Mẫu phê duyệt đơn đặt hàng

Rà soát phê duyệt đơn đặt hàng trước khi phát hành cho nhà cung cấp.

Được thiết kế cho đội ngũ mua sắm và tài chính cần làm rõ người phụ trách phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi phát hành PO.

Tùy chỉnh các bước phê duyệt, người phê duyệt, quy tắc leo thang và dấu vết kiểm tra để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu phê duyệt PO, sau đó điều chỉnh các bước, người phê duyệt và quy tắc leo thang theo đội ngũ của bạn.

Quy trình tương tácXem trước chính

Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp

Tổng quan

Mẫu này giúp bạn quản lý gì

Đội ngũ mua sắm và tài chính sử dụng mẫu này khi một đơn đặt hàng đang chờ phê duyệt trước khi phát hành. Nguyên nhân chậm trễ thường là chưa rõ người phụ trách phê duyệt, ngoại lệ bị chặn hoặc các kiểm tra chi tiêu nằm ngoài bản ghi quyết định. Mẫu này giúp giữ các bước phê duyệt, ngoại lệ và lịch sử leo thang gắn với cùng một PO trước khi gửi cho nhà cung cấp.

Phù hợp với ai

Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này

Đội ngũ mua sắm định tuyến đơn đặt hàng qua các cấp phê duyệt trước khi cam kết hoặc phát hành cho nhà cung cấp.

Người phê duyệt tài chính xác minh ngoại lệ theo ngưỡng, kiểm tra ngân sách và lịch sử dấu vết kiểm tra trước khi ký duyệt.

Lãnh đạo vận hành theo dõi thời gian chờ phê duyệt, leo thang và các đơn hàng bị trả lại theo đội ngũ hoặc nhà cung cấp.

Bao gồm những gì

Các quy trình và thành phần có trong mẫu này

Quy trình chính

Gửi PO và tiếp nhận ngoại lệ.

Thu thập chi tiết đơn hàng, thời hạn của nhà cung cấp, tài liệu hỗ trợ, bối cảnh ngân sách và ghi chú ngoại lệ trước khi bắt đầu phê duyệt.

Lịch sử quyết định và trách nhiệm của người phê duyệt.

Xem các hạng mục bị chặn, tiến độ của nhà cung cấp và lịch sử ký duyệt trong một bản ghi phê duyệt trước khi phát hành.

Định tuyến phê duyệt, ủy quyền và kiểm soát chi tiêu.

Chuyển yêu cầu qua bước rà soát của bộ phận mua sắm và tài chính, theo dõi quyết định, đồng thời làm nổi bật các phê duyệt bị chậm hoặc luồng ngoại lệ trước khi phát hành.

Theo dõi thời gian chờ phê duyệt và khả năng hiển thị phát hành.

Theo dõi các yêu cầu đã phê duyệt, bị từ chối, bị trả lại và đang chờ xử lý cùng tổng chi tiêu, trách nhiệm của người phụ trách và rủi ro phát hành trong một bảng tổng quan.

Thành phần bao gồm

Biểu mẫu

Yêu cầu đơn đặt hàng
Nhật ký quyết định phê duyệt
Nhật ký minh chứng phê duyệt

Chế độ xem

Hàng chờ phê duyệt
Bảng tổng quan thời gian chờ phê duyệt
Đơn đặt hàng đã được phê duyệt
Không gian làm việc minh chứng phê duyệt

Tự động hóa

Cảnh báo định tuyến phê duyệt
Nhắc nhở leo thang phê duyệt
Thông báo cho người phê duyệt
Nhắc nhở phê duyệt quá hạn

Vai trò

Người yêu cầu
Người rà soát mua sắm
Người phê duyệt tài chính

Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này

Vì sao quy trình này hiệu quả

Định tuyến đơn đặt hàng qua các bước phê duyệt rõ ràng với người phê duyệt cụ thể và lịch sử quyết định.
Làm nổi bật ngoại lệ, việc ký duyệt quá hạn và các điểm bàn giao bị chặn trước khi công việc bị đình trệ.
Giữ các hoạt động phê duyệt, từ chối và leo thang gắn với cùng một quyết định đơn hàng.

Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới

Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp

Xem trước mẫu

Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính

Pending purchase order approval queue preview. — Hàng chờ phê duyệt.
Rà soát các phê duyệt đang chờ, quyết định quá hạn và các mục bị trả lại từ một hàng chờ dùng chung.

Purchase Order Request preview. — Yêu cầu đơn đặt hàng.
Xem từng bản ghi cùng tài liệu, lịch sử quyết định và ghi chú ngoại lệ mà người phê duyệt cần.

Approval Aging Dashboard preview. — Bảng tổng quan thời gian chờ phê duyệt.
Theo dõi các phê duyệt đang chờ, quyết định quá hạn và rủi ro leo thang từ một bảng tổng quan.

Cách hoạt động

Từ thiết lập đến triển khai

Người gửi tạo bản ghi với các thông tin mà người phê duyệt cần để rà soát yêu cầu.

Người phê duyệt xem xét hạng mục, ghi nhận phê duyệt hoặc từ chối, và trả lại các ngoại lệ khi cần bổ sung xử lý trước khi phát hành.

