Команды закупок направляют заказы на закупку по уровням согласования до подтверждения или отправки поставщику.
Шаблон согласования заказа на закупку
Проверяйте согласование заказов на закупку перед отправкой поставщику.
Создано для команд закупок и финансов, которым важно заранее определить ответственных согласующих, исключения по расходам и блокирующие факторы перед выпуском заказа.
Настраивайте этапы согласования, согласующих, правила эскалации и журнал аудита под свой процесс. Откройте предпросмотр шаблона согласования заказа на закупку, а затем адаптируйте этапы, согласующих и правила эскалации под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой предпросмотрПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Открыть предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Команды закупок и финансов используют этот шаблон, когда заказ на закупку ожидает согласования перед выпуском. Обычно задержки возникают из-за неясной ответственности согласующих, заблокированных исключений или проверок расходов вне записи о решении. Шаблон сохраняет этапы согласования, исключения и историю эскалаций в рамках одного заказа до его отправки поставщику.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Финансовые согласующие проверяют исключения по лимитам, бюджетные проверки и историю аудита перед утверждением.
Руководители операций отслеживают сроки согласования, эскалации и возвращенные заказы по командам или поставщикам.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Подача заказа на закупку и прием исключений.
Фиксируйте данные заказа, сроки поставщика, подтверждающие документы, бюджетный контекст и примечания по исключениям до начала согласования.
История решений и ответственность согласующих.
Просматривайте заблокированные позиции, сроки поставщика и историю утверждений в одной записи согласования до выпуска.
Маршрутизация согласования, делегирование и контроль расходов.
Перемещайте запросы через проверку закупок и финансов, отслеживайте решения и выявляйте зависшие согласования или пути обработки исключений до выпуска.
Контроль сроков согласования и видимость выпуска.
Отслеживайте утвержденные, отклоненные, возвращенные и ожидающие запросы с общими суммами расходов, ответственными и рисками выпуска в одном дашборде.
Включенные компоненты
- Запрос на заказ на закупку
- Журнал решений по согласованию
- Журнал подтверждающих материалов по согласованию
- Очередь ожидающих согласования
- Дашборд сроков согласования
- Утвержденные заказы на закупку
- Рабочая область подтверждающих материалов по согласованию
- Оповещение о маршрутизации согласования
- Напоминание об эскалации согласования
- Уведомление согласующему
- Напоминание о просроченном согласовании
- Заявитель
- Специалист по проверке закупок
- Финансовый согласующий
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Направляйте заказы на закупку через понятные этапы согласования с назначенными согласующими и историей решений.
- Выявляйте исключения, просроченные утверждения и заблокированные передачи задач до остановки работы.
- Храните согласования, отклонения и действия по эскалации в рамках одного решения по заказу.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Очередь ожидающих согласования.
Проверяйте ожидающие согласования, просроченные решения и возвращенные элементы в одной общей очереди.
Запрос на заказ на закупку.
Просматривайте каждую запись вместе с документами, историей решений и примечаниями по исключениям, которые нужны согласующим.
Дашборд сроков согласования.
Отслеживайте ожидающие согласования, просроченные решения и риски эскалации в одном дашборде.
Как это работает
От настройки до запуска
Заявитель создает запись с данными, которые нужны согласующим для проверки запроса.
Согласующие проверяют элемент, фиксируют утверждение или отклонение и возвращают исключения, если перед выпуском требуется доработка.
Очереди, напоминания и эскалации помогают выявлять ожидающие согласования и просроченные решения до того, как процесс остановится.
Утвержденные и отклоненные записи остаются доступными для поиска для аудита, отчетности и проверки политик перед отправкой поставщику.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Для чего нужен рабочий процесс согласования заказа на закупку?
Он нужен, чтобы направлять заказы на закупку через многоэтапную проверку и утверждение перед выпуском, сохраняя видимость сроков поставщика, исключений по расходам и заблокированных позиций.
Как команды направляют заказы на закупку на согласование?
Команды могут отправлять заказы через этапы согласования подразделения, закупок и финансов с маршрутизацией по ролям, журналами решений, обработкой исключений и напоминаниями об эскалации.
Могут ли согласующие проверять заказы на закупку с мобильных устройств?
Да. Согласующие могут проверять коммерческие предложения, бюджеты, заблокированные позиции и ожидающие решения с компьютера или мобильных устройств.
Как отслеживать просроченные согласования заказов на закупку?
Очереди ожидания, дашборды сроков и напоминания об эскалации помогают быстрее увидеть, какие согласования зависли, какие исключения не урегулированы и кому нужно действовать следующим.
Кто использует шаблон согласования заказа на закупку?
Он полезен для команд закупок, финансов и согласующих, которым нужен контролируемый процесс утверждения до того, как возникнут обязательства перед поставщиком, риски по срокам выпуска или исключения из политики расходов.
Может ли Jodoo __ИИ_BRAND__ адаптировать этот рабочий процесс согласования заказа на закупку?
Да. ИИ может помочь адаптировать этапы согласования, правила маршрутизации, логику эскалации и поля решений под ваш процесс закупок.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.