OTORISASI pesanan pembelian
Persetujuan PO dengan pemasok, nilai, dan syarat
Berikan kepada penyetuju PO sumber yang disetujui, status pemasok, jumlah, mata uang, syarat, informasi pengiriman, dan bukti pengecualian yang diperlukan untuk menyetujui, mengembalikan, atau menolak rilis.
Contoh ini menggunakan tugas persetujuan nyata dengan hasil terpisah untuk menyetujui, mengembalikan, dan menolak. Pesanan yang dikembalikan tetap diblokir sampai koreksi yang disebutkan selesai dan ditinjau kembali.
Gratis untuk maksimal 5 pengguna. Tanpa kartu kredit.
Sesuaikan kolom, alur kerja, dan dasbor tanpa coding. Jelajahi 1.000+ template aplikasi dan kasus penggunaan
Lihat pesanan mana yang siap untuk dilepas dan mana yang masih memerlukan perhatian
Contoh ini memasangkan setiap pesanan yang dipersiapkan dengan sumber yang disetujui, status pemasok, ketentuan komersial, pengecualian, dan hasil otorisasi yang tercatat.
Letakkan bukti keputusan di samping tindakan
Penyetuju seharusnya tidak perlu membuka lima tab browser untuk mengetahui apakah pesanan aman untuk dilepas.
| Bukti | Yang perlu dikonfirmasi | Hasil yang mungkin |
|---|---|---|
| Persetujuan sumber | Permintaan pembelian, jumlah, dan kondisi yang benar | Lanjutkan atau kembalikan ke tinjauan permintaan pembelian |
| Status pemasok | Disetujui, perlu tinjauan, atau diblokir | Lanjutkan, tahan, atau rute tinjauan pemasok |
| Syarat komersial | Harga, mata uang, pembayaran, dan syarat pengiriman | Setujui standar atau tinjau pengecualian |
| Informasi pengiriman | Tujuan pengiriman, tanggal yang dibutuhkan, penerimaan layanan | Benar sebelum dilepas |
| Catatan keputusan | Reviewer, alasan, tanggal, dan pemilik berikutnya | Setujui, kembalikan, atau tolak |
Pisahkan tanggung jawab permintaan, persiapan, dan otorisasi
Alur kerja harus mencegah persetujuan diri secara sembarangan tanpa membuat setiap pembelian biasa menjadi sangat lambat.
Pemohon menyatakan kebutuhan
Pemohon memiliki konteks bisnis dan koreksi tetapi tidak memiliki hasil otorisasi akhir.
Pembeli menyiapkan serah terima
Pembeli mengonfirmasi pemasok, syarat, pengiriman, dan data yang akan mengisi pesanan resmi.
Pemberi persetujuan memiliki keputusan
Tugas alur kerja membuat hasil dan alasan khusus pengulas menjadi jelas dan dapat mengembalikan catatan ke pemilik yang benar.
Sistem menampilkan hasil
Tampilan siap dibuatkan PO hanya mencakup catatan yang sah, sementara pekerjaan yang dikembalikan dan ditolak tetap terlihat untuk tindak lanjut dan pelaporan.
Persetujuan penerbitan PO mengendalikan pelepasan; ini bukan strategi pengadaan atau persetujuan faktur
Pertahankan keputusan yang berdekatan tetap terkait tetapi dapat dipertanggungjawabkan secara terpisah.
Gunakan ini ketika pelepasan PO membutuhkan pengecekan yang dapat disesuaikan
Jodoo cocok untuk organisasi yang aturan pemasok, kategori, jumlah, syarat, atau lokasinya sulit diungkapkan dalam alur kerja satu ukuran untuk semua.
Pertahankan persetujuan permintaan pembelian di tahap sebelumnya
Kebutuhan bisnis, anggaran, departemen, dan jumlah harus sudah disetujui sebelum pembeli meminta pelepasan PO.
Pertahankan persetujuan faktur dan pembayaran di tahap berikutnya
Penerimaan pengiriman, pencocokan faktur, pajak, akuntansi, dan otorisasi pembayaran adalah keputusan yang terpisah dengan bukti dan pemilik yang berbeda.
