วางแผนเวิร์กโฟลว์การจัดการค่าใช้จ่ายสำหรับการส่งคำขอของพนักงาน หลักฐานใบเสร็จ การทบทวนนโยบาย การอนุมัติ การเบิกคืน และการติดตามงานโดยทีมการเงิน
เวิร์กโฟลว์การจัดการค่าใช้จ่ายมักสะดุดเมื่อใบเสร็จ ข้อยกเว้นตามนโยบาย การอนุมัติจากผู้จัดการ และสถานะการเบิกคืนอยู่คนละที่ ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดฟิลด์และมุมมองสถานะก่อนเปิดใช้เทมเพลตการอนุมัติค่าใช้จ่ายหรือการเบิกคืน
เริ่มจาก: เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายการอนุมัติค่าใช้จ่ายควรเริ่มด้วยข้อมูลบริบทที่เพียงพอให้ผู้จัดการและทีมการเงินตรวจสอบเหตุผลทางธุรกิจและความสอดคล้องกับนโยบายได้
ผู้จัดการยืนยันความจำเป็นทางธุรกิจ ทีมการเงินยืนยันนโยบาย การลงรหัส ความพร้อมสำหรับการเบิกคืน และสถานะการชำระเงิน
แม้ค่าใช้จ่ายจะได้รับอนุมัติแล้ว ก็ยังต้องมองเห็นสถานะการเบิกคืนเพื่อให้พนักงานและทีมการเงินทราบว่ายังมีรายการใดค้างอยู่
ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อให้มองเห็นการส่งคำขอค่าใช้จ่ายของพนักงาน การอนุมัติ การตรวจสอบตามนโยบาย และสถานะการเบิกคืนได้อย่างชัดเจน
ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดฟิลด์สำหรับตรวจสอบค่าใช้จ่าย แล้วเชื่อมการเบิกคืนของพนักงานเข้ากับการตรวจสอบงบประมาณ คำขอชำระเงิน และเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทางการเงิน
เริ่มจากตรงนี้เมื่อค่าใช้จ่ายของพนักงานต้องมีหลักฐานใบเสร็จ การทบทวนนโยบาย การอนุมัติจากผู้จัดการ เหตุผลที่ตีกลับ และการติดตามการเบิกคืน
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายกำหนดเส้นทางเวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายผ่านการตัดสินใจของผู้อนุมัติ การจัดการข้อยกเว้น และการมองเห็นรายการที่เกินกำหนดภายในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่มีโครงสร้างเดียว
คำขอเบิกคืนค่าใช้จ่ายรวบรวมคำขอเบิกคืนค่าใช้จ่ายพร้อมใบเสร็จ บริบทตามนโยบาย และสถานะการจ่ายเงิน เพื่อให้ทีมคัดแยกข้อยกเว้นและติดตามความคืบหน้าได้อย่างชัดเจน
ฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางรวบรวมคำขอเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางพร้อมรายละเอียดทริป ใบเสร็จ หมวดหมู่ ข้อยกเว้นตามนโยบาย การอนุมัติ และสถานะการจ่ายเงิน
ฟอร์มเบิกคืนเงินสดย่อยรวบรวมคำขอเบิกคืนเงินสดย่อย ใบเสร็จ หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย จำนวนเงิน ผู้อนุมัติ สถานะการจ่ายเงิน และการติดตามงานของทีมการเงิน
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติงบประมาณใช้เทมเพลตแอปอนุมัติงบประมาณที่มีการรับคำขอ วงเงินใช้จ่าย บริบทของส่วนต่าง การส่งต่อผู้อนุมัติ และการติดตามสถานะที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ
ฟอร์มคำขอชำระเงินรวบรวมคำขอชำระเงินพร้อมรายละเอียดผู้รับเงิน เอกสารประกอบ และความพร้อมสำหรับการอนุมัติให้มองเห็นได้ก่อนปล่อยเงิน
ฟอร์มอนุมัติการใช้บัตรเครดิตรวบรวมคำขออนุมัติการใช้บัตร รายละเอียดรายการเรียกเก็บที่ได้รับอนุมัติ หลักฐานการให้ความยินยอม ข้อมูลอ้างอิงเลข 4 หลักท้าย ลายเซ็น และการตรวจสอบโดยทีมการเงินควรมีข้อมูลพนักงาน หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย จำนวนเงิน ใบเสร็จ เหตุผลทางธุรกิจ การอนุมัติจากผู้จัดการ การทบทวนนโยบายโดยฝ่ายการเงิน เหตุผลของข้อยกเว้น และสถานะการเบิกคืน
การอนุมัติใช้ตัดสินว่ารับค่าใช้จ่ายนั้นหรือไม่ ส่วนการติดตามการเบิกคืนใช้แสดงว่าจำนวนเงินที่อนุมัติแล้วได้เข้าสู่กระบวนการชำระเงินหรือการดำเนินการผ่านเงินเดือนแล้วหรือยัง
ควรส่งต่อไปยังฝ่ายการเงินเมื่อจำเป็นต้องควบคุมการทบทวนนโยบาย การลงรหัส ความพร้อมสำหรับการเบิกคืน การพิจารณาด้านภาษี การจัดการข้อยกเว้น หรือสถานะการชำระเงิน
ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย การตรวจสอบตามนโยบาย การอนุมัติจากผู้จัดการ สถานะการเบิกคืน และแดชบอร์ดการเงินให้เข้ากับกระบวนการของคุณ
