Xây dựng không gian làm việc liên kết mọi hoạt động quanh từng mẫu, từ tiếp nhận và phân công đến bàn giao, kết quả, xét duyệt và xử lý cuối cùng; sau đó điều chỉnh khi quy trình phòng thí nghiệm thay đổi.
Mở ví dụ Jodoo đã có dữ liệu sau khi đăng nhập. Bắt đầu với gói Miễn phí cho tối đa năm người dùng; không cần thẻ tín dụng.
Ví dụ này phục vụ điều phối hoạt động xử lý mẫu. Không bao gồm tích hợp thiết bị, chẩn đoán lâm sàng, sổ tay phòng thí nghiệm điện tử hay LIMS đã thẩm định theo quy định.
Một hệ thống mẫu hữu ích giữ nguyên định danh ban đầu, đồng thời cho phép bổ sung công việc, lần di chuyển, ngoại lệ, bằng chứng và quyết định. Hồ sơ mẫu trở thành điểm tham chiếu ổn định thay vì một dòng dữ liệu bị sao chép giữa nhiều bảng tính phòng ban.
Ghi nhận mã tham chiếu bên ngoài, nguồn, loại mẫu, số lượng, tình trạng, yêu cầu bảo quản, thời hạn, mức ưu tiên và công việc cần làm. Mẫu rò rỉ hoặc sai lệch số lượng có thể được tạm giữ ngay thay vì đưa vào hàng đợi thông thường.
Tạo một hoặc nhiều nhiệm vụ cho mẫu; chỉ định phương pháp hoặc hoạt động, kỹ thuật viên, thời hạn, trạng thái công việc, trạng thái kết quả, phần tóm tắt và tệp đính kèm. Công việc có thể ở trạng thái chờ, đang làm, bị chặn, đã hoàn thành hoặc trả lại để sửa.
Chuyển mẫu đã hoàn tất đến người duyệt cùng thông tin về mức độ hoàn thành, trạng thái ngoại lệ, bằng chứng đã kiểm tra, nhận xét và quyết định cuối cùng: xuất, lưu, trả hoặc loại.
Giữ thông tin tiếp nhận, thay đổi vị trí, kết quả nhiệm vụ, ngoại lệ, kết quả xét duyệt và cách xử lý cuối cùng gắn với cùng mã mẫu để trả lời câu hỏi sau này mà không phải chắp nối lại toàn bộ diễn biến.
Dồn mọi thứ vào một biểu mẫu quá rộng khiến trách nhiệm và lịch sử khó theo dõi. Ví dụ sử dụng các hồ sơ liên quan để nhiều phép thử, lần di chuyển, ngoại lệ và giao dịch tồn kho cùng tồn tại mà không ghi đè định danh của mẫu.
Lưu định danh ổn định, thông tin tiếp nhận, nơi bảo quản, công việc yêu cầu, mức ưu tiên, điều phối viên, giai đoạn hiện tại và cách xử lý cuối cùng.
Lưu phương pháp hoặc hoạt động, kỹ thuật viên được giao, hạn xử lý, trạng thái công việc, trạng thái kết quả, phần tóm tắt, trở ngại, thời điểm hoàn thành và bằng chứng cho từng đơn vị công việc.
Lưu từng lần di chuyển hoặc bàn giao, vị trí đi và đến, thời gian, người thực hiện, tình trạng vật chứa hoặc niêm phong và ghi chú bàn giao.
Lưu vấn đề, mức độ nghiêm trọng, biện pháp kiểm soát tức thời, người phụ trách hành động, hạn xử lý, bằng chứng xét duyệt, quyết định của người duyệt và kết quả cuối cùng mà không xóa hồ sơ vận hành ban đầu.
Sự chậm trễ trong phòng thí nghiệm hiếm khi đến từ quy trình thông thường. Ứng dụng giữ hàng đợi hằng ngày dễ sử dụng, đồng thời chỉ định rõ người phụ trách, hạn xử lý, biện pháp kiểm soát, người duyệt và lộ trình hoàn tất cho ngoại lệ khẩn cấp.
