Tiếp nhận
Định danh mẫu, kiểm tra tình trạng và số lượng, chỉ định nơi bảo quản, ghi mức ưu tiên và thời hạn, rồi chấp nhận, tạm giữ, thay thế hoặc trả mẫu.
Từ tiếp nhận đến xử lý cuối cùng
Kết nối mẫu, công việc, ngoại lệ và phê duyệt trong phòng thí nghiệm
Mô tả đúng trình tự vận hành, giao người phụ trách và hạn xử lý cho từng lần bàn giao, đồng thời định tuyến ngoại lệ và quyết định xuất mẫu mà không ép phòng thí nghiệm vào một quy trình chung cứng nhắc.
Mở ví dụ Jodoo đã có dữ liệu sau khi đăng nhập. Bắt đầu với gói Miễn phí cho tối đa năm người dùng; không cần thẻ tín dụng.
Jodoo có thể điều phối công việc của con người, biểu mẫu, hồ sơ, lời nhắc và phê duyệt. Ví dụ không thực hiện phép thử trong phòng thí nghiệm hoặc tự động thu kết quả từ thiết bị.
- Tách định danh mẫu khỏi nhiệm vụ, lần di chuyển, tồn kho, ngoại lệ và lượt xét duyệt
- Dùng tác vụ xét duyệt ngay trong hệ thống để kiểm soát ngoại lệ và quyết định xuất mẫu
- Điều chỉnh trường, vai trò, điều kiện và bảng điều khiển khi quy trình vận hành phát triển
6các giai đoạn vận hành trong mô hìnhNativexét duyệt ngoại lệ và xuất mẫuConfigurablevai trò, trường dữ liệu và kết quả
Cho mỗi giai đoạn một hồ sơ, người phụ trách, điều kiện hoàn tất và bước tiếp theo
Quy trình không chỉ là danh sách trạng thái. Ứng dụng phải giải thích điều gì khởi động giai đoạn, thông tin nào bắt buộc, ai phụ trách, rủi ro nào có thể xảy ra và quyết định nào đưa mẫu đi tiếp.
Lập kế hoạch và phân công
Tạo các hoạt động hoặc phép thử cần thiết, phân công kỹ thuật viên, đặt hạn xử lý và làm rõ sự phụ thuộc hoặc giới hạn vật tư.
Thực hiện và ghi nhận
Ghi trạng thái công việc, trạng thái kết quả, phần tóm tắt, tệp đính kèm, thời điểm hoàn thành và trở ngại hoặc hướng khắc phục rõ ràng khi công việc chưa thể xong.
Xử lý ngoại lệ
Mở vấn đề riêng với mức nghiêm trọng, biện pháp kiểm soát tức thời, người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái điều tra, nhận xét xét duyệt và xác minh hoàn tất.
Xét duyệt
Chuyển công việc đã hoàn tất, ngoại lệ đang mở, bằng chứng và phương án xử lý cuối cùng đến người duyệt được chỉ định bằng tác vụ ngay trong hệ thống.
Xử lý hoặc lưu giữ
Ghi nhận xuất, lưu, trả, loại hoặc hủy mẫu và chỉ cập nhật mẫu được liên kết, đồng thời bảo toàn công việc và quyết định trước đó.
Tránh một biểu mẫu chật chội và một mô hình quyền dùng chung cho tất cả
Chất lượng quy trình tốt hơn khi trách nhiệm rõ ràng. Hồ sơ của điều phối viên tiếp nhận không nên giống tác vụ của người duyệt, dù cả hai cùng liên quan đến một mẫu.
Điều phối viên tiếp nhận
Cần thấy mẫu dự kiến đến, nguồn, tình trạng, số lượng, bảo quản, mức ưu tiên, thời hạn và có quyền chấp nhận hoặc tạm giữ mẫu.
Kỹ thuật viên
Cần hoạt động được giao, hạn xử lý, bối cảnh mẫu, phương pháp, tình trạng vật tư, trạng thái công việc, nhập kết quả, bằng chứng và trường trở ngại.
Điều phối viên mẫu
Cần hàng đợi giữa nhiều mẫu, khối lượng công việc, công việc quá hạn, vị trí hiện tại, ngoại lệ và mẫu chờ xét duyệt hoặc xử lý cuối cùng.
Người duyệt
Cần công việc đã hoàn tất, tóm tắt kết quả, bằng chứng, trạng thái ngoại lệ, tiêu chí xét duyệt, nhận xét và các lựa chọn xử lý được phép.
Người phụ trách tồn kho
Cần lô, số lượng, hạn dùng, bảo quản, trạng thái tạm giữ, giao dịch, điểm đặt hàng lại và công việc đang hoạt động bị ảnh hưởng bởi khả năng cung ứng.
