Định danh
Dùng mã mẫu, mã tham chiếu bên ngoài và loại mẫu. Không gộp chúng thành một nhãn vì người dùng cần cách tra cứu và nhóm khác nhau.
Công cụ theo dõi mẫu thực tế
Theo dõi vị trí, người phụ trách, công việc, ngoại lệ và xử lý cuối cùng của từng mẫu
Bắt đầu bằng sổ XLSX có thể sắp xếp, rồi mở ứng dụng Jodoo để xem các lần di chuyển, tác vụ, ngoại lệ, lượt xét duyệt và lịch sử trở thành hồ sơ liên kết như thế nào.
Mở ví dụ Jodoo đã có dữ liệu sau khi đăng nhập. Bắt đầu với gói Miễn phí cho tối đa năm người dùng; không cần thẻ tín dụng.
Bảng tính thể hiện trạng thái hiện tại trên một dòng. Dùng hồ sơ sự kiện và tác vụ trong ứng dụng khi cần lịch sử bền vững, công việc đồng thời, lời nhắc, quyền hoặc xét duyệt.
- Tách định danh mẫu khỏi vị trí, người phụ trách, nhiệm vụ và trạng thái luôn thay đổi
- Dùng lựa chọn vòng đời, ngoại lệ và xử lý cuối cùng rõ ràng thay vì ghi chú mơ hồ
- Chuyển sang hồ sơ liên kết khi một mẫu có nhiều lần bàn giao hoặc nhiệm vụ
16 fieldstrong bảng theo dõi tải xuốngTrạng thái hiện tạiđể dùng nhanh trên bảng tínhToàn bộ lịch sửtrong các hồ sơ Jodoo liên quan
Tệp XLSX có thể tải xuống
Mẫu bảng theo dõi mẫu phòng thí nghiệm
Dùng bảng tính để theo dõi trạng thái hiện tại với các cột có thể lọc và lựa chọn kiểm soát cho loại mẫu, trạng thái vòng đời, trạng thái ngoại lệ và cách xử lý cuối cùng.
- Một ví dụ đã điền, tiếp theo là các dòng trống có thể chỉnh sửa
- Danh sách chọn cho loại mẫu, trạng thái vòng đời, trạng thái ngoại lệ và cách xử lý cuối cùng
- Mẫu gốc hoặc vật chứa cùng bước tiếp theo giúp thấy rõ mẫu đã chia và việc cần theo dõi
- Ngày đúng kiểu dữ liệu vẫn sắp xếp được khi xem hạn và lần cập nhật cuối
Có trong bảng tính
Mã mẫuVị tríTrạng tháiMẫu gốc / vật chứaBước tiếp theoHạn xử lý
SMP-00002Bàn vi sinh M-03Đang thực hiệnSMP-00002 / ống ban đầuHoàn tất sàng lọc vi sinh2026-09-19 15:00
Sau một ví dụ đã điền là các dòng trống có thể chỉnh sửa, kèm bộ lọc và lựa chọn kiểm soát.Giữ trạng thái hiện tại dễ đọc và có thể sắp xếp bằng máy
Bảng tính được thiết kế làm công cụ theo dõi tập trung: mỗi mẫu một dòng, mỗi cột một biến, ngày đúng kiểu dữ liệu, trạng thái rõ ràng và trường ghi chú chỉ dành cho bối cảnh chưa cần một cột riêng.
Tiếp nhận
Giữ ngày giờ nhận ở dạng dữ liệu thời gian. Sổ tiếp nhận có thể lưu thông tin đầu vào rộng hơn khi bảng theo dõi chỉ cần chế độ hiện tại.
Vị trí và người giữ mẫu
Ghi vị trí cuối cùng đã biết và người chịu trách nhiệm. Cập nhật cả hai khi có bàn giao.
Trạng thái vòng đời
Chọn giai đoạn rõ ràng như đã nhận, tạm giữ, đã phân công, đang làm, chờ xét duyệt, đã xuất, lưu giữ hoặc đã hủy.
Công việc hiện tại, bước tiếp theo và thời hạn
Nêu công việc đang hoạt động, người phụ trách, hành động ngay tiếp theo và hạn xử lý. Dùng sổ công việc riêng hoặc ứng dụng khi một mẫu có thể có nhiều nhiệm vụ đồng thời.
Ngoại lệ và xử lý cuối cùng
Hiển thị ngoại lệ có đang mở hay không và quyết định cuối cùng về xuất, lưu, trả hoặc hủy khi đã có.
Xác định thời điểm mỗi giai đoạn bắt đầu và kết thúc
Danh sách trạng thái chỉ hữu ích khi người dùng áp dụng nhất quán. Hãy ghi lại tác nhân khởi động, người phụ trách, thông tin bắt buộc và bước tiếp theo của mỗi giai đoạn thay vì thêm nhãn mỗi khi xuất hiện tình huống mới.