Hàng chờ, nhắc nhở và cơ chế leo thang giúp hiển thị các phê duyệt đang chờ và quyết định quá hạn trước khi chúng gây đình trệ.

Các bản ghi đã phê duyệt và bị từ chối luôn có thể tìm kiếm để phục vụ kiểm tra, báo cáo và rà soát chính sách trước khi phát hành cho nhà cung cấp.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi thường gặp về mẫu này

Quy trình phê duyệt đơn đặt hàng được dùng để làm gì?

Quy trình này được dùng để định tuyến đơn đặt hàng qua nhiều bước rà soát và ký duyệt trước khi phát hành, đồng thời vẫn hiển thị rõ thời hạn của nhà cung cấp, ngoại lệ chi tiêu và các hạng mục bị chặn.

Các đội ngũ định tuyến đơn đặt hàng để phê duyệt như thế nào?

Các đội ngũ có thể chuyển đơn hàng qua các bước phê duyệt của phòng ban, bộ phận mua sắm và tài chính với định tuyến theo vai trò, nhật ký quyết định, xử lý ngoại lệ và nhắc nhở leo thang.

Người phê duyệt có thể rà soát đơn đặt hàng trên thiết bị di động không?

Có. Người phê duyệt có thể xem báo giá, ngân sách, các hạng mục bị chặn và các quyết định đang chờ trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Làm thế nào để theo dõi các phê duyệt mua hàng quá hạn?

Hàng chờ đang xử lý, bảng tổng quan thời gian chờ và nhắc nhở leo thang giúp bạn dễ thấy phê duyệt nào đang bị chậm, ngoại lệ nào chưa được xử lý và ai cần hành động tiếp theo.

Ai sử dụng mẫu phê duyệt đơn đặt hàng?

Mẫu này hữu ích cho bộ phận mua sắm, tài chính và những người phê duyệt cần kiểm soát ký duyệt trước khi các cam kết với nhà cung cấp, thời điểm phát hành hoặc ngoại lệ chính sách chi tiêu bị bỏ sót.

Jodoo AI có thể điều chỉnh quy trình phê duyệt đơn đặt hàng này không?

Có. AI có thể giúp điều chỉnh các bước phê duyệt, quy tắc định tuyến, logic leo thang và các trường dữ liệu quyết định cho quy trình mua hàng của bạn.

Tình huống sử dụng

Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này

17 mẫu

Tự động hóa quy trình mua sắm

Tự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 29 mẫu

Mẫu quy trình mua sắm

So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng 8 mẫu

Phần mềm quản lý đơn đặt hàng

Lập kế hoạch quản lý đơn đặt hàng cho yêu cầu PO, phê duyệt, bàn giao nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, thay đổi và thông tin tiếp nhận hàng.

Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng / Theo dõi đơn đặt hàng 8 mẫu

Phần mềm hóa đơn và đơn đặt hàng

Kết nối quy trình hóa đơn và đơn đặt hàng để nắm ngữ cảnh PO, rà soát hóa đơn, xử lý yêu cầu thanh toán, quản lý bản ghi nhà cung cấp và theo dõi tiếp AP.

Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng 7 mẫu

Phần mềm theo dõi đơn đặt hàng

Theo dõi đơn đặt hàng từ yêu cầu và phê duyệt đến xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng, thay đổi và theo dõi tiếp khi nhận hàng.

Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng 9 mẫu

Phần mềm quy trình phê duyệt cho yêu cầu, quy tắc và nhật ký kiểm toán

Xây dựng quy trình phê duyệt cho yêu cầu, ngưỡng phê duyệt, người rà soát, ngoại lệ, lịch sử trạng thái và bàn giao sẵn sàng cho kiểm toán.

Phê duyệt đơn đặt hàng / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí 9 mẫu

Hệ thống đề nghị mua hàng

Lập kế hoạch hệ thống đề nghị mua hàng cho khâu tiếp nhận, thông tin ngân sách, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, tạo PO và khả năng theo dõi cho người yêu cầu.

Đơn yêu cầu mua hàng chung / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng

Bộ quy trình

Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ

10 mẫu

Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Kết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo PO và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.

01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngBiểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng 13 mẫu

Bộ mẫu quy trình Procure to Pay

Kết nối yêu cầu mua sắm, phê duyệt, đơn đặt hàng, bằng chứng nhận hàng, rà soát hóa đơn và theo dõi thanh toán trong một quy trình procure to pay.

01 Ghi nhận yêu cầu mua sắm02 Định tuyến phê duyệt và bàn giao PO03 Ghi nhận bằng chứng nhận hàng04 Rà soát hóa đơn và theo dõi thanh toánBiểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách

So sánh phần mềm

So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này

11 mẫu

Phần mềm mua sắm tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

So sánh các lựa chọn phần mềm mua sắm cho yêu cầu mua hàng, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, theo dõi đơn đặt hàng, kiểm tra tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 8 mẫu

Phần mềm quản lý đơn đặt hàng tốt nhất để kiểm soát quy trình

So sánh các lựa chọn phần mềm đơn đặt hàng cho yêu cầu PO, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.

Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng / Theo dõi đơn đặt hàng

Hướng dẫn

Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này

Hướng dẫn

Thêm mẫu gần với quy trình này

Bắt đầu với mẫu này

Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn

Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.

Dùng mẫu