Quản lý phòng thí nghiệm
Cần số liệu vận hành có thể mở chi tiết đến mẫu, nhiệm vụ, lô, ngoại lệ, lượt xét duyệt và người chịu trách nhiệm.
Một quy trình hữu ích phải nêu rõ cách xử lý khi tiếp nhận, công việc, bằng chứng hoặc xét duyệt chưa đầy đủ
Ngoại lệ không nên chỉ là ghi chú văn bản tự do được thêm sau cùng. Mỗi nhánh quan trọng cần trạng thái hiển thị, người phụ trách, hạn xử lý, lộ trình khắc phục và quy tắc quay lại hoặc kết thúc quy trình chính.
Không thể chấp nhận mẫu tiếp nhận
Tạm giữ mẫu, nêu lý do, bảo vệ vị trí, thông báo đúng người phụ trách và quyết định thay thế, trả lại hay tiếp tục dưới một biện pháp kiểm soát đã duyệt.
Công việc được giao bị chặn
Giữ nhiệm vụ ở trạng thái mở và hiển thị trở ngại, nội dung cần sửa, kỹ thuật viên, hạn xử lý cùng mẫu bị ảnh hưởng trong hàng đợi.
Kết quả cần điều tra
Giữ nguyên kết quả và bằng chứng, mở ngoại lệ, phân công kiểm soát tức thời cùng điều tra và ngăn việc đổi trạng thái tùy tiện che khuất vấn đề.
Người duyệt trả lại công việc
Ghi nội dung còn thiếu, người phải sửa và cách bằng chứng đã sửa quay lại bước xét duyệt. Không ghi đè quyết định hoặc nhận xét ban đầu.
Dùng lời nhắc và cập nhật đúng hồ sơ khi quy tắc đã rõ
Jodoo có thể giảm việc điều phối bằng cách tạo tác vụ, nhắc người phụ trách, cập nhật đúng hồ sơ liên kết và chuyển hồ sơ đến bước xét duyệt. Phòng thí nghiệm vẫn chịu trách nhiệm về phương pháp, tiêu chí chấp nhận, diễn giải kết quả và quyết định chuyên môn cuối cùng.
Tạo tác vụ tiếp theo
Khi mẫu được chấp nhận, tạo các nhiệm vụ cần thiết hoặc thông báo cho điều phối viên xác nhận kế hoạch công việc.
Chuyển cấp công việc quá hạn
Dùng hạn xử lý, mức ưu tiên và trạng thái để thông báo người phụ trách và đưa đúng nhiệm vụ ra xử lý thay vì gửi lời nhắc chung chung.
Chuyển đến bước xét duyệt trong hệ thống
Gửi hồ sơ ngoại lệ hoặc xuất mẫu đến người duyệt được chỉ định với trường quyết định có thể sửa và bối cảnh vận hành chỉ đọc.
Cập nhật mẫu liên kết
Sau quyết định được duyệt, chỉ đổi trạng thái và cách xử lý của đúng mẫu, đồng thời lưu hồ sơ xét duyệt cùng lịch sử trước đó.
Đo thời gian giữa các lần bàn giao và mở hồ sơ đứng sau con số
Thời gian xử lý trở nên hữu ích khi tách được thành các khoảng tiếp nhận, phân công, thực hiện, ngoại lệ, xét duyệt và xử lý cuối cùng. Nhờ đó có thể thấy nơi cần cải tiến thay vì quy trách nhiệm cho toàn bộ chu kỳ.
Từ tiếp nhận đến chấp nhận
Tìm mẫu đang chờ ở khâu tiếp nhận và tách xử lý thông thường khỏi mẫu bị tạm giữ hoặc thiếu thông tin.
Từ chấp nhận đến phân công
Xác định mẫu phải chờ vì kế hoạch chưa rõ, thiếu người phụ trách, hạn chế năng lực hay vật tư chưa sẵn có.
Từ phân công đến hoàn thành
So sánh hạn xử lý, trạng thái công việc, trở ngại, lần trả lại và thời điểm hoàn thành theo hoạt động và vai trò phụ trách.
Từ hoàn thành đến quyết định
Hiển thị mẫu đang chờ duyệt bằng chứng, xử lý ngoại lệ đang mở, hành động của người duyệt hoặc xác nhận xử lý cuối cùng.
Cho phép chủ quy trình được đào tạo thực hiện thay đổi tập trung trong vài giờ
Công việc phòng thí nghiệm thay đổi khi phương pháp, loại mẫu, trách nhiệm nhân sự, khu vực bảo quản, tiêu chí xét duyệt hoặc nhu cầu báo cáo đổi khác. Ứng dụng không cần mã có giá trị nhất khi có thể thực hiện các thay đổi đó mà không phá vỡ định danh và lịch sử đang vận hành tốt.
