Planen Sie Spesenmanagement-Workflows für Einreichungen durch Mitarbeitende, Belegnachweise, Richtlinienprüfungen, Freigaben, Erstattungen und die Nachverfolgung durch das Finanzteam.
Spesenmanagement-Workflows geraten ins Stocken, wenn Belege, Richtlinienausnahmen, Freigaben durch Vorgesetzte und der Erstattungsstatus an unterschiedlichen Stellen liegen. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um Felder und Statusansichten festzulegen, bevor Sie eine Vorlage für Spesenfreigaben oder Erstattungen öffnen.
Starten Sie mit: Spesenfreigabe-WorkflowDie Spesenfreigabe sollte mit ausreichend Kontext starten, damit Vorgesetzte und das Finanzteam den geschäftlichen Anlass und die Richtlinienkonformität prüfen können.
Vorgesetzte bestätigen die geschäftliche Notwendigkeit. Das Finanzteam bestätigt Richtlinienkonformität, Kontierung, Erstattungsbereitschaft und Zahlungsstatus.
Auch genehmigte Spesen brauchen Transparenz bei der Erstattung, damit Mitarbeitende und das Finanzteam sehen, was noch offen ist.
Nutzen Sie diese Felder, damit Einreichungen von Mitarbeitenden, Freigaben, Richtlinienprüfungen und Erstattungsstatus transparent bleiben.
Nutzen Sie den Leitfaden, um Felder für die Spesenprüfung zu definieren, und verknüpfen Sie dann Mitarbeitererstattungen mit Budgetprüfungen, Zahlungsanfragen und Workflows für Finanzfreigaben.
Starten Sie hier, wenn Mitarbeiterspesen Belegnachweise, Richtlinienprüfungen, Freigaben durch Vorgesetzte, Rückgabegründe und die Nachverfolgung von Erstattungen benötigen.
Spesenfreigabe-WorkflowLeiten Sie den Spesenfreigabe-Workflow mit Entscheidungen der Genehmigenden, Ausnahmebehandlung und Transparenz bei überfälligen Vorgängen in einem strukturierten Freigabe-Workflow.
Anfrage zur SpesenerstattungErfassen Sie Anträge auf Spesenerstattung mit Belegen, Richtlinienkontext und Auszahlungsstatus, damit Teams Ausnahmen prüfen und den Fortschritt transparent halten können.
Formular für die ReisekostenerstattungErfassen Sie Anträge auf Reisekostenerstattung mit Reisedetails, Belegen, Kategorien, Richtlinienausnahmen, Freigaben und Auszahlungsstatus.
Formular für die Erstattung von BarauslagenErfassen Sie Erstattungsanträge für Barauslagen, Belege, Ausgabenkategorien, Beträge, Genehmigende, Auszahlungsstatus und die Nachverfolgung durch das Finanzteam.
Budgetfreigabe-WorkflowNutzen Sie eine App-Vorlage für Budgetfreigaben mit Anfrageerfassung, Ausgabenlimits, Abweichungskontext, gerouteten Freigebern und auditfähiger Statusverfolgung.
Formular für ZahlungsanforderungenErfassen Sie Zahlungsanforderungen mit Zahlungsempfängerdaten, Nachweisdokumenten und sichtbarer Freigabebereitschaft, bevor Mittel freigegeben werden.
Formular zur KreditkartenautorisierungErfassen Sie Anfragen zur Kartenverwendung, genehmigte Belastungsdetails, Einwilligungsnachweise, Referenzen der letzten vier Ziffern, Unterschriften und die Prüfung durch das Finanzteam.Er sollte den Kontext der Mitarbeitenden, die Spesenkategorie, den Betrag, den Beleg, den geschäftlichen Anlass, die Freigabe durch Vorgesetzte, die Richtlinienprüfung durch das Finanzteam, den Ausnahmegrund und den Erstattungsstatus enthalten.
Bei der Freigabe wird entschieden, ob die Ausgabe akzeptiert wird. Die Nachverfolgung der Erstattung zeigt, ob der genehmigte Betrag bereits zur Zahlung oder zur Nachverfolgung über die Gehaltsabrechnung weitergeleitet wurde.
Leiten Sie an das Finanzteam weiter, wenn Richtlinienprüfungen, Kontierung, Erstattungsbereitschaft, steuerliche Behandlung, Ausnahmebehandlung oder Zahlungsstatus kontrolliert werden müssen.
Sehen Sie sich die Jodoo-Vorlage in der Vorschau an und passen Sie dann Spesenkategorien, Richtlinienprüfungen, Freigaben durch Vorgesetzte, Erstattungsstatus und Finanz-Dashboards an Ihren Prozess an.
