Lập kế hoạch quy trình quản lý chi phí cho yêu cầu của nhân viên, chứng từ chi phí, rà soát chính sách, phê duyệt, hoàn trả chi phí và theo dõi tiếp từ bộ phận tài chính.
Quy trình quản lý chi phí dễ bị đứt gãy khi chứng từ, ngoại lệ chính sách, phê duyệt của quản lý và trạng thái hoàn trả chi phí nằm rải rác ở nhiều nơi. Hãy dùng hướng dẫn này để xác định các trường dữ liệu và chế độ xem trạng thái trước khi mở mẫu phê duyệt chi phí hoặc hoàn trả chi phí.
Bắt đầu từ: Quy trình phê duyệt chi phíPhê duyệt chi phí nên bắt đầu với đủ bối cảnh để quản lý và bộ phận tài chính rà soát mục đích công việc và mức độ phù hợp với chính sách.
Quản lý xác nhận nhu cầu công việc. Bộ phận tài chính xác nhận tuân thủ chính sách, mã hạch toán, mức độ sẵn sàng hoàn trả chi phí và trạng thái thanh toán.
Khoản chi đã được phê duyệt vẫn cần hiển thị trạng thái hoàn trả chi phí để nhân viên và bộ phận tài chính biết khoản nào còn chờ xử lý.
Dùng các trường dữ liệu này để các khoản chi nhân viên gửi, bước phê duyệt, kiểm tra chính sách và trạng thái hoàn trả chi phí luôn rõ ràng.
Dùng hướng dẫn này để xác định các trường dữ liệu rà soát chi phí, sau đó kết nối hoàn trả chi phí cho nhân viên với rà soát ngân sách, yêu cầu thanh toán và quy trình phê duyệt tài chính.
Bắt đầu tại đây khi chi phí của nhân viên cần chứng từ, rà soát chính sách, phê duyệt của quản lý, lý do trả lại và theo dõi tiếp việc hoàn trả chi phí.
Quy trình phê duyệt chi phíĐịnh tuyến quy trình phê duyệt chi phí qua các quyết định của người phê duyệt, xử lý ngoại lệ và theo dõi các mục quá hạn trong một quy trình phê duyệt có cấu trúc.
Yêu Cầu Hoàn Trả Chi PhíThu thập yêu cầu hoàn trả chi phí kèm hóa đơn, bối cảnh chính sách và trạng thái chi trả để các nhóm có thể phân loại ngoại lệ và theo dõi tiến độ rõ ràng.
Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tácThu thập yêu cầu hoàn ứng chi phí đi công tác với thông tin chuyến đi, biên lai, danh mục chi phí, ngoại lệ chính sách, phê duyệt và trạng thái chi trả.
Biểu mẫu Hoàn ứng quỹ tiền mặtThu thập yêu cầu hoàn ứng quỹ tiền mặt, hóa đơn chứng từ, danh mục chi phí, số tiền, người phê duyệt, trạng thái chi trả và theo dõi tiếp của bộ phận tài chính.
Quy trình phê duyệt ngân sáchSử dụng mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách với tiếp nhận yêu cầu, hạn mức chi tiêu, bối cảnh chênh lệch, định tuyến người phê duyệt và theo dõi trạng thái phục vụ kiểm toán.
Biểu mẫu yêu cầu thanh toánThu thập yêu cầu thanh toán với thông tin người thụ hưởng, tài liệu đính kèm và trạng thái sẵn sàng phê duyệt hiển thị rõ trước khi giải ngân.
Biểu mẫu Ủy quyền thẻ tín dụngThu thập yêu cầu ủy quyền sử dụng thẻ, chi tiết khoản phí được phê duyệt, bằng chứng đồng ý, tham chiếu bốn số cuối, chữ ký và rà soát của bộ phận tài chính.Nên bao gồm bối cảnh nhân viên, danh mục chi phí, số tiền, chứng từ, mục đích công việc, phê duyệt của quản lý, rà soát chính sách tài chính, lý do ngoại lệ và trạng thái hoàn trả chi phí.
Phê duyệt quyết định khoản chi có được chấp nhận hay không. Theo dõi hoàn trả chi phí cho biết số tiền đã được phê duyệt đã đi qua bước thanh toán hoặc theo dõi tiếp với bộ phận tiền lương hay chưa.
Chuyển đến bộ phận tài chính khi việc rà soát chính sách, mã hạch toán, mức độ sẵn sàng hoàn trả chi phí, cách xử lý thuế, xử lý ngoại lệ hoặc trạng thái thanh toán cần được kiểm soát.
Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh danh mục chi phí, kiểm tra chính sách, phê duyệt của quản lý, trạng thái hoàn trả chi phí và bảng tổng quan tài chính theo quy trình của bạn.
