Команды закупок направляют заказы на закупку по уровням согласования до подтверждения или отправки поставщику.
Шаблон согласования заказа на закупку
Проверяйте согласование заказов на закупку перед отправкой поставщику.
Создано для команд закупок и финансов, которым важно заранее определить ответственных согласующих, исключения по расходам и блокирующие факторы перед выпуском заказа.
Настраивайте этапы согласования, согласующих, правила эскалации и журнал аудита под свой процесс. Откройте предпросмотр шаблона согласования заказа на закупку, а затем адаптируйте этапы, согласующих и правила эскалации под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой шаблонПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Открыть живой предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Команды закупок и финансов используют этот шаблон, когда заказ на закупку ожидает согласования перед выпуском. Обычно задержки возникают из-за неясной ответственности согласующих, заблокированных исключений или проверок расходов вне записи о решении. Шаблон сохраняет этапы согласования, исключения и историю эскалаций в рамках одного заказа до его отправки поставщику.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Финансовые согласующие проверяют исключения по лимитам, бюджетные проверки и историю аудита перед утверждением.
Руководители операций отслеживают сроки согласования, эскалации и возвращенные заказы по командам или поставщикам.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Подача заказа на закупку и прием исключений.
Фиксируйте данные заказа, сроки поставщика, подтверждающие документы, бюджетный контекст и примечания по исключениям до начала согласования.
История решений и ответственность согласующих.
Просматривайте заблокированные позиции, сроки поставщика и историю утверждений в одной записи согласования до выпуска.
Маршрутизация согласования, делегирование и контроль расходов.
Перемещайте запросы через проверку закупок и финансов, отслеживайте решения и выявляйте зависшие согласования или пути обработки исключений до выпуска.
Контроль сроков согласования и видимость выпуска.
Отслеживайте утвержденные, отклоненные, возвращенные и ожидающие запросы с общими суммами расходов, ответственными и рисками выпуска в одном дашборде.
Включенные компоненты
- Запрос на заказ на закупку
- Журнал решений по согласованию
- Журнал подтверждающих материалов по согласованию
- Очередь ожидающих согласования
- Дашборд сроков согласования
- Утвержденные заказы на закупку
- Рабочая область подтверждающих материалов по согласованию
- Оповещение о маршрутизации согласования
- Напоминание об эскалации согласования
- Уведомление согласующему
- Напоминание о просроченном согласовании
- Заявитель
- Специалист по проверке закупок
- Финансовый согласующий
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Направляйте заказы на закупку через понятные этапы согласования с назначенными согласующими и историей решений.
- Выявляйте исключения, просроченные утверждения и заблокированные передачи задач до остановки работы.
- Храните согласования, отклонения и действия по эскалации в рамках одного решения по заказу.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Очередь ожидающих согласования.
Проверяйте ожидающие согласования, просроченные решения и возвращенные элементы в одной общей очереди.
Запрос на заказ на закупку.
Просматривайте каждую запись вместе с документами, историей решений и примечаниями по исключениям, которые нужны согласующим.
Дашборд сроков согласования.
Отслеживайте ожидающие согласования, просроченные решения и риски эскалации в одном дашборде.
Как это работает
От настройки до запуска
Заявитель создает запись с данными, которые нужны согласующим для проверки запроса.
Согласующие проверяют элемент, фиксируют утверждение или отклонение и возвращают исключения, если перед выпуском требуется доработка.
Очереди, напоминания и эскалации помогают выявлять ожидающие согласования и просроченные решения до того, как процесс остановится.
Утвержденные и отклоненные записи остаются доступными для поиска для аудита, отчетности и проверки политик перед отправкой поставщику.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Для чего нужен рабочий процесс согласования заказа на закупку?
Он нужен, чтобы направлять заказы на закупку через многоэтапную проверку и утверждение перед выпуском, сохраняя видимость сроков поставщика, исключений по расходам и заблокированных позиций.
Как команды направляют заказы на закупку на согласование?
Команды могут отправлять заказы через этапы согласования подразделения, закупок и финансов с маршрутизацией по ролям, журналами решений, обработкой исключений и напоминаниями об эскалации.
Могут ли согласующие проверять заказы на закупку с мобильных устройств?
Да. Согласующие могут проверять коммерческие предложения, бюджеты, заблокированные позиции и ожидающие решения с компьютера или мобильных устройств.
Как отслеживать просроченные согласования заказов на закупку?
Очереди ожидания, дашборды сроков и напоминания об эскалации помогают быстрее увидеть, какие согласования зависли, какие исключения не урегулированы и кому нужно действовать следующим.
Кто использует шаблон согласования заказа на закупку?
Он полезен для команд закупок, финансов и согласующих, которым нужен контролируемый процесс утверждения до того, как возникнут обязательства перед поставщиком, риски по срокам выпуска или исключения из политики расходов.
Может ли Jodoo __ИИ_BRAND__ адаптировать этот рабочий процесс согласования заказа на закупку?
