Persiapan PO INTERNAL
Permintaan pesanan siap diserahkan ke bagian pembelian
Bawa permintaan pembelian yang disetujui ke persiapan PO dengan pemasok, jumlah, mata uang, ketentuan, detail pengiriman, pembeli, bukti otorisasi, dan pengecualian komersial yang belum terselesaikan dalam satu catatan.
Permintaan internal ini dimulai setelah persetujuan permintaan pembelian. Ini mempersiapkan pembeli atau sistem pembelian untuk membuat pesanan pembelian resmi yang ditujukan kepada pemasok; ini bukan PO yang diterbitkan itu sendiri.
Gratis untuk maksimal 5 pengguna. Tanpa kartu kredit.
Sesuaikan kolom, alur kerja, dan dasbor tanpa coding. Jelajahi 1.000+ template aplikasi dan kasus penggunaan
Jangan membuat pembeli menemukan kembali keputusan yang disetujui
Penyerahan harus berisi fakta komersial yang diperlukan untuk menyiapkan pesanan dan bukti bahwa otorisasi internal telah lengkap.
- 01
Permintaan pembelian sumber yang telah disetujui
Hubungkan penyerahan dengan permintaan pembelian yang tepat, jumlah yang disetujui, detail baris, justifikasi bisnis, pusat biaya, dan riwayat keputusan.
- 02
Detail pemasok dan pengiriman
Catat pemasok, status yang disetujui atau memerlukan tinjauan, lokasi pengiriman, tanggal yang diperlukan, pembeli, dan setiap syarat pengiriman khusus.
- 03
Syarat komersial
Bawa mata uang, dasar harga, syarat pembayaran, syarat pengiriman, penawaran yang diterima, dan setiap pengecualian yang perlu dilihat oleh penyetuju PO.
- 04
Keputusan rilisan dan tindakan selanjutnya
Tunjukkan apakah serah terima sedang disiapkan, menunggu persetujuan, dikembalikan, siap dibuatkan PO, diterbitkan, atau dibatalkan, dengan pemilik dan tanggal jatuh tempo.
Bandingkan pekerjaan siap dibuatkan PO dengan pengecualian yang masih menghalangi pelepasan
Catatan penyerahan menunjukkan permintaan pembelian yang telah disetujui, pemeriksaan pemasok dan persyaratan, koreksi yang dikembalikan, serta status akhir siap dibuatkan PO.
Pisahkan bidang yang hilang dari keputusan komersial yang nyata
Mengembalikan setiap ketidakteraturan kepada pemohon menciptakan penundaan tanpa meningkatkan kontrol.
Tinjauan pemasok diperlukan
Arahkan status pemasok baru, diblokir, atau yang belum diverifikasi ke proses pemasok yang benar sambil mempertahankan kebutuhan bisnis yang disetujui.
Syarat nonstandar
Identifikasi istilah mana yang berbeda, siapa yang dapat menerimanya, dan apakah pengecualian tersebut memblokir masalah PO.
Jumlah berubah setelah disetujui
Jangan menimpa nilai yang disetujui secara diam-diam. Catat perubahan tersebut dan kembalikan ke tahap persetujuan yang diperlukan ketika ambang kebijakan terlampaui.
Ketidaksesuaian pengiriman atau kode
Berikan pembeli jalur koreksi spesifik untuk ship-to, pusat biaya, baris, atau konteks terkait pajak tanpa membatalkan rincian yang disetujui dan tidak terkait.
Jaga persetujuan internal dan penerbitan pesanan tetap terpisah
Pemisahan ini membuat otorisasi yang hilang terlihat tanpa mengubah Jodoo menjadi janji ERP yang tidak didukung.
| Question | Permintaan pembelian menjawab | Serah terima untuk menyiapkan PO menjawab |
|---|---|---|
| Mengapa membeli? | Justifikasi bisnis dan kebutuhan | Merujuk pada sumber yang disetujui |
| Apa dan berapa banyak? | Rincian item dan total yang disetujui | Jumlah akhir yang dihadapi pemasok dan mata uang |
| Siapa yang memberi otorisasi? | Anggaran, departemen, jumlah, dan keputusan pengadaan | Verifikasi bahwa persetujuan yang diperlukan telah lengkap |
| Siapa yang memasok dan mengirim? | Jalur pemasok dan persyaratan | Pemasok, ketentuan, alamat pengiriman, pembeli, dan pengecualian |
| Apa yang terjadi selanjutnya? | Disetujui atau dikembalikan | Siap dibuatkan PO, diterbitkan, dikembalikan, atau dibatalkan |
Buat penyerahan berakhir dengan hasil yang dapat diamati
Permintaan PO tidak lengkap hanya karena seseorang membuka catatan.
