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導入指南

建立人員能夠長期準確維護的實驗室庫存流程

匯入清單或設定軟體前，先定義紀錄、異動、庫存狀態、權責、異常規則及日常檢視。

本指南著重日常庫存控制。化學品安全、受法規管制的紀錄保存、採購、財務會計及驗證要求，須由具備資格的人員依實際環境審核。

檢視實驗室庫存範例下載實驗室模板

最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。

無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境 →

樣品追蹤模板與可用應用程式從這裡開始： 樣品追蹤模板與可用應用程式
01

匯入資料前，先統一身份和控制欄位

只有乾淨的物料清單仍不夠。實驗室使用者通常選擇可用的供應商批號，而非抽象的目錄物料。應明確區分屬於物料、批次、儲存位置及每項交易的欄位。

  • Item：Define item code, name, stock category, standard unit, owner, approved suppliers, and any category-specific fields that remain stable across lots.
  • Lot：Define supplier lot, local record number, received quantity, current quantity, opened date, expiry, certificate, restriction, availability state, and evidence.
  • Location：Define the rooms, cabinets, refrigerators, freezers, shelves, and controlled zones people will actually select and maintain.
  • Transaction：Define receipt, issue, adjustment, return, and disposal. Each transaction needs quantity, time, person, lot, reason, and related work when relevant.
02

讓每個狀態都能回答一個實際問題

避免使用啟用、停用之類含糊值。使用者需要知道批次能否使用、為何不能使用、誰負責下一步，以及什麼事件會改變狀態。

  • Available：The lot is present, within the permitted date and storage conditions, and not subject to an unresolved restriction.
  • Low stock：The quantity is at or below the local replenishment point. Keep the item, lot, quantity, owner, and planned response visible.
  • Expiring soon：The expiry or approved-use window is inside the planning period. The owner decides whether to schedule use, replace, return, or dispose.
  • On hold：A certificate, condition, discrepancy, investigation, or other restriction prevents normal use until a documented decision.
  • Expired or consumed：The lot is not available for new work. Retain the record and movement history rather than deleting it from the system.
03

保持常用路徑簡短，並明確異常路徑

庫存準確性取決於人員何時紀錄異動。應讓接收及領用流程足夠簡便，以便在工作現場使用，同時清楚處理差異、暫緩使用及修正。

  • Receive：Confirm the item, supplier lot, quantity, unit, storage, expiry, evidence, and initial availability before shelving the material.
  • Store and open：Record the location and storage condition. Add the opened date or changed stability window when it affects usability.
  • Issue：Record the quantity used, lot, time, person, and sample or assignment context. Choose FEFO when expiry should drive selection, FIFO when receipt order is appropriate, or a documented manual choice when restrictions override both.
  • Reconcile：Investigate a difference, record the reason, obtain the required review, and use an adjustment transaction instead of silently changing the balance.
  • Replenish or dispose：Use low-stock, expiry, hold, and upcoming-work views to create an owned response before the material interrupts work.
04

為每個角色建置開始工作時需要開啟的介面

儀表板不能取代登記表，登記表也不應迫使每個角色瀏覽所有欄位。應將摘要訊號與可開啟底層紀錄的詳細清單結合。

  • What can be used now?：Show available lots by item, location, quantity, expiry, opened date, and restriction.
  • What could interrupt work?：Show low stock, expiring material, held lots, unresolved discrepancies, and the scheduled samples or assignments affected.
  • Why did the balance change?：Show receipts, issues, adjustments, returns, and disposal by lot, date, person, reason, and related work.
  • What needs an owner?：Show replenishment, restriction review, expiry action, discrepancy investigation, location correction, and overdue follow-up.
05

不要把試算表中的所有問題一起匯入新應用程式

庫存移轉既是檔案匯入，也是業務審核。團隊應確認哪些紀錄有效、哪些單位正確、哪些批次可用，以及未解決的差異由誰負責。

  • Normalize identifiers：Choose one item code, one supplier-lot format, and one local lot record per usable lot. Keep legacy references in a separate field when they still help users.
  • Confirm quantities and units：Count or reconcile the opening balance, remove mixed units from numeric cells, and document any conversion rule outside the imported quantity.
  • Verify dates and availability：Check expiry, opened date, received date, hold reason, and availability rather than assuming every row in the old file is usable.
  • Load a pilot set first：Import a controlled set of high-risk or frequently used items, run the daily processes, correct the model, and then expand.
06

