AUTORISIERUNG DER BESTELLUNG
Bestellfreigabe mit Lieferant, Betrag und Konditionen
Geben Sie dem PO-Genehmiger den genehmigten Ausgangsdatensatz, Lieferantenstatus, Betrag, Währung, Konditionen, Lieferkontext und Ausnahmenachweise, die für Genehmigung, Rückgabe oder Ablehnung der Freigabe nötig sind.
Das Beispiel verwendet eine echte Genehmigungsaufgabe mit getrennten Ergebnissen für Genehmigung, Rückgabe und Ablehnung. Zurückgegebene Bestellungen bleiben blockiert, bis die benannte Korrektur erledigt und erneut geprüft wurde.
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Sehen, welche Bestellungen freigegeben werden können und welche noch bearbeitet werden müssen
Das Beispiel verknüpft jede vorbereitete Bestellung mit genehmigtem Ausgangsdatensatz, Lieferantenstatus, Konditionen, Ausnahmen und dokumentiertem Autorisierungsergebnis.
Entscheidungsnachweise direkt neben der Aktion anzeigen
Die genehmigende Person sollte keine fünf Browser-Tabs öffnen müssen, um zu erkennen, ob die Bestellung sicher freigegeben werden kann.
| Nachweis | Was ist zu bestätigen? | Mögliches Ergebnis |
|---|---|---|
| Ausgangsgenehmigung | Richtige Bestellanforderung, richtiger Betrag und richtige Bedingungen | Fortfahren oder zur Prüfung der Bestellanforderung zurückgeben |
| Lieferantenstatus | Genehmigt, Prüfung erforderlich oder gesperrt | Fortfahren, zurückhalten oder zur Lieferantenprüfung weiterleiten |
| Kaufmännische Konditionen | Preis, Währung, Zahlungs- und Lieferbedingungen | Standard genehmigen oder Ausnahme prüfen |
| Lieferkontext | Lieferadresse, Bedarfstermin, Leistungsabnahme | Vor Freigabe korrigieren |
| Entscheidungsdatensatz | Prüfende Person, Begründung, Datum und nächste Zuständigkeit | Genehmigen, zurückgeben oder ablehnen |
Verantwortung für Anfrage, Vorbereitung und Autorisierung trennen
Der Workflow sollte beiläufige Selbstgenehmigungen verhindern, ohne jeden gewöhnlichen Einkauf unnötig zu verlangsamen.
Antragsteller beschreibt den Bedarf
Der Antragsteller verantwortet geschäftlichen Kontext und Korrekturen, nicht jedoch das endgültige Autorisierungsergebnis.
Einkäufer bereitet die Übergabe vor
Der Einkäufer bestätigt Lieferant, Konditionen, Lieferung und die Daten, die in die offizielle Bestellung übernommen werden.
Genehmigende Person verantwortet die Entscheidung
Die Workflow-Aufgabe macht ausschließlich für Prüfende bestimmte Ergebnisse und Begründungen eindeutig und kann den Datensatz an die richtige zuständige Person zurückgeben.
System macht das Ergebnis sichtbar
PO-bereite Ansichten enthalten nur autorisierte Datensätze; zurückgegebene und abgelehnte Vorgänge bleiben für Nachverfolgung und Berichte sichtbar.
Die PO-Freigabe steuert die Ausgabe; sie ist weder Einkaufsstrategie noch Rechnungsfreigabe
Benachbarte Entscheidungen verknüpfen, aber getrennt verantworten.
Einsetzen, wenn die PO-Ausgabe anpassbare Prüfungen benötigt
Jodoo eignet sich für Organisationen, deren Lieferanten-, Kategorie-, Betrags-, Konditions- oder Standortregeln sich schwer in einem starren Standardworkflow abbilden lassen.
Genehmigung der Bestellanforderung vorgelagert halten
Geschäftlicher Bedarf, Budget, Abteilung und Betrag sollten bereits autorisiert sein, bevor der Einkäufer die PO-Freigabe anfordert.
Rechnungs- und Zahlungsfreigabe nachgelagert halten
Leistungsabnahme, Rechnungsabgleich, Steuern, Buchhaltung und Zahlungsfreigabe sind getrennte Entscheidungen mit anderen Nachweisen und Verantwortlichen.