Siap dibuatkan PO
Semua pemeriksaan sumber, pemasok, komersial, pengiriman, dan otorisasi yang diperlukan telah selesai untuk pembeli atau sistem pesanan.
Dikembalikan
Catatan tersebut mencantumkan perbaikan yang menghalangi, pemilik, tanggal jatuh tempo, dan tahap persetujuan yang harus ditinjau kembali.
PO diterbitkan
Nomor PO yang sah dan tanggal penerbitannya dicatat; pemohon dapat mengikuti pesanan di pelacak tahap berikutnya.
Dibatalkan
Tim mencatat alasan mengapa niat yang disetujui tidak akan dilanjutkan dan apakah anggaran atau komitmen pemasok perlu dilepaskan.
Sesuaikan kesiapan PO dengan kebijakan komersial Anda
Konfigurasikan pemeriksaan tepat yang membuat permintaan pembelian yang disetujui aman untuk dipesan.
- Tambahkan pemeriksaan status pemasok atau referensi kontrak untuk kategori yang dipilih.
- Arahkan perubahan istilah atau jumlah yang tidak standar ke pemilik keputusan yang diperlukan.
- Tampilkan pertanyaan tentang lokasi pengiriman atau lokasi layanan hanya ketika relevan.
- Buat antrean pembeli, yang dikembalikan, siap dibuatkan PO, dan pesanan yang dikeluarkan tanpa kode.
Gunakan template ini untuk penyerahan pembeli, bukan seluruh siklus hidup pesanan
Serah terima harus terhubung dengan rapi ke sistem yang menerbitkan dan mencatat PO.
Kesesuaian kuat: koordinasi fleksibel sebelum PO
Gunakan Jodoo saat permintaan pembelian yang disetujui membutuhkan pemeriksaan pemasok, komersial, pengiriman, dan pengecualian sebelum pembeli membuat pesanan resmi.
Gunakan pelacak PO setelah diterbitkan
Setelah pesanan ada, pengiriman, pengantaran, penerimaan, tindak lanjut pemasok, dan penutupan termasuk dalam jalur pelacakan pesanan pembelian.
Jaga pelaksanaan keuangan dalam sistem yang berwenang
Penentuan pajak, pencatatan komitmen, pencocokan tiga pihak, pencatatan faktur, dan pembayaran harus tetap berada di alat ERP atau AP kecuali diterapkan secara terpisah dan terbukti.
Pertanyaan tentang Permintaan pesanan pembelian
Jawaban-jawaban ini menjelaskan dari mana permintaan internal PO dimulai, apa yang membuatnya siap, dan catatan pembelian atau ERP mana yang tetap berwenang.
Apa itu permintaan pesanan pembelian?
Ini adalah serah terima internal yang meminta seorang pembeli atau sistem pembelian untuk membuat pesanan pembelian resmi dari permintaan pembelian yang disetujui. Ini harus memuat jumlah yang disetujui, pemasok, ketentuan komersial, rincian pengiriman, bukti otorisasi, dan setiap pengecualian.
Apakah permintaan PO sama dengan permintaan pembelian?
Tidak. permintaan pembelian adalah otorisasi internal untuk membeli. Permintaan PO dimulai setelah persetujuan dan mengemas informasi yang diperlukan untuk menyiapkan dan mengotorisasi pesanan resmi.
Apa yang seharusnya memblokir status siap dibuatkan PO?
Persetujuan permintaan pembelian yang hilang, tinjauan pemasok, perubahan jumlah yang belum terselesaikan, ketentuan non-standar tanpa penerimaan, rincian pengiriman atau alamat kirim yang tidak lengkap, atau kontrol spesifik kebijakan lainnya seharusnya memblokir pelepasan.
Apakah PO resmi masih bisa dibuat di ERP?
Ya. Jodoo dapat mengoordinasikan serah terima dan pengecualian yang disetujui sementara ERP tetap berwenang untuk nomor PO, akuntansi, penerimaan, pencocokan faktur, dan pembayaran.
Bagaimana seharusnya permintaan PO yang dikembalikan bekerja?
Catat koreksi dan pemilik yang tepat, simpan sumber yang disetujui, dan alihkan perubahan jumlah atau kebijakan kembali ke persetujuan yang diperlukan. Jangan biarkan pembeli menebak apa yang berubah dari email.
Periksa serah terima untuk menyiapkan PO sebelum Anda menyalin alur kerja.
Buka contoh yang telah diisi untuk membandingkan persiapan, menunggu persetujuan, dikembalikan, siap dibuatkan PO, dan catatan yang diterbitkan. Kemudian sesuaikan pemeriksaan pemasok, ketentuan, kepemilikan pembeli, dan serah terima sistem tahap berikutnya.
Buka penyerahan permintaan PO