Định danh
Dùng mã mẫu và mã tham chiếu bên ngoài của bên gửi. Thêm loại và nguồn mẫu để phòng thí nghiệm có thể tìm kiếm, nhóm các lần tiếp nhận nhất quán.
Hồ sơ tiếp nhận thực tế
Ghi định danh, tình trạng, bảo quản, thời gian và quyết định tiếp nhận mẫu
Tải sổ tiếp nhận có cấu trúc làm điểm khởi đầu tập trung, rồi dùng ứng dụng Jodoo liên kết khi khâu tiếp nhận cần nhiệm vụ, ngoại lệ, lời nhắc, lịch sử và xét duyệt.
Mở ví dụ Jodoo đã có dữ liệu sau khi đăng nhập. Bắt đầu với gói Miễn phí cho tối đa năm người dùng; không cần thẻ tín dụng.
Bảng tính là sổ vận hành thực tế, không thay thế quy trình phòng thí nghiệm hay hồ sơ theo quy định. Bộ sưu tập Jodoo cho thấy dữ liệu tiếp nhận có thể tiếp tục đi vào công việc hằng ngày như thế nào.
- Ghi mẫu, nguồn, loại, số lượng, tình trạng khi nhận, nơi bảo quản, mức ưu tiên và thời hạn yêu cầu
- Làm rõ quyết định chấp nhận, tạm giữ, yêu cầu thay thế hoặc trả lại
- Dùng ứng dụng làm phương án chính khi nhiều người cần trạng thái và việc theo dõi hiện tại
17 fieldstrong sổ tải xuốngPhone-readybiểu mẫu tiếp nhận JodooConnectedđến hồ sơ công việc và ngoại lệ
Tệp XLSX có thể tải xuống
Sổ tiếp nhận mẫu phòng thí nghiệm
Dùng bảng tính làm hồ sơ tiếp nhận tập trung, mỗi dòng một quan sát, ngày và số lượng đúng kiểu dữ liệu, cột có thể lọc và lựa chọn kiểm soát cho các quyết định tiếp nhận thường gặp.
- Một ví dụ đã điền, tiếp theo là các dòng trống có thể chỉnh sửa
- Danh sách chọn cho loại mẫu, tình trạng khi nhận, độ nguyên vẹn vật chứa, đơn vị, điều kiện bảo quản, mức ưu tiên và quyết định tiếp nhận
- Trường nhiệt độ quan sát dạng số giữ giá trị đo tách biệt với ghi chú xử lý
- Ngày và số lượng vẫn sắp xếp được thay vì nằm trong ghi chú
Có trong bảng tính
Mã mẫuTình trạngVật chứaNhiệt độBảo quảnQuyết định
SMP-00001Đạt yêu cầuNguyên vẹn4.6 °CPhòng lạnh CR-02Chấp nhận để thực hiện
Sau một ví dụ đã điền là các dòng trống có thể chỉnh sửa, kèm bộ lọc và lựa chọn kiểm soát.Chỉ ghi dữ kiện một lần và để đánh giá trong trường riêng, rõ ràng
Sổ tiếp nhận phải giúp người tiếp theo hiểu mẫu nào đã đến, có thể vào quy trình bình thường không, được đặt ở đâu và cần khi nào. Tránh giấu các câu trả lời đó trong một cột nhận xét lớn.
Dữ kiện tiếp nhận
Ghi ngày giờ nhận, người nhận, số lượng, đơn vị, tình trạng, độ nguyên vẹn vật chứa và nhiệt độ quan sát khi có liên quan. Ngày và số đo phải giữ đúng kiểu dữ liệu để sắp xếp, lọc.
Bảo quản
Ghi vị trí và điều kiện bảo quản thực tế khi nhận, chẳng hạn nhiệt độ phòng, làm lạnh, đông lạnh, tránh ánh sáng hoặc kiểm soát truy cập.
Mức ưu tiên và thời hạn
Tách thời hạn yêu cầu khỏi mức ưu tiên. Nhãn khẩn không thể thay cho hạn xử lý thực tế.
Quyết định tiếp nhận
Dùng lựa chọn rõ ràng như chấp nhận để thực hiện, tạm giữ và điều tra, yêu cầu thay thế hoặc trả lại bên gửi.
Ghi chú xử lý
Chỉ dùng ghi chú cho quan sát hoặc hành động cụ thể, không dùng cho thông tin đáng ra phải tìm kiếm được hoặc bắt buộc.
Làm rõ quyết định và hành động tiếp theo
Mẫu cung cấp vị trí nhất quán để người tiếp nhận ghi tình trạng và quyết định. Quy trình của bạn xác định ai được quyết định, cần bằng chứng gì và khi nào phải có người duyệt hoặc hồ sơ ngoại lệ.
Tiếp nhận đạt yêu cầu
Xác nhận định danh, số lượng, thời gian, nơi bảo quản và công việc yêu cầu, rồi chấp nhận mẫu vào hàng đợi bình thường.