Im Pilotprojekt mehr als eine grüne Genehmigungsschaltfläche nachweisen
Ein belastbarer Test enthält sowohl fehlgeschlagene als auch korrigierte Ergebnisse.
Freigegebener Standardlieferant
Eine vollständige Bestellanforderung innerhalb des Budgets und mit Standardkonditionen sollte ohne vermeidbare manuelle Abstimmung zur Genehmigung gelangen.
Neuer Lieferant
Die genehmigende Person sollte sehen, dass eine Lieferantenprüfung erforderlich ist; die Bestellung bleibt blockiert, bis diese Bedingung geklärt ist.
Betrag geändert
Eine Erhöhung nach der Genehmigung sollte die passende Wertgrenzenentscheidung auslösen, statt eine veraltete Autorisierung wiederzuverwenden.
Zurückgegebene kaufmännische Ausnahme
Der Datensatz sollte strittige Bedingung, Korrekturverantwortung, Frist und den Rückweg zur Autorisierung nach der Korrektur benennen.
PO-Autorisierung ändern, ohne den Einkaufsprozess neu zu schreiben
Ergänzen Sie per Konfiguration die relevante Ausnahme und bewahren Sie den etablierten Standardweg.
- Eine Konditionsausnahme oder Lieferantenstatus-Entscheidung ergänzen.
- Eine weitere genehmigende Person nur verlangen, wenn Wert oder Risiko eine Grenze überschreiten.
- Bearbeitungsrechte der Prüfenden auf Entscheidungsfelder und Kommentare beschränken.
- Ansichten für PO-bereite, zurückgegebene, abgelehnte und überfällige Genehmigungen erstellen.
Fragen zu Bestellfreigabe
Diese Antworten erläutern, wer eine Bestellung genehmigen sollte, welche Nachweise benötigt werden und wie zurückgegebene Bestellungen wieder in die Warteschlange gelangen.
Was ist ein Workflow für Bestellfreigaben?
Er ist der kontrollierte Autorisierungsschritt vor der Ausgabe einer offiziellen Bestellung. Er prüft genehmigte Bestellanforderung, Lieferant, Betrag, Konditionen und Lieferbedingungen, dokumentiert die Entscheidung und behandelt Rückgabe oder Ablehnung.
Wer sollte eine Bestellung genehmigen?
Das hängt von der Richtlinie ab. Möglich sind Abteilungsleitung, Budgetverantwortung, Einkaufsleitung, Finanzverantwortung oder Geschäftsleitung. Trennen Sie, wo sinnvoll, die Vorbereitung der PO von der Autorisierung wesentlicher Verpflichtungen.
Soll die PO-Freigabe die Genehmigung der Bestellanforderung wiederholen?
Sie sollte Ausgangsdatensatz und Bedingungen prüfen, nicht dieselbe Entscheidung blind wiederholen. Die PO-Freigabe konzentriert sich auf die tatsächliche Verpflichtung gegenüber dem Lieferanten, einschließlich endgültigem Betrag, Konditionen, Lieferung und Ausnahmen.
Kann eine PO zur Korrektur zurückgegeben werden?
Ja. Eine Rückgabe sollte genaue Korrektur, Zuständigkeit und Frist benennen, frühere Freigabenachweise erhalten und die korrigierte Übergabe an dieselbe PO-Genehmigungsaufgabe zurückleiten.
Wie schütze ich die Ergebnisse der PO-Freigabe?
Geben Sie Antragstellern und Einkäufern Zugriff auf die von ihnen verantworteten Felder und beschränken Sie Genehmigungsergebnis und Begründung auf die zugewiesene prüfende Person. Testen Sie vor der Einführung Rollen, Rückgabepfad, korrigierte erneute Einreichung und das endgültige PO-bereite Ergebnis.
Autorisierungsworkflow öffnen und die Nachweise hinter der Entscheidung prüfen
Prüfen Sie vorbereitete, auf Genehmigung wartende, zurückgegebene, PO-bereite und ausgegebene Beispiele. Kopieren Sie anschließend die App und testen Sie Ihre tatsächlichen Regeln zu Lieferant, Konditionen, Betrag, Prüfenden, Rückgabe und Berechtigungen.
Workflow für PO-Freigaben öffnen