ỦY QUYỀN đơn đặt hàng
Phê duyệt PO với nhà cung cấp, số tiền và điều khoản
Cung cấp cho người phê duyệt PO nguồn đã được phê duyệt, trạng thái nhà cung cấp, số tiền, tiền tệ, điều khoản, thông tin giao hàng và tài liệu ngoại lệ cần thiết để phê duyệt, trả lại hoặc từ chối phát hành.
Ví dụ sử dụng một tác vụ phê duyệt thực sự với các kết quả riêng biệt là phê duyệt, trả lại và từ chối. Các đơn hàng bị trả lại vẫn bị chặn cho đến khi sự chỉnh sửa được chỉ định hoàn tất và được xem xét lại.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Xem đơn hàng nào đã sẵn sàng phát hành và đơn hàng nào vẫn cần chú ý
Ví dụ ghép mỗi đơn hàng đã chuẩn bị với nguồn được phê duyệt, trạng thái nhà cung cấp, điều khoản thương mại, ngoại lệ và kết quả ủy quyền đã ghi nhận.
Đặt tài liệu quyết định bên cạnh hành động
Người phê duyệt không nên cần năm tab trình duyệt để biết đơn hàng có thể được phát hành an toàn hay không.
| Tài liệu | Điều cần xác nhận | Kết quả có thể |
|---|---|---|
| Phê duyệt nguồn | Đúng phiếu đề nghị mua hàng, số tiền và điều kiện | Tiến hành hoặc trả lại để xem xét phiếu đề nghị mua hàng |
| Tình trạng nhà cung cấp | Được phê duyệt, cần xem xét, hoặc bị chặn | Tiến hành, giữ lại, hoặc chuyển xem xét nhà cung cấp |
| Các điều khoản thương mại | Giá, tiền tệ, điều khoản thanh toán và giao hàng | Phê duyệt tiêu chuẩn hoặc xem xét ngoại lệ |
| Thông tin giao hàng | Giao đến đâu, ngày yêu cầu, chấp nhận dịch vụ | Sửa trước khi phát hành |
| Ghi nhận quyết định | Người đánh giá, lý do, ngày và người sở hữu tiếp theo | Phê duyệt, trả lại hoặc từ chối |
Phân tách trách nhiệm yêu cầu, chuẩn bị và ủy quyền
Quy trình công việc nên ngăn chặn việc tự phê duyệt một cách tùy tiện mà không làm chậm trễ đau đớn mỗi giao dịch mua bình thường.
Người yêu cầu nêu rõ nhu cầu
Người yêu cầu sở hữu bối cảnh kinh doanh và các chỉnh sửa nhưng không sở hữu kết quả phê duyệt cuối cùng.
Người mua chuẩn bị việc bàn giao
Người mua xác nhận nhà cung cấp, điều khoản, giao hàng và dữ liệu sẽ điền vào đơn đặt hàng chính thức.
Người phê duyệt sở hữu quyết định
Nhiệm vụ trong quy trình công việc làm rõ kết quả và lý do chỉ dành cho người xem xét và có thể trả hồ sơ về chủ sở hữu đúng.
Hệ thống hiển thị kết quả
Các chế độ xem sẵn sàng lập PO chỉ bao gồm các hồ sơ được ủy quyền, trong khi công việc bị trả lại và từ chối vẫn hiển thị để theo dõi và báo cáo.
Phê duyệt phát hành PO kiểm soát việc phát hành; nó không phải là chiến lược mua sắm hay phê duyệt hóa đơn
Giữ các quyết định liền kề liên kết nhưng chịu trách nhiệm riêng biệt.
Sử dụng khi việc phát hành PO cần các kiểm tra linh hoạt
Jodoo phù hợp với các tổ chức mà nhà cung cấp, danh mục, số tiền, điều khoản hoặc quy tắc về địa điểm khó diễn đạt trong một quy trình gói sẵn.
Giữ việc phê duyệt phiếu đề nghị mua hàng ở phía trên
Nhu cầu kinh doanh, ngân sách, bộ phận và số tiền nên đã được phê duyệt trước khi người mua yêu cầu phát hành PO.
Giữ việc phê duyệt hóa đơn và thanh toán ở phía dưới
Chấp nhận giao hàng, đối chiếu hóa đơn, thuế, kế toán và phê duyệt thanh toán là những quyết định riêng biệt với tài liệu và chủ sở hữu khác nhau.