Chủ động thay đổi từng giai đoạn
Cập nhật trường, lựa chọn, quy tắc xác thực, tác vụ và bảng điều khiển bị ảnh hưởng thay vì sao chép một bảng tính mới cho quy trình sửa đổi.
Kiểm thử lại cả luồng bình thường và ngoại lệ
Xác nhận nội dung hiển thị, trường bắt buộc, người nhận tác vụ, chính xác hồ sơ nào thay đổi và những hồ sơ không liên quan nào vẫn giữ nguyên.
Bảo toàn hồ sơ trước đây
Không tùy tiện đổi tên hoặc xóa trường khi hồ sơ, báo cáo, tự động hóa hoặc tích hợp hiện có đang phụ thuộc vào chúng.
Công bố rõ trách nhiệm
Ghi lại ai được sửa ứng dụng, ai duyệt thay đổi quy trình và cách người dùng báo một trường, luồng hoặc bảng điều khiển không còn phù hợp.
Được xây dựng cho bàn giao công việc và quyết định xét duyệt
Sử dụng khi quy trình phòng thí nghiệm liên quan đến nhiều vai trò, thời hạn, ngoại lệ và bước phê duyệt
Ví dụ này kết hợp hàng đợi vận hành với tác vụ xét duyệt ngay trong hệ thống cho ngoại lệ và quyết định xuất mẫu, thay vì chỉ dùng một trường trạng thái để thể hiện cả quy trình.
Rất phù hợp với: Phòng thí nghiệm cần phối hợp nhiều người trong tiếp nhận, công việc được giao, bằng chứng, khoanh vùng ngoại lệ, khắc phục, xét duyệt và xử lý cuối cùng.
Ứng dụng minh họa điều gì: Các hồ sơ và người phụ trách riêng biệt, công việc chờ xử lý, trở ngại, công việc bị trả lại, hành động ngoại lệ, quyết định xét duyệt và cập nhật chính xác lên mẫu liên kết.
Tách riêng hoạt động chuyên môn khoa học: Quy trình điều phối con người và hồ sơ; không thực hiện phép thử hoặc tự động thu kết quả từ thiết bị.
Câu hỏi thực tế về quản lý quy trình phòng thí nghiệm
Quản lý quy trình phòng thí nghiệm bao gồm những gì?+
Có thể bao gồm tiếp nhận mẫu, chấp nhận hoặc tạm giữ, lập kế hoạch, phân công, thực hiện, kết quả, sự kiện bàn giao, tình trạng tồn kho, ngoại lệ, xét duyệt, xử lý cuối cùng, lưu giữ và theo dõi của quản lý. Phạm vi cụ thể phải phù hợp trách nhiệm của phòng thí nghiệm.
Jodoo có thể giao tác vụ phê duyệt chính thức không?+
Có. Ví dụ sử dụng tác vụ xét duyệt ngay trong hệ thống cho ngoại lệ mẫu và quyết định xuất mẫu. Vai trò, trường quyết định, quy tắc xác thực, luồng trả lại và tác động tiếp theo phải được cấu hình, kiểm thử theo đúng quy trình sử dụng.
Có thể thay đổi quy trình mà không cần lập trình không?+
Quản trị viên được đào tạo có thể sửa biểu mẫu, trường, lựa chọn, điều kiện, chế độ xem, bảng điều khiển, lời nhắc và quy trình trong trình tạo không cần mã của Jodoo. Thay đổi quan trọng vẫn cần được xét duyệt và kiểm thử có kiểm soát.
Jodoo có tích hợp với thiết bị hoặc LIMS không?+
Jodoo cung cấp API và các tùy chọn tích hợp, nhưng ví dụ này không khẳng định có sẵn kết nối thiết bị hay tích hợp LIMS. Với mỗi tích hợp, cần xác định nguồn, mã định danh, thời điểm, xử lý lỗi, trách nhiệm và yêu cầu thẩm định.
Nên thử nghiệm quy trình như thế nào?+
Dùng các tình huống thường, khẩn, tạm giữ, bị chặn, ngoài tiêu chuẩn, đã sửa, sẵn sàng xét duyệt, đã xuất, đã lưu và đã trả. Xác nhận biểu mẫu, quyền, tác vụ, thông báo, cập nhật đúng hồ sơ, bảng điều khiển và sử dụng di động với chính những người thực hiện từng lần bàn giao.
Khám phá không gian phòng thí nghiệm đã có dữ liệu
Khám phá quy trình phòng thí nghiệmXem các bước bàn giao trong phòng thí nghiệm được kết nối trong một không gian đã có dữ liệu
Mở các hàng đợi và biểu mẫu đã có dữ liệu, sau đó đối chiếu giai đoạn, vai trò, ngoại lệ và quyết định với phòng thí nghiệm của bạn trước khi sửa ứng dụng.