Đã nhận hoặc tạm giữ
Đã nhận nghĩa là hồ sơ đã tồn tại; tạm giữ nghĩa là vấn đề về tình trạng hoặc thông tin ngăn quá trình bình thường và có người phụ trách hoặc hành động hiển thị rõ.
Đã phân công hoặc đang thực hiện
Đã phân công nghĩa là công việc và trách nhiệm đã xác định; đang thực hiện nghĩa là hoạt động đã bắt đầu. Giữ nhiệm vụ và hạn xử lý bên cạnh giai đoạn.
Chờ xét duyệt
Công việc bắt buộc đã được ghi nhận và mẫu đang chờ duyệt bằng chứng hoặc cách xử lý cuối cùng. Ngoại lệ đang mở phải tiếp tục hiển thị.
Đã xuất, lưu giữ hoặc hủy
Chỉ dùng giai đoạn cuối sau khi quyết định đã xác định được ghi nhận. Giữ lần cập nhật cuối và cách xử lý để tham chiếu sau này.
Không đợi đến cuối ngày mới chắp nối lại lộ trình
Tệp đơn giản có thể hiển thị vị trí và người giữ mẫu hiện tại. Nếu cần mọi lần di chuyển, hãy thêm trang biến động với mỗi sự kiện một dòng hoặc chuyển sang mô hình sự kiện liên quan trong Jodoo.
Tìm mẫu
Tìm hoặc quét mã mẫu và xác nhận mã tham chiếu bên ngoài trước khi đổi vị trí hoặc người chịu trách nhiệm.
Ghi trạng thái mới
Cập nhật vị trí, người giữ mẫu, trạng thái vòng đời, công việc hiện tại, người phụ trách, hạn xử lý và thời điểm cập nhật cuối khi phù hợp.
Giữ lại lý do
Dùng trường ghi chú cho lần bàn giao hoặc vấn đề cụ thể, không thay thế các trường vị trí, trạng thái, nhiệm vụ hay ngoại lệ.
Xem xét ngoại lệ
Lọc mẫu bị tạm giữ, nhiệm vụ quá hạn, ngoại lệ đang mở, thiếu vị trí và chưa có quyết định xử lý theo tần suất đã thống nhất.
Thêm hồ sơ liên quan thay vì thêm nhiều cột lặp
Bảng theo dõi trở nên mong manh khi người dùng thêm các cột Phép thử 1, Phép thử 2, Di chuyển 1, Di chuyển 2, Xét duyệt 1 và Xét duyệt 2. Đây là các hồ sơ lặp có người phụ trách và thời gian riêng.
Nhiều nhiệm vụ
Dùng một hồ sơ phân công liên quan cho mỗi hoạt động khi phương pháp, kỹ thuật viên, hạn xử lý, kết quả hoặc trở ngại khác nhau.
Lịch sử di chuyển
Dùng một sự kiện bàn giao hoặc vị trí cho mỗi lần tiếp nhận, di chuyển, bàn giao, mượn, trả hoặc hủy.
Quy trình ngoại lệ
Dùng hồ sơ vấn đề riêng khi mức nghiêm trọng, khoanh vùng, người phụ trách, hạn xử lý, điều tra, xét duyệt và hoàn tất cần lịch sử.
Xét duyệt và phê duyệt
Dùng tác vụ được giao ngay trong hệ thống khi người duyệt cần trường quyết định có kiểm soát, nhận xét, bằng chứng và kết quả đáng tin cậy trên đúng mẫu.
Giữ chế độ hiện tại nhanh gọn và bổ sung lịch sử phía sau
Ví dụ đã có dữ liệu cung cấp hàng đợi hiện tại cùng hồ sơ riêng cho mẫu, công việc, lần di chuyển, lô, giao dịch, ngoại lệ và xét duyệt xuất mẫu. Người dùng có thể mở hồ sơ đứng sau số liệu bảng điều khiển thay vì duy trì một tệp tổng hợp khác.
Sổ đăng ký mẫu
Lưu định danh ổn định, thông tin tiếp nhận, giai đoạn hiện tại, mức ưu tiên, bảo quản, trách nhiệm, công việc yêu cầu và cách xử lý cuối cùng.
Hàng đợi công việc
Hiển thị nhiệm vụ, kỹ thuật viên, phương pháp, hạn xử lý, trạng thái công việc, trạng thái kết quả, phần tóm tắt và trở ngại.
Sự kiện bàn giao
Lưu mọi lần di chuyển với vị trí, thời gian, người xử lý, tình trạng và ghi chú, trong khi mẫu hiển thị trạng thái mới nhất.
Hàng đợi xét duyệt
Kết hợp công việc bị chặn, kết quả ngoài tiêu chuẩn, ngoại lệ đang mở, nội dung chờ duyệt và các lần bàn giao gần đây.