透過權責、審核及指標防止資料逐漸失真

只有當人員清楚誰負責物料設定、批次接收、庫存異動、差異審核、補貨，以及欄位或工作流程調整時，應用程式才能持續實用。

  • Assign data ownership：Name the people who create item records, receive lots, change availability, approve corrections, and retire values that should no longer be selected.
  • Review exceptions regularly：Use a recurring queue for negative or unexplained balances, held material, past-due actions, upcoming expiry, and lots without a valid location.
  • Change the app carefully：Let a trained administrator add categories, fields, rules, alerts, and views, then retest affected forms and automations before staff rely on them.
  • Measure operating health：Track stockouts affecting work, lots below reorder point, expiring or discarded quantity, held-lot age, adjustment frequency, transaction delay, and avoidable expiry waste.
  • Schedule cycle counts：Count high-risk, high-use, or discrepancy-prone locations more often. Record the observed balance, variance, reason, corrective transaction, reviewer, and next count date.
  • Connect the purchasing handoff：When stock reaches its reorder point or safety stock, send the item, usable balance, open demand, supplier, lead time, requested quantity, and owner to purchasing instead of copying an alert into email.
庫存控制檢查

設定檢視前，先明確要回答的庫存問題

將物料識別、批次資訊、庫存異動、可用性及補貨決定清楚區分。

控制問題必需記錄失效訊號
這是什麼物料？物料、供應商批號、單位、儲存和使用限制不同批次被合併為一個餘額
什麼改變了數量？入庫、領用、調整、處置和關聯編號餘額發生變化，卻沒有可追溯的事件
此批次可以使用嗎？可用狀態、效期、暫緩使用原因和審核人暫緩使用或過期庫存仍顯示為可用
哪些事項需要處理？補貨點、需求背景、負責人和截止日期低庫存已經可見，卻無人負責應對
範本

匯入資料前，先統一身份和控制欄位

只有乾淨的物料清單仍不夠。實驗室使用者通常選擇可用的供應商批號，而非抽象的目錄物料。應明確區分屬於物料、批次、儲存位置及每項交易的欄位。

最適合開始使用的範本附有可用範例的庫存指南

使用包含完整資料的 Jodoo 檢視，檢驗指南中介紹的紀錄設計、庫存狀態、交易和管理問題。

樣品接收登記表模板與應用程式樣品接收登記表模板與應用程式下載實用的實驗室樣品接收登記表，並檢視用於管理接收狀況、儲存、接收決定、工作及異常的 Jodoo 應用程式。樣品追蹤模板與可用應用程式樣品追蹤模板與可用應用程式下載實用的樣品追蹤試算表，並檢視用於管理位置、保管、任務、異常、審核及處置的 Jodoo 應用程式。
常見問題

實驗室庫存問題

應追蹤物料還是批次？

當供應商批號、效期、開封日期、證書、儲存、使用限制或使用歷史可能不同時，兩者都要追蹤。物料提供穩定的目錄識別，批次則是實際可用的營運庫存紀錄。

實驗室庫存應多久審核一次？

審核頻率應配合使用量、到期風險、儲存風險、補貨交期及工作中斷成本。許多團隊會結合交易時即時更新、每週風險審核及定期實物核對。

匯入試算表前應清理什麼？

清理重複物料編碼、不一致單位、缺少的批號、無效日期、過時位置、不清楚的可用狀態、無法解釋的餘額及負責人姓名。只有使用者仍需要時才保留舊識別碼。

一個 Jodoo 應用程式可以同時管理庫存和樣品嗎？

可以。關聯表單可將批次和交易連接到樣品或任務。各類紀錄仍應適當分開，讓庫存負責人和實驗室人員能夠維護各自內容，避免相互覆蓋。

什麼時候應該告別試算表？

當多人更新檔案、各批次需要獨立歷史、提醒或權限變得重要、交易必須關聯工作、異常需要審核，或經理需要無須手動彙整即可檢視可靠現況時，就應移轉。

下一步

使用可運行的庫存範例驗證你的設計選擇

對照指南檢視包含完整資料的批次、異動、樣品及風險檢視。保留適用部分、刪除不適用內容，並由實際負責人結合真實異常試行該模型。

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