Да. ИИ может помочь адаптировать этапы согласования, правила маршрутизации, логику эскалации и поля решений под ваш процесс закупок.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
17 шаблонов
Автоматизация процессов закупок
Автоматизируйте прием заявок на закупку, маршрутизацию согласований, проверку поставщиков, сравнение вендоров, проверку рисков, передачу задачи команде закупок и отслеживание статуса.
Форма приема заявок на закупку / Форма запроса на закупку / Форма общей заявки на закупку29 шаблоновШаблоны рабочих процессов для закупок
Сравните шаблоны для приема заявок на покупку, закупочных заявок, согласований, контроля договоров и последующих действий по поиску поставщиков.
Форма приема заявок на закупку / Трекер заказов на закупку / Заявка на заказ на поставку8 шаблоновСистема управления заказами на закупку
Выстройте управление заказами на закупку для заявок, согласований, передачи поставщикам, отслеживания заказов, изменений и процессов приемки.
Заявка на заказ на поставку / Согласование заказа на закупку / Трекер заказов на закупку8 шаблоновСистема для счетов и заказов на поставку
Свяжите рабочие процессы по счетам и заказам на поставку для контекста заказа, проверки счетов, запросов на оплату, записей поставщиков и последующих действий по счетам к оплате.
Трекер заказов на закупку / Заявка на заказ на поставку / Согласование заказа на закупку7 шаблоновСистема отслеживания заказов на закупку
Отслеживайте заказы на закупку от запроса и согласования до подтверждения поставщиком, доставки, изменений и последующих действий после приемки.
Трекер заказов на закупку / Заявка на заказ на поставку / Согласование заказа на закупку9 шаблоновПО для рабочих процессов согласования запросов, правил и аудиторского следа
Создавайте рабочие процессы согласования для запросов, пороговых значений, проверяющих, исключений, истории статусов и передач задач, готовых к аудиту.
Согласование заказа на закупку / Шаблон приложения для согласования бюджета / Рабочий процесс согласования расходов9 шаблоновСистема заявок на закупку
Спланируйте систему заявок на закупку для приема заявок, учета бюджета, маршрутизации согласования, передачи задачи команде закупок, создания PO и видимости статуса для заявителя.
Форма общей заявки на закупку / Рабочий процесс согласования закупок / Форма запроса на закупкуПакеты рабочих процессов
Посмотрите, где этот шаблон подходит в полном рабочем процессе
10 шаблонов
Пакет рабочих процессов от заявки на закупку до PO
Объедините прием заявок на закупку, проверку бюджета, последующие действия команды закупок, создание PO и отслеживание статуса PO в одном процессе закупок.
01 Зафиксируйте заявку на закупку02 Настройте маршрутизацию согласования и проверки бюджета03 Передайте согласованную потребность в работу по PO04 Отслеживайте изменения и статус заказаФорма приема заявок на закупку / Форма заявки на снабжение / Форма запроса на закупку13 шаблоновПакет рабочего процесса procure to pay
Объедините заявки на закупку, согласования, заказы на закупку, подтверждение приемки, проверку счетов и контроль оплаты в одном рабочем процессе procure to pay.
01 Зафиксируйте заявку на закупку02 Настройте согласования и передачу заказа на закупку03 Зафиксируйте подтверждение приемки04 Проверьте счет и контроль оплатыФорма запроса на закупку / Форма общей заявки на закупку / Шаблон приложения для согласования бюджетаСравнение ПО
Сравните варианты ПО, связанные с этим шаблоном
11 шаблонов
Лучшее ПО для закупок для малого бизнеса
Сравните решения для автоматизации закупок: заявки на покупку, согласования, записи о поставщиках, отслеживание заказов на покупку, проверки соответствия и риски поставщиков.
Форма приема заявок на закупку / Форма запроса на закупку / Форма общей заявки на закупку8 шаблоновЛучшее ПО для заказов на покупку для контроля рабочего процесса
Сравните варианты ПО для заказов на покупку по заявкам на PO, маршрутизации согласований, передаче поставщикам, отслеживанию заказов, приемке и управлению изменениями.
Заявка на заказ на поставку / Согласование заказа на закупку / Трекер заказов на закупкуРуководства
Спланируйте процесс за этим шаблоном
Руководство
Как настроить систему заказов на поставку
Настройте систему заказов на поставку с приемом заявок, маршрутизацией согласований, данными поставщика, отслеживанием PO, приемкой и контролем изменений.
РуководствоРуководство по рабочему процессу и согласованию запроса на закупку
Продумайте поля, этапы согласования и передачи задачи в рабочем процессе запроса на закупку до открытия шаблона закупок.
РуководствоРуководство по полям и чек-листу заявки на закупку
Используйте это руководство, чтобы заранее определить поля заявки на закупку, подтверждающие материалы, проверки бюджета и маршрутизацию согласования до начала закупки.
РуководствоРуководство по согласованию и отслеживанию заказов на закупку
Продумайте поля для согласования, передачи задачи команде закупок, подтверждения поставщиком, поставки и изменений в рабочем процессе отслеживания заказа на закупку.
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.