Đội ngũ mua sắm định tuyến đơn đặt hàng qua các cấp phê duyệt trước khi cam kết hoặc phát hành cho nhà cung cấp.
Mẫu phê duyệt đơn đặt hàng
Rà soát phê duyệt đơn đặt hàng trước khi phát hành cho nhà cung cấp.
Được thiết kế cho đội ngũ mua sắm và tài chính cần làm rõ người phụ trách phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi phát hành PO.
Tùy chỉnh các bước phê duyệt, người phê duyệt, quy tắc leo thang và dấu vết kiểm tra để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu phê duyệt PO, sau đó điều chỉnh các bước, người phê duyệt và quy tắc leo thang theo đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ mua sắm và tài chính sử dụng mẫu này khi một đơn đặt hàng đang chờ phê duyệt trước khi phát hành. Nguyên nhân chậm trễ thường là chưa rõ người phụ trách phê duyệt, ngoại lệ bị chặn hoặc các kiểm tra chi tiêu nằm ngoài bản ghi quyết định. Mẫu này giúp giữ các bước phê duyệt, ngoại lệ và lịch sử leo thang gắn với cùng một PO trước khi gửi cho nhà cung cấp.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người phê duyệt tài chính xác minh ngoại lệ theo ngưỡng, kiểm tra ngân sách và lịch sử dấu vết kiểm tra trước khi ký duyệt.
Lãnh đạo vận hành theo dõi thời gian chờ phê duyệt, leo thang và các đơn hàng bị trả lại theo đội ngũ hoặc nhà cung cấp.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Gửi PO và tiếp nhận ngoại lệ.
Thu thập chi tiết đơn hàng, thời hạn của nhà cung cấp, tài liệu hỗ trợ, bối cảnh ngân sách và ghi chú ngoại lệ trước khi bắt đầu phê duyệt.
Lịch sử quyết định và trách nhiệm của người phê duyệt.
Xem các hạng mục bị chặn, tiến độ của nhà cung cấp và lịch sử ký duyệt trong một bản ghi phê duyệt trước khi phát hành.
Định tuyến phê duyệt, ủy quyền và kiểm soát chi tiêu.
Chuyển yêu cầu qua bước rà soát của bộ phận mua sắm và tài chính, theo dõi quyết định, đồng thời làm nổi bật các phê duyệt bị chậm hoặc luồng ngoại lệ trước khi phát hành.
Theo dõi thời gian chờ phê duyệt và khả năng hiển thị phát hành.
Theo dõi các yêu cầu đã phê duyệt, bị từ chối, bị trả lại và đang chờ xử lý cùng tổng chi tiêu, trách nhiệm của người phụ trách và rủi ro phát hành trong một bảng tổng quan.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu đơn đặt hàng
- Nhật ký quyết định phê duyệt
- Nhật ký minh chứng phê duyệt
- Hàng chờ phê duyệt
- Bảng tổng quan thời gian chờ phê duyệt
- Đơn đặt hàng đã được phê duyệt
- Không gian làm việc minh chứng phê duyệt
- Cảnh báo định tuyến phê duyệt
- Nhắc nhở leo thang phê duyệt
- Thông báo cho người phê duyệt
- Nhắc nhở phê duyệt quá hạn
- Người yêu cầu
- Người rà soát mua sắm
- Người phê duyệt tài chính
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Định tuyến đơn đặt hàng qua các bước phê duyệt rõ ràng với người phê duyệt cụ thể và lịch sử quyết định.
- Làm nổi bật ngoại lệ, việc ký duyệt quá hạn và các điểm bàn giao bị chặn trước khi công việc bị đình trệ.
- Giữ các hoạt động phê duyệt, từ chối và leo thang gắn với cùng một quyết định đơn hàng.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Hàng chờ phê duyệt.
Rà soát các phê duyệt đang chờ, quyết định quá hạn và các mục bị trả lại từ một hàng chờ dùng chung.
Yêu cầu đơn đặt hàng.
Xem từng bản ghi cùng tài liệu, lịch sử quyết định và ghi chú ngoại lệ mà người phê duyệt cần.
Bảng tổng quan thời gian chờ phê duyệt.
Theo dõi các phê duyệt đang chờ, quyết định quá hạn và rủi ro leo thang từ một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người gửi tạo bản ghi với các thông tin mà người phê duyệt cần để rà soát yêu cầu.
Người phê duyệt xem xét hạng mục, ghi nhận phê duyệt hoặc từ chối, và trả lại các ngoại lệ khi cần bổ sung xử lý trước khi phát hành.
Hàng chờ, nhắc nhở và cơ chế leo thang giúp hiển thị các phê duyệt đang chờ và quyết định quá hạn trước khi chúng gây đình trệ.
Các bản ghi đã phê duyệt và bị từ chối luôn có thể tìm kiếm để phục vụ kiểm tra, báo cáo và rà soát chính sách trước khi phát hành cho nhà cung cấp.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Quy trình phê duyệt đơn đặt hàng được dùng để làm gì?
Quy trình này được dùng để định tuyến đơn đặt hàng qua nhiều bước rà soát và ký duyệt trước khi phát hành, đồng thời vẫn hiển thị rõ thời hạn của nhà cung cấp, ngoại lệ chi tiêu và các hạng mục bị chặn.
Các đội ngũ định tuyến đơn đặt hàng để phê duyệt như thế nào?
Các đội ngũ có thể chuyển đơn hàng qua các bước phê duyệt của phòng ban, bộ phận mua sắm và tài chính với định tuyến theo vai trò, nhật ký quyết định, xử lý ngoại lệ và nhắc nhở leo thang.
Người phê duyệt có thể rà soát đơn đặt hàng trên thiết bị di động không?
Có. Người phê duyệt có thể xem báo giá, ngân sách, các hạng mục bị chặn và các quyết định đang chờ trên máy tính hoặc thiết bị di động.
Làm thế nào để theo dõi các phê duyệt mua hàng quá hạn?
Hàng chờ đang xử lý, bảng tổng quan thời gian chờ và nhắc nhở leo thang giúp bạn dễ thấy phê duyệt nào đang bị chậm, ngoại lệ nào chưa được xử lý và ai cần hành động tiếp theo.
Ai sử dụng mẫu phê duyệt đơn đặt hàng?
Mẫu này hữu ích cho bộ phận mua sắm, tài chính và những người phê duyệt cần kiểm soát ký duyệt trước khi các cam kết với nhà cung cấp, thời điểm phát hành hoặc ngoại lệ chính sách chi tiêu bị bỏ sót.
Jodoo AI có thể điều chỉnh quy trình phê duyệt đơn đặt hàng này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh các bước phê duyệt, quy tắc định tuyến, logic leo thang và các trường dữ liệu quyết định cho quy trình mua hàng của bạn.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.