Buat pilot membuktikan lebih dari sekadar tombol persetujuan hijau
Tes yang kredibel mencakup hasil yang gagal dan telah diperbaiki.
Pemasok yang disetujui standar
Permintaan pembelian yang lengkap, sesuai anggaran, dan ketentuan standar seharusnya mencapai persetujuan tanpa koordinasi manual yang dapat dihindari.
Pemasok baru
Penyetuju harus melihat bahwa tinjauan pemasok diperlukan dan pesanan harus tetap diblokir sampai kondisi tersebut diselesaikan.
Jumlah berubah
Peningkatan nilai setelah persetujuan harus memicu keputusan ambang yang relevan, bukan menggunakan otorisasi lama.
Pengecualian komersial yang dikembalikan
Catatan harus menyebutkan ketentuan yang disengketakan, pemilik koreksi, tanggal jatuh tempo, dan jalur kembali ke otorisasi setelah koreksi.
Ubah otorisasi PO tanpa menulis ulang proses pembelian
Gunakan konfigurasi untuk menambahkan pengecualian yang penting sambil mempertahankan jalur utama yang telah ditetapkan.
- Tambahkan pengecualian syarat atau keputusan status pemasok.
- Memerlukan persetujuan tambahan hanya ketika nilai atau risiko melewati ambang batas.
- Batasi pengeditan peninjau hanya pada bidang keputusan dan komentar.
- Buat tampilan persetujuan siap dibuatkan PO, dikembalikan, ditolak, dan terlewat.
Pertanyaan tentang Persetujuan penerbitan PO
Jawaban ini menjelaskan siapa yang harus menyetujui pesanan pembelian, bukti apa yang mereka butuhkan, dan bagaimana pesanan yang dikembalikan harus masuk kembali ke antrean.
Apa itu alur kerja persetujuan penerbitan PO?
Ini adalah langkah otorisasi terkendali sebelum pesanan pembelian resmi dirilis. Langkah ini memverifikasi permintaan pembelian yang disetujui, pemasok, jumlah, syarat komersial dan pengiriman, mencatat keputusan, dan menangani hasil pengembalian atau penolakan.
Siapa yang harus menyetujui pesanan pembelian?
Itu tergantung pada kebijakan. Pemberi persetujuan bisa seorang pemimpin departemen, pemilik anggaran, manajer pengadaan, pemilik keuangan, atau eksekutif. Pisahkan orang yang menyiapkan PO dari orang yang mengotorisasi komitmen material jika diperlukan.
Apakah persetujuan penerbitan PO harus mengulangi persetujuan permintaan pembelian?
Langkah ini seharusnya memverifikasi sumber dan kondisi, bukan sekadar mengulang keputusan yang sama secara membabi buta. persetujuan penerbitan PO fokus pada komitmen yang dihadapi pemasok secara aktual, termasuk jumlah akhir, syarat, pengiriman, dan pengecualian.
Apakah PO dapat dikembalikan untuk koreksi?
Ya. Pengembalian harus menyatakan koreksi yang tepat, pemilik, dan tanggal jatuh tempo, menjaga bukti otorisasi sebelumnya, dan mengirimkan hasil yang dikoreksi kembali ke tugas persetujuan penerbitan PO yang sama.
Bagaimana saya menjaga hasil persetujuan penerbitan PO tetap terlindungi?
Berikan pemohon dan staf pembelian akses ke bidang yang menjadi tanggung jawab mereka, sedangkan hasil dan alasan persetujuan hanya dapat diubah oleh peninjau yang ditugaskan. Sebelum peluncuran, uji setiap peran, jalur pengembalian, pengajuan ulang setelah koreksi, dan hasil akhir yang menetapkan bahwa dokumen siap dibuatkan PO.
Buka alur kerja otorisasi dan periksa bukti di balik keputusan tersebut
Tinjau contoh yang telah disiapkan, menunggu persetujuan, dikembalikan, siap dibuatkan PO, dan yang diterbitkan. Kemudian salin Aplikasi dan uji pemasok Anda yang sebenarnya, ketentuan, jumlah, peninjau, pengembalian, dan aturan izin.
Buka alur kerja persetujuan penerbitan PO