АВТОРИЗАЦИЯ ЗАКАЗА ПОСТАВЩИКУ
Согласование заказа: поставщик, сумма и условия
Дайте утверждающему PO доступ к утвержденному исходному документу, статусу поставщика, сумме, валюте, условиям, контексту поставки и подтверждениям исключений, необходимым для утверждения, возврата или отклонения выпуска.
В примере используется реальная задача согласования с отдельными результатами: утвердить, вернуть или отклонить. Возвращенные заказы остаются заблокированными, пока указанное исправление не выполнено и не проверено повторно.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Посмотрите, какие заказы готовы к выпуску, а какие еще требуют внимания
В примере каждый подготовленный заказ связан с утвержденной исходной заявкой, статусом поставщика, коммерческими условиями, исключениями и зафиксированным результатом авторизации.
Разместите подтверждения решения рядом с действием
Утверждающий не должен открывать пять вкладок браузера, чтобы понять, безопасно ли выпускать заказ.
| Подтверждение | Что подтвердить | Возможный результат |
|---|---|---|
| Исходное утверждение | Правильная заявка, сумма и условия | Продолжить или вернуть на проверку заявки |
| Статус поставщика | Утвержден, требуется проверка или заблокирован | Продолжить, приостановить или направить на проверку поставщика |
| Коммерческие условия | Цена, валюта, условия оплаты и поставки | Утвердить стандартные условия или проверить исключение |
| Контекст поставки | Адрес поставки, требуемая дата, приемка услуги | Исправить до выпуска |
| Запись решения | Согласующий, обоснование, дата и следующий ответственный | Утвердить, вернуть или отклонить |
Разделите ответственность за запрос, подготовку и авторизацию
Процесс должен предотвращать случайное самоутверждение, не делая каждую обычную закупку мучительно медленной.
Инициатор описывает потребность
Инициатор отвечает за деловой контекст и исправления, но не за окончательный результат авторизации.
Закупщик подготавливает передачу
Закупщик подтверждает поставщика, условия, поставку и данные, которые попадут в официальный заказ.
Утверждающий отвечает за решение
Задача процесса явно отделяет результаты и обоснование согласующего и позволяет вернуть запись правильному ответственному.
Система показывает результат
Представления готовности PO включают только авторизованные записи, а возвращенные и отклоненные задачи остаются видимыми для контроля и отчетности.
Утверждение PO контролирует выпуск; это не стратегия закупок и не утверждение счета
Свяжите соседние решения, сохранив раздельную ответственность.
Используйте, когда выпуск PO требует настраиваемых проверок
Jodoo подходит организациям, чьи правила по поставщикам, категориям, суммам, условиям или местам сложно выразить в едином жестком стандартном процессе.
Согласование заявки должно оставаться на предыдущем этапе
Деловая потребность, бюджет, подразделение и сумма уже должны быть утверждены до запроса закупщиком выпуска PO.
Утверждение счета и платежа должно оставаться на последующем этапе
Приемка поставки, сверка счета, налоги, бухгалтерский учет и авторизация платежа — отдельные решения с другими подтверждениями и ответственными.
Пусть пилотный проект докажет больше, чем работа зеленой кнопки утверждения
Убедительная проверка включает как неуспешные, так и исправленные результаты.
Стандартный утвержденный поставщик
Полная заявка в пределах бюджета со стандартными условиями должна дойти до утверждения без лишней ручной координации.
Новый поставщик
Утверждающий должен видеть необходимость проверки поставщика, а заказ должен оставаться заблокированным до выполнения этого условия.
Сумма изменена
Увеличение стоимости после утверждения должно запускать соответствующее решение по порогу, а не использовать устаревшую авторизацию.
Возвращенное коммерческое исключение
В записи должны быть указаны спорное условие, ответственный за исправление, срок и путь возврата к авторизации после исправления.
Меняйте авторизацию PO без перестройки закупочного процесса
Добавляйте нужное исключение с помощью настроек, сохраняя установленный стандартный путь.
- Добавить исключение по условиям или решение по статусу поставщика.
- Подключать дополнительного утверждающего только при превышении порога стоимости или риска.
- Ограничить редактирование согласующим полями решений и комментариями.
- Создать представления готовых к PO, возвращенных, отклоненных и просроченных согласований.
Вопросы о утверждение заказа поставщику
Эти ответы объясняют, кто должен утверждать заказ, какие подтверждения нужны и как возвращенные заказы снова попадают в очередь.
Что такое процесс утверждения заказа поставщику?
Это контролируемый этап авторизации перед выпуском официального заказа. Он проверяет утвержденную заявку, поставщика, сумму, коммерческие условия и условия поставки, фиксирует решение и обрабатывает возврат или отклонение.
Кто должен утверждать заказ поставщику?
Это зависит от политики. Утверждающим может быть руководитель подразделения, владелец бюджета, руководитель закупок, финансовый руководитель или топ-менеджер. При необходимости отделяйте подготовку PO от авторизации существенных обязательств.
Должно ли утверждение PO повторять согласование заявки?
Оно должно проверять исходную запись и условия, а не механически повторять то же решение. Утверждение PO сосредоточено на фактическом обязательстве перед поставщиком, включая окончательную сумму, условия, поставку и исключения.
Можно ли вернуть PO на исправление?
Да. При возврате укажите точное исправление, ответственного и срок, сохраните предыдущие подтверждения авторизации и направьте исправленную передачу обратно в ту же задачу утверждения PO.
Как защитить результаты утверждения PO?
Дайте инициатору и закупщику доступ к принадлежащим им полям, а результат согласования и обоснование оставьте доступными только назначенному согласующему. До запуска проверьте роли, маршрут возврата, исправленную повторную подачу и окончательный результат готовности PO.
Откройте процесс авторизации и изучите подтверждения принятого решения
Просмотрите подготовленные, ожидающие утверждения, возвращенные, готовые к PO и выпущенные примеры. Затем скопируйте приложение и проверьте свои фактические правила по поставщикам, условиям, суммам, согласующим, возвратам и правам.
Открыть процесс утверждения PO