收集費用情境與憑證
費用簽核應從足夠的背景資訊開始，讓主管與財務能審查其業務原因及是否符合政策。
- 員工、部門、專案、費用日期、類別、金額與幣別。
- 收據檔案、商家、差旅或活動情境，以及報銷申請。
- 需要時填寫預算或成本中心。
- 缺少收據或例外原因。
指南
費用管理工作流程指南
規劃費用管理工作流程，涵蓋員工提交、收據憑證、政策審查、簽核、報銷與財務後續追蹤。
當收據、政策例外、主管簽核與報銷狀態分散在不同地方時，費用管理工作流程就容易失效。請先使用本指南定義欄位與狀態檢視，再開啟費用簽核或報銷範本。
從這裡開始： 費用簽核工作流程區分主管簽核與財務審查
主管確認業務需求；財務確認政策符合性、編碼、報銷準備狀態與付款狀態。
- 主管決策、退回原因與簽核日期。
- 政策檢查、編碼、是否課稅或可報銷狀態，以及財務審查人。
- 重複或不符合政策標記。
- 針對高金額、延遲或例外費用進行升級處理。
追蹤報銷直到結案
即使費用已核准，仍需要有報銷可視性，讓員工與財務了解哪些項目尚未結案。
- 報銷方式、付款申請、付款日期與狀態。
- 需要時交接至應付帳款或薪資作業。
- 員工通知與結案備註。
- 待處理、已退回、已核准、已付款與逾期項目的儀表板檢視。
費用欄位
費用管理工作流程欄位
使用這些欄位，讓員工費用提交、簽核、政策檢查與報銷狀態保持清楚可見。
工作流程區域需收集內容支援的決策負責人
提交員工、類別、金額、日期、收據。費用資料是否完整？員工
業務審查主管、業務原因、專案、備註。是否應核准？主管
政策審查政策狀態、例外、編碼、成本中心。是否已可交由財務處理？財務
報銷付款方式、付款申請、付款日期。是否已完成報銷？財務或薪資
例外缺少收據、重複、退回原因。哪些因素阻礙結案？申請人或財務
範本
將費用簽核串接至財務控管
使用本指南定義費用審查欄位，接著將員工報銷串接至預算審查、付款申請與財務簽核工作流程。
最適合開始使用的範本最佳起點：費用簽核工作流程
當員工費用需要收據憑證、政策審查、主管簽核、退回原因與報銷後續追蹤時，請從這裡開始。
費用簽核工作流程在單一結構化簽核工作流程中，透過簽核人決策、例外處理與逾期可視性來分派費用簽核工作流程。
費用報銷申請集中收集費用報銷申請、收據、政策說明與撥款狀態，讓團隊能分流處理例外情況，並隨時掌握進度。
差旅費報支表單收集差旅費報支申請，涵蓋行程明細、收據、費用類別、政策例外、簽核與付款狀態。
零用金報銷表單收集零用金報銷申請、收據、費用類別、金額、簽核人、付款狀態，以及財務後續追蹤。
預算簽核工作流程使用預算簽核應用程式範本，整合申請進件、支出上限、差異脈絡、簽核人分派，以及可供稽核的狀態追蹤。
付款申請表單在款項撥付前，蒐集收款人資料、佐證文件與簽核準備狀態，讓相關資訊一目了然。
信用卡授權表單收集用卡授權申請、核准扣款明細、同意證明、末四碼參考、簽名與財務審查。探索相關費用與財務範本
查看財務簽核工作流程組合
常見問題
關於費用管理工作流程的常見問題
費用管理工作流程應包含哪些內容？
應包含員工資訊、費用類別、金額、收據、業務原因、主管簽核、財務政策審查、例外原因與報銷狀態。
費用簽核與報銷追蹤有何不同？
簽核決定該筆費用是否被接受；報銷追蹤則顯示已核准金額是否已完成付款，或仍在薪資後續追蹤中。
費用申請何時應分派給財務？
當需要控管政策審查、編碼、報銷準備狀態、稅務處理、例外處理或付款狀態時，應分派給財務。
下一步
開啟費用簽核工作流程
先預覽 Jodoo 範本，再依您的流程調整費用類別、政策檢查、主管簽核、報銷狀態與財務儀表板。