Hãy để người thử nghiệm chứng minh nhiều hơn một nút chấp thuận màu xanh lá
Một bài kiểm tra đáng tin cậy bao gồm cả kết quả thất bại và đã được sửa chữa.
Nhà cung cấp được phê duyệt tiêu chuẩn
Một phiếu đề nghị mua hàng đầy đủ, trong ngân sách và các điều khoản tiêu chuẩn nên được phê duyệt mà không cần phối hợp thủ công có thể tránh được.
Nhà cung cấp mới
Người phê duyệt nên thấy rằng cần có đánh giá nhà cung cấp và đơn hàng nên vẫn bị chặn cho đến khi điều kiện đó được giải quyết.
Số tiền đã thay đổi
Việc tăng giá trị sau khi phê duyệt nên kích hoạt quyết định ngưỡng liên quan thay vì sử dụng lại sự ủy quyền cũ.
Ngoại lệ thương mại đã được trả lại
Bản ghi nên nêu tên điều khoản đang tranh chấp, người chịu trách nhiệm chỉnh sửa, ngày đến hạn và đường dẫn trở lại ủy quyền sau khi chỉnh sửa.
Thay đổi quyền hạn PO mà không viết lại quy trình mua hàng
Sử dụng cấu hình để thêm ngoại lệ quan trọng trong khi vẫn giữ nguyên con đường chính đã thiết lập.
- Thêm ngoại lệ điều khoản hoặc quyết định tình trạng nhà cung cấp.
- Yêu cầu người phê duyệt khác chỉ khi giá trị hoặc rủi ro vượt ngưỡng.
- Giới hạn việc chỉnh sửa của người đánh giá chỉ trong các trường quyết định và nhận xét.
- Tạo các chế độ xem phê duyệt sẵn sàng lập PO, trả lại, từ chối và quá hạn.
Các câu hỏi về Phê duyệt phát hành PO
Những câu trả lời này giải thích ai nên phê duyệt đơn đặt hàng, họ cần những tài liệu gì, và đơn hàng trả lại nên được đưa lại vào thứ tự như thế nào.
Quy trình làm việc phê duyệt phát hành PO là gì?
Đó là bước phê duyệt có kiểm soát trước khi đơn đặt hàng chính thức được phát hành. Nó xác minh phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, nhà cung cấp, số lượng, điều khoản thương mại và giao hàng, ghi lại quyết định, và xử lý kết quả trả lại hoặc từ chối.
Ai nên phê duyệt đơn đặt hàng?
Điều đó phụ thuộc vào chính sách. Người phê duyệt có thể là trưởng phòng, chủ sở hữu ngân sách, quản lý mua sắm, chủ sở hữu tài chính hoặc lãnh đạo điều hành. Nên tách người chuẩn bị PO khỏi người cấp phép cam kết vật liệu khi thích hợp.
Phê duyệt phát hành PO có nên lặp lại phê duyệt phiếu đề nghị mua hàng không?
Nó nên xác minh nguồn và điều kiện, không nên lặp lại mù quáng cùng một quyết định. phê duyệt phát hành PO tập trung vào cam kết thực tế đối với nhà cung cấp, bao gồm số lượng cuối cùng, điều khoản, giao hàng và các ngoại lệ.
Có thể trả lại PO để chỉnh sửa không?
Có. Việc trả lại nên nêu chính xác chỉnh sửa, chủ sở hữu và ngày hết hạn, giữ tài liệu ủy quyền trước đó, và gửi lại bàn giao đã chỉnh sửa về cùng nhiệm vụ phê duyệt phát hành PO.
Làm thế nào để giữ kết quả phê duyệt phát hành PO được bảo vệ?
Cho người yêu cầu và nhân viên mua hàng quyền truy cập các trường thuộc trách nhiệm của họ, đồng thời chỉ cho người phê duyệt được phân công chỉnh sửa kết quả và lý do phê duyệt. Trước khi triển khai, hãy kiểm tra từng vai trò, luồng trả lại, việc gửi lại sau chỉnh sửa và kết quả cuối cùng xác nhận hồ sơ đã đủ điều kiện lập PO.
Mở quy trình phê duyệt và kiểm tra tài liệu đằng sau quyết định
Xem xét các ví dụ được chuẩn bị, đang chờ phê duyệt, đã trả về, sẵn sàng lập PO và đã phát hành. Sau đó sao chép Ứng dụng và kiểm tra nhà cung cấp, điều khoản, số tiền, người xem xét, trả lại và quy tắc quyền hạn thực tế của bạn.
Mở quy trình làm việc phê duyệt phát hành PO