Спланируйте рабочие процессы управления расходами для заявок сотрудников, чеков и подтверждений, проверки правил, согласований, возмещений и последующих действий финансовой службы.
Рабочие процессы управления расходами дают сбои, когда чеки, исключения из правил, согласование руководителем и статус возмещения ведутся в разных местах. Используйте это руководство, чтобы определить поля и представления статусов перед запуском шаблона согласования расходов или возмещения.
Начните с: Рабочий процесс согласования расходовСогласование расходов должно начинаться с достаточного контекста, чтобы руководители и финансовая служба могли проверить бизнес-обоснование и соответствие правилам.
Руководители подтверждают бизнес-необходимость. Финансовая служба проверяет соответствие правилам, учетные коды, готовность к возмещению и статус платежа.
Даже после согласования расхода нужна прозрачность процесса возмещения, чтобы сотрудники и финансовая служба понимали, что остается незакрытым.
Используйте эти поля, чтобы заявки сотрудников по расходам, согласования, проверки правил и статусы возмещения оставались видимыми.
Используйте руководство, чтобы определить поля проверки расходов, а затем свяжите возмещение сотрудникам с проверкой бюджета, платежными запросами и рабочими процессами финансового согласования.
Начните здесь, если для расходов сотрудников нужны чеки и подтверждения, проверка правил, согласование руководителем, причины возврата и последующие действия по возмещению.
Рабочий процесс согласования расходовНаправляйте согласование расходов через решения согласующих, обработку исключений и контроль просрочек в едином структурированном рабочем процессе.
Запрос на возмещение расходовСобирайте заявки на возмещение расходов с чеками, контекстом политики и статусом выплаты, чтобы команды могли разбирать исключения и видеть ход выполнения.
Форма возмещения командировочных расходовСобирайте заявки на возмещение командировочных расходов с данными о поездке, чеками, категориями, исключениями из политики, согласованиями и статусом выплаты.
Форма возмещения мелких наличных расходовСобирайте заявки на возмещение мелких наличных расходов, чеки, категории затрат, суммы, согласующих, статус выплаты и последующие действия финансовой команды.
Рабочий процесс согласования бюджетаИспользуйте шаблон приложения для согласования бюджета с приемом заявок, лимитами расходов, контекстом отклонений, маршрутизацией к согласующим и отслеживанием статусов для аудита.
Форма запроса на оплатуСобирайте запросы на оплату с данными получателя, подтверждающими документами и статусом готовности к согласованию до перечисления средств.
Форма авторизации кредитной картыСобирайте запросы на авторизацию использования карты, сведения об одобренных списаниях, подтверждения согласия, ссылки на последние четыре цифры, подписи и результаты проверки финансовой команды.Включите данные сотрудника, категорию расхода, сумму, чек, бизнес-обоснование, согласование руководителем, проверку финансовых правил, причину исключения и статус возмещения.
Согласование определяет, принимается ли расход. Отслеживание возмещения показывает, прошла ли согласованная сумма через платеж или дальнейшую обработку в расчете зарплаты.
Направляйте их в финансовую службу, когда нужен контроль проверки правил, учетных кодов, готовности к возмещению, налогообложения, обработки исключений или статуса платежа.
Просмотрите шаблон Jodoo, затем адаптируйте категории расходов, проверки правил, согласования руководителей, статусы возмещения и финансовые дашборды под свой процесс.