Mở các mẫu đứng sau từng tín hiệu
Dù dùng bảng tính hay ứng dụng, việc xem xét phải dẫn tới mẫu và người phụ trách cụ thể. Tránh các con số không thể truy về hồ sơ cần hành động.
Thiếu vị trí hoặc người giữ mẫu
Lọc mẫu đang hoạt động có vị trí hoặc người giữ mẫu hiện tại trống hay không hợp lệ và sửa lần bàn giao gần nhất.
Công việc hiện tại quá hạn
So sánh hạn xử lý với trạng thái vòng đời và người phụ trách nhiệm vụ. Xác nhận mẫu bị chặn, chờ xét duyệt hay đơn giản là chưa cập nhật.
Ngoại lệ đang mở
Xem mức nghiêm trọng, biện pháp kiểm soát tức thời, người phụ trách, hạn xử lý, cuộc điều tra và điều gì đang ngăn hoàn tất.
Chờ xử lý cuối cùng
Tìm các mẫu đã hoàn tất công việc nhưng chưa có quyết định xuất, lưu, trả hay hủy, rồi chuyển chúng đến bước xét duyệt cần thiết.
Chọn giữa bảng theo dõi và lịch sử liên kết
Dùng bảng tính cho trạng thái hiện tại; dùng ứng dụng khi một mẫu tạo ra nhiều sự kiện
Bảng tính cung cấp sổ gọn cho vị trí, người phụ trách, bước tiếp theo và trạng thái. Ứng dụng bổ sung vật chứa, mẫu chia, nhiệm vụ, lần di chuyển, ngoại lệ và xét duyệt mà không kéo dài một dòng vô tận.
Phù hợp với bảng tính: Một nhóm nhỏ có thể duy trì một dòng hiện tại cho mỗi mẫu và không cần nhiệm vụ đồng thời, lịch sử di chuyển lâu dài hay xét duyệt theo vai trò.
Phù hợp với ứng dụng: Mẫu được chia vào vật chứa, di chuyển giữa các vị trí, chuyển giữa nhiều người, có nhiều nhiệm vụ hoặc cần lời nhắc và xét duyệt.
Xác định trước khi triển khai: Thống nhất mã mẫu, mã vật chứa, lựa chọn trạng thái, cấu trúc vị trí, ý nghĩa người giữ mẫu, cách xử lý cuối cùng và lộ trình ngoại lệ trước khi nhập hồ sơ.
Câu hỏi thực tế về mẫu bảng theo dõi mẫu
Bảng tính theo dõi mẫu nên có những cột nào?+
Dùng mã mẫu, mã tham chiếu bên ngoài, loại mẫu, ngày nhận, vị trí hiện tại, người giữ mẫu, trạng thái vòng đời, công việc hiện tại, người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái ngoại lệ, cách xử lý cuối cùng, lần cập nhật cuối và ghi chú tập trung.
Có nên giữ lịch sử di chuyển trên cùng một dòng không?+
Dùng dòng để hiển thị trạng thái hiện tại. Nếu lịch sử di chuyển quan trọng, hãy giữ mỗi sự kiện một dòng trong bảng liên quan hoặc dùng ứng dụng. Các cột di chuyển lặp rất khó tìm kiếm, xác thực và mở rộng.
Có thể dùng mẫu này cho chuỗi giám sát mẫu không?+
Bảng tính có thể hỗ trợ theo dõi vận hành, nhưng không được giới thiệu như một hệ thống chuỗi giám sát pháp lý hoặc theo quy định. Hãy xác định và thẩm định định danh, chữ ký, biện pháp kiểm soát, lưu giữ và khả năng kiểm toán bắt buộc cho mục đích của bạn.
Làm thế nào để theo dõi nhiều phép thử cho một mẫu?+
Dùng bảng nhiệm vụ riêng hoặc ứng dụng Jodoo. Mỗi nhiệm vụ cần phương pháp, kỹ thuật viên, hạn xử lý, trạng thái, kết quả, trở ngại, bằng chứng và liên kết về mẫu riêng.
Jodoo có thể nhập bảng tính này không?+
Có. Trước tiên hãy làm sạch mã định danh, ngày, trạng thái, người phụ trách và vị trí. Nhập hồ sơ mẫu ổn định, rồi tạo hoặc nhập riêng các lần di chuyển và nhiệm vụ liên quan để lịch sử và trách nhiệm luôn rõ.
Khám phá không gian phòng thí nghiệm đã có dữ liệu
Khám phá ứng dụng theo dõi mẫuTải bảng trạng thái hiện tại — hoặc xem toàn bộ lịch sử sự kiện trong Jodoo
Dùng XLSX cho sổ tập trung. Mở ứng dụng khi mỗi mẫu cần nhiều nhiệm vụ, lịch sử di chuyển, ngoại lệ có người phụ trách, tác vụ xét duyệt và hàng đợi quản lý.