Hư hỏng hoặc rò rỉ
Cách ly mẫu khi phù hợp, mô tả tình trạng, lưu bằng chứng và chọn tạm giữ, thay thế hoặc trả lại.
Vấn đề nhiệt độ
Ghi nhận quan sát và biện pháp kiểm soát tức thời. Dùng quy trình đã được người có chuyên môn phê duyệt để quyết định mẫu còn phù hợp với mục đích dự kiến hay không.
Sai lệch số lượng
Giữ số lượng và đơn vị đã nhận, mô tả chênh lệch rồi ghi mẫu được chấp nhận, tạm giữ, thay thế hay trả lại.
Dùng một dòng cho mỗi lần tiếp nhận và tránh cấu trúc phá vỡ việc lọc
Tệp tải xuống được chủ ý thiết kế đơn giản. Tệp hoạt động tốt nhất khi mỗi dòng là một lần tiếp nhận mẫu, mã và đơn vị nhất quán, không có ô gộp trong bảng dữ liệu.
Không dùng lại mã mẫu
Cho mỗi hồ sơ mẫu một mã bền vững. Giữ mã tham chiếu của bên gửi trong cột riêng vì cùng một định dạng bên ngoài có thể xuất hiện nhiều lần.
Dùng lựa chọn nhất quán
Dùng danh sách chọn có sẵn cho loại mẫu, tình trạng, đơn vị, điều kiện bảo quản, mức ưu tiên và quyết định. Chủ động thêm lựa chọn thay vì tạo nhiều biến thể chính tả.
Không ghi đè lịch sử
Nếu mẫu di chuyển hoặc công việc bắt đầu, hãy thêm thông tin vào hệ thống theo dõi hoặc sổ liên quan riêng thay vì sửa lại dữ kiện tiếp nhận ban đầu.
Xem xét các dòng bị tạm giữ
Lọc thường xuyên quyết định tạm giữ, thay thế và trả lại. Bảng tính không tự động phân công, nhắc việc hay xác minh theo dõi.
Giữ sổ tiếp nhận, rồi kết nối với nhiệm vụ và quyết định
Ứng dụng dùng cùng nguyên tắc tiếp nhận nhưng thêm hồ sơ riêng về công việc, bàn giao, ngoại lệ, xét duyệt và tồn kho. Điều này loại bỏ cập nhật lặp khi nhiều người cùng xử lý một mẫu.
Tạo mẫu
Nhập hoặc tải lên thông tin tiếp nhận và cấp cho mẫu một mã nội bộ được tạo tự động.
Phân công công việc
Tạo các hoạt động cần thiết với kỹ thuật viên, hạn xử lý, trạng thái, kết quả, trở ngại và bằng chứng.
Ghi nhận di chuyển
Thêm sự kiện bàn giao hoặc vị trí thay vì thay thế lịch sử bảo quản ban đầu.
Định tuyến ngoại lệ
Mở vấn đề có người phụ trách khi tình trạng, số lượng, vị trí, công việc hoặc kết quả cần kiểm soát và xét duyệt.
Xét duyệt cách xử lý cuối cùng
Đưa công việc đã hoàn tất và trạng thái ngoại lệ đến người duyệt được chỉ định, rồi lưu quyết định xuất, giữ, trả hoặc loại.
Dùng cấu hình không cần mã cho loại mẫu và biện pháp kiểm soát tại cơ sở
Quản trị viên được đào tạo có thể sửa biểu mẫu tiếp nhận, câu hỏi điều kiện, lựa chọn, tệp đính kèm, lời nhắc, hàng đợi, bố cục di động và quy trình tiếp theo khi phòng thí nghiệm hiểu rõ hơn nhu cầu.
Thêm trường riêng tại cơ sở
Ghi dự án, nghiên cứu, khách hàng, lô sản xuất, quy trình, khu vực bảo quản, cờ nguy hại hoặc bối cảnh khác thực sự làm thay đổi tiếp nhận hay công việc.
Hiển thị câu hỏi theo điều kiện
Chỉ yêu cầu ảnh, lý do, hành động kiểm soát, đề nghị thay thế hoặc người duyệt khi tình trạng được chọn cần đến.
Dùng quét mã hỗ trợ tiếp nhận
Thêm tra cứu bằng mã vạch hoặc mã QR khi nhãn và thiết bị hỗ trợ, đồng thời giữ cách tìm thủ công.
Tạo chế độ xem theo mục đích
Cung cấp hàng đợi mẫu bị tạm giữ cho nhân viên tiếp nhận và chế độ từ tiếp nhận đến phân công, tiếp nhận quá hạn cho quản lý mà không nhân bản hồ sơ.
Dùng sổ hoặc ứng dụng để tìm điểm chậm và vấn đề tiếp nhận lặp lại
Hồ sơ tiếp nhận chỉ có giá trị khi dẫn đến hành động. Hãy mở các bản ghi chi tiết làm căn cứ cho từng số liệu, thay vì chỉ báo cáo tỷ lệ mà không chỉ ra những mẫu bị ảnh hưởng.