Tạm giữ mẫu hư hỏng, rò rỉ, có vấn đề về nhiệt độ hoặc sai lệch số lượng trước khi bắt đầu công việc. Lưu ghi chú xử lý và quyết định thay thế hoặc trả lại bên cạnh phiếu tiếp nhận ban đầu.
Hiển thị mẫu bị ảnh hưởng, phương pháp, kỹ thuật viên, thời hạn, trở ngại và nội dung cần sửa. Công việc vẫn tách biệt với các nhiệm vụ khác của cùng mẫu.
Giữ nguyên kết quả và phần tóm tắt đã ghi, mở ngoại lệ khi cần và tránh để trao đổi về việc xuất mẫu trở thành một chuỗi email rời rạc.
Người duyệt có thể biết ngoại lệ còn mở hay không trước khi ghi nhận cách xử lý mẫu. Ứng dụng lưu quyết định và chỉ cập nhật mẫu được liên kết.
Điều phối viên tiếp nhận, kỹ thuật viên, người phụ trách tồn kho, người duyệt và quản lý phòng thí nghiệm không cần cùng một màn hình. Mỗi người có thể làm việc trên biểu mẫu và bảng điều khiển đã lọc trong khi các hồ sơ nền vẫn liên kết với nhau.
Tập trung vào mẫu dự kiến và mới nhận, vấn đề tình trạng mẫu, mức ưu tiên, thời hạn yêu cầu, bảo quản và người phụ trách bước tiếp theo.
Tập trung vào công việc được giao, phương pháp, thời hạn, trạng thái, bằng chứng còn thiếu, trở ngại và kết quả chờ duyệt.
Tập trung vào kết quả ngoài tiêu chuẩn, công việc bị chặn, ngoại lệ còn mở, nội dung chờ duyệt và các thay đổi bàn giao gần đây.
Xem các giai đoạn của mẫu, rủi ro tồn kho, công việc cần chú ý, ưu tiên theo hạn và hồ sơ đứng sau từng con số thay vì dựa vào một bản trình bày tách rời.
Trình tạo không cần mã của Jodoo hữu ích khi loại mẫu, câu hỏi tiếp nhận, vai trò xét duyệt, vị trí lưu trữ hoặc lộ trình ngoại lệ thay đổi. Quản trị viên nghiệp vụ được đào tạo có thể sửa ứng dụng tập trung trong vài giờ thay vì chờ một chu kỳ phát triển tùy chỉnh kéo dài.
Thêm loại mẫu, trường nguồn, khu vực lưu trữ, quy tắc ưu tiên, tệp đính kèm hoặc phần tóm tắt kết quả mới mà không buộc mọi nhóm phải dùng một gói ngành quá cồng kềnh.
Thêm một nhiệm vụ, lần di chuyển, ngoại lệ hoặc hồ sơ xét duyệt mới khi quy trình cần người phụ trách hoặc lịch sử riêng, thay vì thêm một cột lặp lại vào biểu mẫu mẫu.
Cập nhật người duyệt, trường bằng chứng, lựa chọn quyết định và thay đổi trạng thái tiếp theo khi trách nhiệm hoặc tiêu chí phê duyệt thay đổi.
Khởi đầu với các hồ sơ giải quyết vấn đề điều phối hiện tại. Chỉ bổ sung tích hợp, kiểm soát, quyền hạn và báo cáo khi nhu cầu vận hành đã rõ.
Một chương trình thử nghiệm tốt phải chứng minh ứng dụng phù hợp với công việc hằng ngày. Trước khi dùng cho hoạt động thật, cần có ví dụ về mẫu thường, khẩn, tạm giữ, công việc bị chặn, mẫu sẵn sàng xét duyệt và mẫu đã hoàn tất.
Thống nhất trường hợp nào được cấp mã mẫu, khi nào một mẫu gửi đến được chấp nhận, cách tạo nhiệm vụ con và ý nghĩa của từng cách xử lý cuối cùng.
