Заявители отправляют данные по заявке на заказ на поставку с достаточным контекстом для быстрой проверки.
Шаблон заявки на заказ на поставку
Преобразуйте согласованную потребность в заявку на заказ на поставку с выбором поставщика, данными коммерческого предложения и видимой ответственностью команды закупок до выпуска заказа.
Для команд закупок и заявителей, которым важно заранее видеть выбор поставщика, контекст коммерческого предложения и статус заказа на поставку до выпуска заказа.
Настройте категории заявок, контрольные точки закупки, правила согласования и дашборды заявок под ваш процесс закупок. Откройте предпросмотр рабочего процесса заявки на заказ на поставку, а затем настройте шаблон под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой предпросмотрПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Открыть предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Команды закупок используют этот рабочий процесс после согласования внутренней закупки, когда нужно подтвердить поставщика, проверить коммерческое предложение и создать заказ на поставку. Обычно задержки возникают, когда согласованная потребность зависает между завершением согласования заявки и действиями команды закупок, пока по email уточняются цена, выбор поставщика или недостающие данные коммерческого предложения. Этот шаблон помогает сохранять видимость контекста предложения, ответственности команды закупок и статуса выпуска заказа на поставку до момента отправки заказа.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Ответственные сортируют входящие заявки и отслеживают, какие позиции требуют следующего действия.
Менеджеры контролируют объем заявок, узкие места и последующие действия со стороны заявителей по всей команде.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Прием согласованной потребности и требований для заказа на поставку.
Собирайте согласованные позиции, требуемые сроки, ценовой контекст и комментарии по поставщику до начала создания заказа на поставку.
Ответственность команды закупок и видимость для заявителя.
Назначайте нужного сотрудника команды закупок, отслеживайте открытые уточнения и показывайте заявителю актуальные обновления, пока заказ готовится.
Проверка коммерческого предложения и передача задачи на выпуск заказа на поставку.
Переводите согласованную потребность через проверку предложения, подтверждение поставщика и выпуск заказа на поставку без потери ответственности команды закупок.
Открытый бэклог заявок и видимость расходов.
Отслеживайте ожидающие заявки, ход закупки, согласованные расходы и статус исполнения в общих списках и дашбордах.
Включенные компоненты
- Заявка на закупку
- Журнал последующих действий заявителя
- Сравнение коммерческих предложений
- Журнал статуса исполнения
- Очередь открытых заявок
- Очередь статусов для заявителя
- Очередь согласования
- Трекер хода закупки
- Напоминание о согласовании
- Уведомление об обновлении для заявителя
- Напоминание об отправке
- Оповещение о передаче задачи по закупке
- Заявитель
- Согласующий от подразделения
- Координатор закупок
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Дайте заявителям понятный способ отправлять данные по заявке на заказ на поставку без потери контекста после приема заявки.
- Сохраняйте видимость ответственности, статуса очереди и последующих действий заявителя в одном месте.
- Сократите количество писем и напоминаний, когда заявкам нужны обновления, согласования или передача задачи на исполнение.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Очередь открытых заявок.
Проверяйте заявки на закупку по этапу согласования, приоритету, заявителю и статусу закупки.
Заявка на закупку.
Собирайте данные заявки на заказ на поставку, сопроводительные файлы и контекст заявителя до проверки или исполнения.
Дашборд расходов по заявкам.
Отслеживайте открытые заявки, согласованные расходы, ход закупки и согласования с задержкой в одном дашборде.
Как это работает
От настройки до запуска
Заявитель отправляет заявку на заказ на поставку с данными, необходимыми ответственным для проверки или исполнения.
Назначенный ответственный проверяет заявку, при необходимости запрашивает уточнения и переводит ее в нужный статус.
Очереди и напоминания помогают заявителям и ответственным видеть, что ожидает обработки, согласовано или заблокировано.
Завершенные заявки остаются доступными для поиска при повторной работе, аудитах и отслеживании уровня сервиса.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Что входит в этот шаблон заявки на заказ на поставку?
Он включает прием заявки, очереди команды закупок, маршрутизацию согласований, проверку коммерческих предложений и обновления статуса для заявителя, чтобы команда могла переводить согласованную потребность в создание заказа на поставку без потери контекста.
Можно ли настроить поля и рабочий процесс?
Да. Вы можете изменить поля приема заявки, маршрутизацию ответственных, обновления статуса для заявителя, представления и автоматизации под свой процесс.
Можно ли использовать шаблон на мобильных устройствах?
Да. Команды могут отправлять, проверять и обновлять записи с компьютера и мобильных устройств.
Могут ли заявители и ответственные видеть обновления статуса в одном месте?
Да. Команды могут назначать ответственных, обновлять статус для заявителя, фиксировать решения и запускать напоминания, чтобы заявки не терялись после приема.
Для кого этот шаблон подходит лучше всего?
Он полезен для команд закупок, финансов и управления поставщиками, которым нужна более понятная подача заявок, маршрутизация ответственных и видимость статусов по заявкам на заказ на поставку.
Может ли ИИ помочь адаптировать этот шаблон?
Да. ИИ поможет настроить поля, представления, автоматизации и шаги рабочего процесса под ваш процесс оформления заказов на поставку после старта с этого шаблона.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.