Mẫu bị giữ tại khâu tiếp nhận
Xem tình trạng, nguồn, thời gian chờ, mức ưu tiên, hạn yêu cầu, biện pháp kiểm soát tức thời, người phụ trách và bước tiếp theo.
Mẫu tiếp nhận chưa có vị trí bảo quản
Tìm mẫu đã chấp nhận nhưng thiếu vị trí hoặc điều kiện bảo quản hợp lệ và sửa trước khi bắt đầu công việc.
Thời gian đến khi phân công
Đo thời gian từ khi mẫu được chấp nhận đến khi giao nhiệm vụ đầu tiên, rồi phân tích chậm trễ theo loại mẫu, mức ưu tiên hoặc người phụ trách.
Vấn đề lặp lại từ cùng một nguồn
Nhóm các lần tiếp nhận hư hỏng, rò rỉ, có vấn đề nhiệt độ hoặc sai số lượng theo nguồn và loại mẫu để theo dõi nhà cung cấp hoặc quy trình.
Chọn điểm khởi đầu phù hợp
Dùng bảng tính cho một quầy tiếp nhận; dùng ứng dụng khi tiếp nhận khởi động nhiều công việc hơn
Bản tải xuống chủ ý chỉ tập trung vào quyết định tiếp nhận. Khi có nhiều người tham gia, ứng dụng giữ cùng các dữ kiện đó liên kết với nhiệm vụ, trạng thái tạm giữ, lần di chuyển, bằng chứng, lời nhắc và xét duyệt.
Phù hợp với bảng tính: Một nhóm nhỏ cần sổ tiếp nhận có thể sắp xếp, với định danh mẫu, tình trạng vật chứa, nhiệt độ quan sát, nơi bảo quản, người nhận và quyết định chấp nhận hay tạm giữ rõ ràng.
Phù hợp với ứng dụng: Khâu tiếp nhận cần tạo việc theo dõi có người phụ trách, hiển thị mẫu bị giữ, lưu thay đổi vị trí hoặc định tuyến mẫu hư hỏng và thiếu thông tin để xử lý.
Nội dung vẫn thuộc quy trình riêng của bạn: Tiêu chí chấp nhận, khoảng nhiệt độ, quy tắc dán nhãn, lưu giữ, quyền và hồ sơ theo quy định vẫn là các biện pháp kiểm soát riêng của phòng thí nghiệm.
Câu hỏi thực tế về sổ tiếp nhận mẫu
Sổ tiếp nhận mẫu nên gồm những gì?+
Gồm mã mẫu, mã tham chiếu bên ngoài, loại, nguồn, ngày giờ nhận, người nhận, tình trạng, số lượng, đơn vị, vị trí và điều kiện bảo quản, hạn yêu cầu, mức ưu tiên, quyết định tiếp nhận và ghi chú xử lý tập trung.
Có thể tải mẫu miễn phí không?+
Có. Tệp XLSX trên trang này là điểm khởi đầu thực tế. Trước khi đưa vào vận hành, hãy điều chỉnh theo quy trình và các yêu cầu đã được người có chuyên môn xác nhận tại đơn vị của bạn.
Mỗi dòng nên là một mẫu hay một vật chứa?+
Chọn đơn vị được cấp một định danh và có một vòng đời trong quy trình. Nếu từng vật chứa có thể di chuyển, được thử hoặc hủy riêng, hãy cấp hồ sơ riêng hoặc hồ sơ vật chứa liên quan.
Khi nào Jodoo tốt hơn bảng tính?+
Dùng ứng dụng khi nhiều người cùng cập nhật, một mẫu có nhiều nhiệm vụ hoặc lần di chuyển, ngoại lệ cần người phụ trách, người duyệt cần tác vụ, lời nhắc quan trọng hoặc bảng điều khiển hiện tại phải cập nhật mà không tổng hợp thủ công.
Biểu mẫu tiếp nhận có dùng trên điện thoại được không?+
Có. Bộ sưu tập gồm biểu mẫu Jodoo phù hợp điện thoại. Trường thành viên và biện pháp kiểm soát khác phải được cấu hình theo mô hình truy cập công khai hoặc xác thực của lần triển khai.
Khám phá không gian phòng thí nghiệm đã có dữ liệu
Khám phá ứng dụng tiếp nhận mẫuDùng sổ để tiếp nhận — hoặc mở ứng dụng cho toàn bộ bước tiếp theo
Tải bảng tính có cấu trúc khi một tệp dùng chung là đủ. Mở ví dụ Jodoo khi việc tiếp nhận cần tạo nhiệm vụ, lưu lịch sử bàn giao, xử lý ngoại lệ, giao việc xét duyệt và cung cấp màn hình hiện tại cho quản lý.