Chỉ rõ ai tiếp nhận, điều phối, thực hiện công việc, di chuyển mẫu, phụ trách ngoại lệ, xét duyệt bằng chứng và xác nhận xử lý cuối cùng.
Kiểm thử mẫu đạt yêu cầu, vật liệu hư hỏng hoặc rò rỉ, nhiệm vụ quá hạn, kết quả ngoài tiêu chuẩn, thiếu bằng chứng, xét duyệt, xuất mẫu, lưu mẫu và trả mẫu.
Theo dõi thời gian từ tiếp nhận đến chấp nhận, công việc quá hạn, nhiệm vụ bị chặn, ngoại lệ đang mở, thời gian xét duyệt, sai lệch vị trí và mẫu đang chờ xử lý cuối cùng.
Không gian này dành cho phòng thí nghiệm cần hồ sơ tiếp nhận, phân công, bàn giao, ngoại lệ, xét duyệt và xử lý cuối cùng có thể tùy chỉnh mà chưa cần bắt đầu bằng một dự án LIMS doanh nghiệp quy mô lớn.
Rất phù hợp với: Các nhóm muốn thay bảng tính dùng chung, bàn giao qua email và công cụ theo dõi trạng thái rời rạc bằng một không gian vận hành linh hoạt duy nhất.
Nội dung có thể kiểm tra: Mẫu, nhiệm vụ, vật chứa, sự kiện bàn giao, ngoại lệ, tác vụ xét duyệt, thông tin tồn kho và bảng điều khiển chi tiết đã có sẵn dữ liệu.
Cần lập kế hoạch riêng khi có yêu cầu: Việc thu kết quả trực tiếp từ thiết bị, chẩn đoán lâm sàng, chức năng ELN, chữ ký điện tử đã thẩm định và yêu cầu LIMS theo quy định cần được đánh giá riêng.
Ứng dụng này bao quát tiếp nhận mẫu, phân công công việc, bàn giao, tồn kho, ngoại lệ, xét duyệt và xử lý cuối cùng có thể tùy chỉnh. Ứng dụng không tuyên bố hỗ trợ chẩn đoán lâm sàng, thu dữ liệu trực tiếp từ thiết bị, chức năng ELN, chữ ký điện tử đã thẩm định hay mọi yêu cầu của LIMS doanh nghiệp được quản lý theo quy định.
Có. Nhiệm vụ thử nghiệm là các hồ sơ liên quan, nên một mẫu có thể có nhiều phương pháp, kỹ thuật viên, hạn xử lý, trạng thái công việc, kết quả, trở ngại và bằng chứng mà không phải lặp lại hoặc ghi đè hồ sơ mẫu.
Jodoo hỗ trợ mã vạch và mã QR trong biểu mẫu và quy trình di động. Định dạng mã, nhãn, bước quét và thiết lập thiết bị cụ thể cần được cấu hình theo quy tắc định danh của phòng thí nghiệm và kiểm thử trước khi triển khai.
Mỗi sự kiện bàn giao hoặc thay đổi vị trí có thể lưu mẫu, loại sự kiện, ngày giờ, vị trí đi và đến, người xử lý, tình trạng niêm phong hoặc vật chứa và ghi chú bàn giao. Ví dụ hỗ trợ lịch sử vận hành nhưng không khẳng định là chuỗi giám sát mẫu có giá trị pháp lý.
Có. Hãy dùng bảng tính tiếp nhận hoặc theo dõi làm điểm khởi đầu có phạm vi rõ ràng, rồi chuyển sang ứng dụng liên kết khi việc cập nhật trùng lặp, nhiều nhiệm vụ, quyền truy cập, lời nhắc, xét duyệt và lịch sử trở nên khó quản lý trong một tệp.
Xem đồng thời việc tiếp nhận mẫu, nhiệm vụ, bàn giao, tồn kho, ngoại lệ, xét duyệt và bảng điều khiển. Sau đó sao chép những phần phù hợp với trách nhiệm và biện pháp kiểm soát thực tế của phòng thí nghiệm.
