà không xóa hồ sơ trước đó.
Giảm thao tác tra cứu và nhập liệu mà vẫn giữ các biện pháp kiểm soát cần thiết
Biểu mẫu trên điện thoại có thể quét hoặc chọn mẫu, ghi lần di chuyển, xác nhận tình trạng và lưu sự kiện ngay tại nơi làm việc. Cũng cần có cách tra cứu thủ công và phản hồi rõ khi mã không đọc được hoặc không đúng.
Quét hoặc tìm kiếm
Dùng trường mã vạch hoặc mã QR khi có nhãn và thiết bị. Nếu không, tìm theo mã mẫu hoặc mã tham chiếu bên ngoài.
Biểu mẫu sự kiện ngắn gọn
Trên luồng di động thông thường, chỉ hiển thị loại sự kiện, thời gian, vị trí, người xử lý, tình trạng, ghi chú và bằng chứng.
Câu hỏi theo điều kiện
Chỉ hỏi lý do, hành động tức thời, ảnh hoặc người duyệt khi loại sự kiện hay tình trạng yêu cầu.
Hiển thị ngay lập tức
Lưu lần di chuyển vào lịch sử mẫu dùng chung để bộ phận tiếp nhận, kỹ thuật viên, điều phối viên và người duyệt cùng thấy sự kiện mới nhất.
Dùng các chỉ số vận hành có thể dẫn đến hồ sơ và hành động cụ thể
Số liệu tổng hợp chỉ hữu ích khi có thể mở từng con số. Quản lý cần đi từ phần tóm tắt đến đúng mẫu, sự kiện, nhiệm vụ hoặc ngoại lệ cần chú ý.
Mẫu không có vị trí hiện tại
Tìm mẫu đã chấp nhận hoặc đang hoạt động nhưng vị trí lưu trữ hay làm việc hiện tại trống, không hợp lệ hoặc không khớp với lần di chuyển gần nhất.
Bàn giao hoặc công việc quá hạn
So sánh thời hạn yêu cầu và hạn nhiệm vụ với trạng thái cùng người phụ trách mới nhất.
Ngoại lệ vị trí đang mở
Theo dõi thời gian ngoại lệ đã mở, mức nghiêm trọng, công việc bị ảnh hưởng, người phụ trách, hạn xử lý, biện pháp khoanh vùng và trạng thái xác minh.
Thời gian từ tiếp nhận đến phân công
Đo thời gian mẫu đã chấp nhận phải chờ trước khi được phân công, rồi mở các mẫu có thời gian chờ dài để tìm nguyên nhân.
Được xây dựng để thấy rõ trạng thái hiện tại và truy xuất lịch sử
Biết từng mẫu đang ở đâu, ai phụ trách và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo
Chế độ theo dõi giúp quét nhanh trạng thái vận hành mới nhất, trong khi các hồ sơ di chuyển, vật chứa, nhiệm vụ, ngoại lệ và xét duyệt liên quan lưu giữ lịch sử phía sau.
Rất phù hợp với: Các nhóm đã vượt quá giới hạn của một dòng bảng tính vì mẫu phải di chuyển, chia thành mẫu nhỏ, đổi người giữ hoặc có nhiều nhiệm vụ.
Màn hình đầu tiên chứng minh điều gì: Vị trí hiện tại, người giữ mẫu, giai đoạn, bước tiếp theo, thời hạn, cấu trúc vật chứa và các lần bàn giao gần đây đều dẫn về cùng một định danh mẫu.
Thiết lập các biện pháp kiểm soát bắt buộc: Chuỗi giám sát có giá trị pháp lý, xử lý vật chứng, lưu giữ, nhãn định danh và quy tắc truy cập theo quy định phải được thiết kế và thẩm định cho đúng mục đích sử dụng.
Câu hỏi thực tế về phần mềm theo dõi mẫu
Theo dõi mẫu và quản lý mẫu khác nhau như thế nào?+
Theo dõi mẫu tập trung vào định danh, vị trí hiện tại, người giữ mẫu, trạng thái, lần di chuyển và lịch sử bàn giao. Quản lý mẫu bao quát vòng đời rộng hơn, gồm tiếp nhận, nhiệm vụ, kết quả, ngoại lệ, xét duyệt, lưu giữ và xử lý cuối cùng.
Jodoo có thể cung cấp hồ sơ chuỗi giám sát mẫu không?+
Jodoo có thể ghi sự kiện bàn giao và vị trí phục vụ vận hành cùng thời gian, người thực hiện, địa điểm, tình trạng, ghi chú và bằng chứng. Yêu cầu chuỗi giám sát pháp lý hoặc theo quy định phải được người có chuyên môn xác định, cấu hình và thẩm định cho đúng mục đích sử dụng.
Nhân viên có thể quét mẫu trên điện thoại không?+
Có. Jodoo hỗ trợ mã vạch và mã QR trong biểu mẫu di động. Định dạng mã, in nhãn, cách thiết bị hoạt động, xử lý lỗi và phương án tra cứu dự phòng cần được kiểm thử trong môi trường làm việc thực tế.
Ứng dụng xử lý nhiều nhiệm vụ cho một mẫu như thế nào?+
Mỗi nhiệm vụ là một hồ sơ phân công liên quan, có phương pháp, kỹ thuật viên, hạn xử lý, trạng thái công việc, kết quả, trở ngại và bằng chứng riêng. Hồ sơ mẫu hiển thị giai đoạn hiện tại mà vẫn giữ lại mọi nhiệm vụ.
Có thể nhập dữ liệu theo dõi từ bảng tính không?+
Có. Trước tiên hãy làm sạch mã định danh, vị trí, trạng thái, người phụ trách, thời gian và dữ liệu trùng. Nhập hồ sơ mẫu ổn định riêng với lịch sử di chuyển và hồ sơ công việc để các mối liên kết luôn rõ ràng.
Khám phá không gian phòng thí nghiệm đã có dữ liệu
Khám phá ứng dụng theo dõi mẫuTheo mẫu qua tiếp nhận, công việc, bàn giao, ngoại lệ và xét duyệt
Mở không gian đã có dữ liệu để xem định danh mẫu ổn định, lịch sử sự kiện, hàng đợi hiện tại và quyết định liên kết phối hợp với nhau như thế nào trước khi điều chỉnh trường và nhãn cho hoạt động của bạn.