ВНУТРЕННЯЯ ПОДГОТОВКА PO
Внутренний запрос на заказ, готовый к передаче закупщику
Перенесите утвержденную заявку в подготовку PO, сохранив в одной записи поставщика, сумму, валюту, условия, адрес поставки, закупщика, подтверждение полномочий и нерешенное коммерческое исключение.
Этот внутренний запрос начинается после утверждения заявки. Он подготавливает закупщика или закупочную систему к созданию официального заказа поставщику и не является уже выпущенным PO.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Не заставляйте закупщика заново выяснять утвержденное решение
Передача должна содержать коммерческие данные, необходимые для подготовки заказа, и подтверждения завершенного внутреннего утверждения.
- 01
Утвержденная исходная заявка
Свяжите передачу с конкретной заявкой, утвержденной суммой, деталями позиций, деловым обоснованием, центром затрат и историей решений.
- 02
Данные поставщика и поставки
Укажите поставщика, статус «утвержден» или «требуется проверка», адрес поставки, требуемую дату, закупщика и особые условия поставки.
- 03
Коммерческие условия
Перенесите валюту, основу цены, условия оплаты и поставки, принятое предложение и каждое исключение, которое должен видеть утверждающий PO.
- 04
Решение о выпуске и следующее действие
Покажите ответственного и срок, а также состояние передачи: подготовка, ожидание утверждения, возврат, готовность к PO, выпуск или отмена.
Сравните готовые к PO задачи с исключениями, которые все еще блокируют выпуск
Рабочие передачи показывают утвержденные заявки, проверки поставщика и условий, возвращенные исправления и окончательный результат готовности PO.
Отделить отсутствующее поле от реального коммерческого решения
Возврат каждого несоответствия инициатору создает задержку, не усиливая контроль.
Требуется проверка поставщика
Направьте новый, заблокированный или непроверенный статус поставщика в соответствующий процесс, сохранив утвержденную деловую потребность.
Нестандартные условия
Укажите, какое условие отличается, кто может его принять и блокирует ли исключение выпуск PO.
Сумма изменилась после утверждения
Не заменяйте утвержденное значение без фиксации. Запишите изменение и вернитесь на требуемый этап согласования, если превышен порог политики.
Несоответствие места поставки или учетных реквизитов
Дайте закупщику конкретный путь исправления адреса поставки, центра затрат, позиции или налогового контекста, не отменяя другие утвержденные данные.
Разделяйте внутреннее утверждение и выпуск заказа
Так отсутствие полномочий остается заметным, но Jodoo не представляется неподдерживаемой заменой ERP.
| Question | Заявка отвечает | Передача PO отвечает |
|---|---|---|
| Зачем покупать? | Деловое обоснование и потребность | Ссылается на утвержденный исходный документ |
| Что и в каком количестве? | Позиции и утвержденная итоговая сумма | Окончательная сумма и валюта обязательства перед поставщиком |
| Кто утвердил? | Решения по бюджету, подразделению, сумме и закупке | Подтверждение завершения требуемых согласований |
| Кто поставляет? | Маршрут поставщика и требования | Поставщик, условия, адрес поставки, закупщик и исключения |
| Что происходит дальше? | Утверждено или возвращено | Готово к PO, выпущено, возвращено или отменено |
Завершите передачу наблюдаемым результатом
Запрос PO не становится завершенным только потому, что кто-то открыл запись.
Готово к PO
Все требуемые проверки исходной заявки, поставщика, коммерческих и поставочных условий и полномочий завершены для закупщика или системы заказов.
Возвращено
В записи указаны блокирующее исправление, ответственный, срок и этап согласования, который нужно пройти заново.
PO выпущен
Официальные номер PO и дата выпуска записаны, а инициатор может отслеживать заказ в последующем трекере.
Отменено
Команда указывает, почему утвержденная потребность не будет реализована и нужно ли освободить бюджетные или поставочные обязательства.
Настройте готовность PO по своей коммерческой политике
Настройте точные проверки, после которых утвержденную заявку можно безопасно превратить в заказ.
- Добавьте для выбранных категорий проверки статуса поставщика или ссылки на договор.
- Направляйте нестандартные условия или изменения суммы лицу, ответственному за нужное решение.
- Показывайте вопросы об адресе поставки или оказания услуги только тогда, когда они применимы.
- Создавайте без программирования очереди закупщика, возвратов, готовности PO и выпущенных заказов.
Используйте этот шаблон для передачи закупщику, а не для всего жизненного цикла заказа
Передача должна быть четко связана с системой, которая выпускает и учитывает PO.
Особенно подходит: гибкая координация перед созданием PO
Используйте Jodoo, если перед официальным заказом утвержденные заявки нужно проверить по поставщику, коммерческим и поставочным условиям и исключениям.
После выпуска используйте трекер PO
После создания заказа отслеживание отгрузки, доставки, приемки, работы с поставщиком и закрытия относится к процессу контроля заказа.
Оставьте финансовое исполнение в ведущей системе
Расчет налогов, учет обязательств, трехсторонняя сверка, проведение счета и платеж должны оставаться в ERP или инструментах AP, если эти функции не реализованы и не подтверждены отдельно.
Вопросы о запрос на оформление заказа поставщику
Эти ответы уточняют, где начинается внутренний запрос PO, что делает его готовым и какая запись закупочной системы или ERP остается ведущей.
Что такое запрос на оформление заказа поставщику?
Это внутренняя передача, которая поручает закупщику или закупочной системе создать официальный заказ поставщику из утвержденной заявки. Она должна содержать утвержденную сумму, поставщика, коммерческие условия, данные поставки, подтверждение полномочий и исключения.
Запрос PO и заявка на закупку — одно и то же?
Нет. Заявка представляет собой внутреннее разрешение на покупку. Запрос PO начинается после утверждения и объединяет данные, необходимые для подготовки и авторизации официального заказа.
Что должно блокировать статус готовности PO?
Выпуск должны блокировать отсутствие утверждения заявки, незавершенная проверка поставщика, неурегулированное изменение суммы, непринятые нестандартные условия, неполный адрес или данные поставки и другие предусмотренные политикой контроли.
Можно ли по-прежнему создавать официальный PO в ERP?
Да. Jodoo может координировать утвержденную передачу и исключения, а ERP останется ведущей системой для номера PO, бухгалтерского учета, приемки, сверки счетов и оплаты.
Как должен работать возврат запроса PO?
Зафиксируйте точное исправление и ответственного, сохраните утвержденную исходную заявку и направьте изменения суммы или политики на требуемое согласование. Закупщик не должен выяснять по письмам, что изменилось.
Проверьте передачу PO перед копированием процесса
Откройте заполненный пример и сравните записи, которые подготавливаются, ожидают утверждения, возвращены, готовы к PO или выпущены. Затем адаптируйте проверки поставщика, условия, ответственность закупщика и передачу в последующую систему.
Открыть передачу запроса PO