已指派
指定人員屬於某一政策版本的適用對象，並收到了截止日期。
從分送到後續處理
依版本、適用對象和未解決事項追蹤政策法遵情況
清楚掌握誰收到了現行政策、誰已回覆、誰提出問題、哪些事項逾期、哪些豁免仍有效，以及下一步由誰負責，而不是把“郵件已傳送”當作證據。
工作區會區分知悉證據與實際營運法遵證據。確認收悉只能證明員工對某個版本做出回覆，不能單獨證明實際工作符合該政策。
最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境
- 按版本指派任務
- 逾期回覆與員工問題
- 設有到期日和審查日的例外
6回覆狀態3後續追蹤層級0“郵件已傳送”的錯誤假設
區分知悉、理解、例外和營運證據
實用的追蹤器會回答每項判斷背後的問題，而不是把所有訊號都統稱為「合規」。
已確認收悉
該人員在明確時間對該版本提交了回覆。
已提出問題
員工尚不能確認理解，且該問題已有後續追蹤負責人。
例外受管控
偏離要求的情形已經評估風險，並設定適用條件、審查日、到期日和責任人。
已驗證實際執行
底層流程紀錄或稽核證據顯示相關要求在實際工作中是否得到遵守。
將政策與管控措施和發現關聯起來 →保持要求、政策、管控措施和證據之間的關聯
確認收悉只是其中一種證據。更完整的法遵檢視畫面還應說明政策為何存在、要求如何落實，以及哪些營運紀錄暴露了缺口。
要求
明確適用的法律、法規、合約、標準、風險決策或內部規定，以及相應負責人。
政策義務
關聯將該要求轉化為組織規範的現行政策及準確版本。
管控措施或程序
明確落實政策的審核與核准、檢查、存取審查、訓練、交易或定期程序。
證據與缺口
保留執行結果、例外、發現事項、改善措施、負責人和截止日期，而不是把已分送的文件當成法遵證明。
使用管理者可以繼續追查的分母
百分比應能深入查看到對應人員、版本、適用對象和未解決原因。
| 檢視 | 分子 | 分母 | 行動清單 |
|---|---|---|---|
| 確認收悉涵蓋情況 | 按時確認收悉 | 該版本的指派人數 | 已開啟、逾期、有疑問、拒絕確認 |
| 審查健康度 | 按期完成的審查 | 到期應審查的政策 | 已逾期及等待決定 |
| 例外管控 | 按時審查的有效豁免 | 全部有效豁免 | 高風險、即將到期、已經到期或缺少適用條件 |
| 發布準備度 | 生效日前已準備好的指派任務 | 計畫中的適用對象指派 | 缺少負責人、截止日期、交付管道或可存取版本 |
把每個缺口轉化為明確的下一步行動
追蹤器應幫助管理者解決具體原因，而不只是重複傳送提醒。
從未開啟
升級處理前，先核對指派、存取權限、休假狀態和交付情況。
已提出問題
回答問題、說明政策或程序，並保留回覆紀錄。
已逾期
明確後續追蹤負責人，並根據適用對象、風險和逾期時長升級處理。
拒絕確認或需要例外處理
將問題轉交政策負責人或風險負責人；不要將狀態強行改寫為已確認。
政策追蹤只是法遵管理的一部分
追蹤器適合管理版本分送、回覆、審查和例外。更完整的法遵軟體還可能需要管理要求、管控措施、測試、風險、發現事項、改善、法規內容和確信作業。
適合政策追蹤的需求
適用對象指派、確認收悉、問題、提醒、豁免、審查週期和管理者深入查看檢視。
需要關聯執行證據
實際法遵證據往往存在於訓練、檢查、審核與核准、交易、存取審查、事件紀錄和稽核中。
需要專業法遵深度
若需要法規要求對應、管控測試、法規變更、企業風險和確信工作流程，應考慮 GRC 平台。
相關實用問題： 政策法遵追蹤軟體
政策法遵追蹤應包含什麼？+
應追蹤現行版本、適用對象、指派日期、截止日期、回覆狀態、回覆時間、問題、後續追蹤、豁免、審查日期，以及證明實際要求執行情況所需的執行證據。
政策確認收悉能證明法遵嗎？+
它只能證明某人對指定版本作出了回覆，不能自動證明其理解、接受訓練、具備能力或實際行為法遵。
如何計算政策確認率？+
用所選時間範圍內按時確認指定版本的人數，除以必須確認該版本的人數。應保留排除項和適用對象變更紀錄。
Jodoo 能傳送提醒並流轉例外事項嗎？+
設定後的應用可透過自動化和工作流程提醒負責人、安排審查並顯示逾期事項。請在試行中驗證具體升級規則、身分、交付和證據要求。
員工提出的政策問題應如何處理？+
保持回覆事項為未完成狀態，指定負責人解答問題，判斷是否需要調整內容或訓練，並在員工能夠準確回覆後再紀錄確認。