การอนุมัติให้ออก PO พร้อมผู้จำหน่าย จำนวน และเงื่อนไขในมุมมองเดียว

มันคือขั้นตอนการอนุมัติที่มีการควบคุมก่อนที่ ใบสั่งซื้อ อย่างเป็นทางการจะถูกปล่อยออกมา โดยจะตรวจสอบใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติ ผู้จำหน่าย จำนวน เงื่อนไขทางการค้าและการส่งมอบ บันทึกการตัดสินใจ และจัดการผลลัพธ์ที่เป็นการคืนหรือปฏิเสธ

ขึ้นอยู่กับนโยบาย ผู้ที่อนุมัติอาจเป็นหัวหน้าฝ่าย เจ้าของงบประมาณ ผู้จัดการจัดซื้อ เจ้าของฝ่ายการเงิน หรือผู้บริหาร ควรแยกบุคคลที่จัดทำ PO ออกจากบุคคลที่อนุมัติข้อผูกพันวัสดุในกรณีที่เหมาะสม

มันควรตรวจสอบแหล่งที่มาและเงื่อนไข ไม่ใช่ทำซ้ำการตัดสินใจเดิมอย่างไม่พิจารณาการอนุมัติให้ออก PO มุ่งเน้นที่ข้อผูกพันที่เผชิญหน้ากับผู้จำหน่ายจริง รวมถึงจำนวนสุดท้าย เงื่อนไข การส่งมอบ และข้อยกเว้น

ได้ คำส่งคืนควรระบุการแก้ไขที่ชัดเจน เจ้าของ และวันครบกำหนด เก็บหลักฐานการอนุมัติเดิม และส่งต่อการส่งมอบที่แก้ไขแล้วกลับไปยังงานการอนุมัติให้ออก PO เดิม

ให้ผู้ขอซื้อและเจ้าหน้าที่จัดซื้อเข้าถึงเฉพาะฟิลด์ที่อยู่ในความรับผิดชอบของตน และให้ผู้ตรวจสอบที่ได้รับมอบหมายเท่านั้นที่แก้ไขผลการอนุมัติและเหตุผลได้ ก่อนใช้งานจริง ให้ทดสอบแต่ละบทบาท เส้นทางการส่งคืน การยื่นซ้ำหลังแก้ไข และผลลัพธ์สุดท้ายที่ยืนยันว่ารายการพร้อมจัดทำ PO