Người yêu cầu gửi chi tiết yêu cầu đơn đặt hàng với đủ ngữ cảnh để được rà soát nhanh.
Mẫu yêu cầu đơn đặt hàng
Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt thành yêu cầu PO với lựa chọn nhà cung cấp, chi tiết báo giá và người phụ trách mua hàng hiển thị rõ trước khi phát hành đơn hàng.
Được xây dựng cho bộ phận mua hàng và người yêu cầu cần nắm rõ lựa chọn nhà cung cấp, bối cảnh báo giá và tiến độ PO trước khi phát hành đơn hàng.
Tùy chỉnh danh mục yêu cầu, các điểm kiểm tra tìm nguồn cung ứng, quy tắc phê duyệt và bảng tổng quan yêu cầu để phù hợp với quy trình mua hàng của bạn. Xem trước quy trình yêu cầu đơn đặt hàng, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Các đội ngũ mua sắm sử dụng quy trình này sau khi một nhu cầu mua sắm nội bộ được phê duyệt và sẵn sàng cho bước xác nhận nhà cung cấp, rà soát báo giá và tạo PO. Điểm chậm thường gặp là nhu cầu đã được phê duyệt bị kẹt giữa phê duyệt của người yêu cầu và hành động của bộ phận mua hàng, trong khi mức giá, lựa chọn nhà cung cấp hoặc chi tiết báo giá còn thiếu được làm rõ qua email. Mẫu này giúp hiển thị rõ bối cảnh báo giá, bộ phận mua hàng phụ trách và trạng thái phát hành PO cho đến khi đơn hàng được phát hành.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người phụ trách phân loại yêu cầu mới và theo dõi mục nào cần xử lý tiếp theo.
Quản lý theo dõi khối lượng yêu cầu, điểm nghẽn và việc theo dõi tiếp người yêu cầu trong toàn đội ngũ.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận nhu cầu đã phê duyệt và yêu cầu PO.
Thu thập các hạng mục đã được phê duyệt, ngày cần hàng, bối cảnh mức giá và ghi chú nhà cung cấp trước khi bắt đầu tạo PO.
Bộ phận mua hàng phụ trách và trạng thái hiển thị cho người yêu cầu.
Phân công đúng người phụ trách mua hàng, theo dõi các nội dung cần làm rõ đang mở và hiển thị cập nhật cho người yêu cầu trong khi đơn hàng đang được chuẩn bị.
Rà soát báo giá và bàn giao phát hành PO.
Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt qua các bước kiểm tra báo giá, xác nhận nhà cung cấp và phát hành PO mà vẫn giữ rõ trách nhiệm của bộ phận mua hàng.
Tồn đọng yêu cầu mở và khả năng hiển thị chi tiêu.
Theo dõi các yêu cầu đang chờ, tiến độ tìm nguồn cung ứng, chi tiêu đã được phê duyệt và trạng thái thực hiện từ danh sách dùng chung và bảng tổng quan.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu mua hàng
- Nhật ký theo dõi người yêu cầu
- So sánh báo giá
- Nhật ký trạng thái thực hiện
- Hàng đợi yêu cầu mở
- Hàng đợi trạng thái người yêu cầu
- Hàng đợi phê duyệt
- Trình theo dõi tiến độ tìm nguồn cung ứng
- Nhắc nhở phê duyệt
- Thông báo cập nhật cho người yêu cầu
- Nhắc nhở gửi yêu cầu
- Cảnh báo bàn giao tìm nguồn cung ứng
- Người yêu cầu
- Người phê duyệt bộ phận
- Điều phối viên mua sắm
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Cung cấp cho người yêu cầu một cách rõ ràng để gửi chi tiết yêu cầu đơn đặt hàng mà không mất ngữ cảnh sau bước tiếp nhận.
- Giữ hiển thị rõ người phụ trách, trạng thái hàng đợi và việc theo dõi tiếp người yêu cầu tại một nơi.
- Giảm việc phải đuổi theo qua email khi yêu cầu cần cập nhật, phê duyệt hoặc bàn giao thực hiện.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Hàng đợi yêu cầu mở.
Rà soát các yêu cầu mua hàng theo giai đoạn phê duyệt, mức độ ưu tiên, người yêu cầu và trạng thái tìm nguồn cung ứng.
Yêu cầu mua hàng.
Thu thập chi tiết yêu cầu đơn đặt hàng, tệp đính kèm hỗ trợ và ngữ cảnh từ người yêu cầu trước khi rà soát hoặc thực hiện.
Bảng tổng quan chi tiêu yêu cầu.
Theo dõi yêu cầu đang mở, chi tiêu đã được phê duyệt, tiến độ tìm nguồn cung ứng và các phê duyệt bị kéo dài trong một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi một yêu cầu đơn đặt hàng với các chi tiết mà người phụ trách cần để rà soát hoặc thực hiện.
Người phụ trách được phân công rà soát yêu cầu, yêu cầu làm rõ khi cần và chuyển yêu cầu sang đúng trạng thái.
Các hàng đợi và lời nhắc giúp người yêu cầu và người phụ trách luôn đồng bộ về nội dung nào đang chờ xử lý, đã được phê duyệt hoặc đang bị chặn.
Các yêu cầu đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ công việc lặp lại, kiểm toán và theo dõi mức độ dịch vụ.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu yêu cầu đơn đặt hàng này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm tiếp nhận yêu cầu, hàng đợi của bộ phận mua hàng, định tuyến phê duyệt, rà soát báo giá và cập nhật trạng thái cho người yêu cầu để đội ngũ có thể chuyển nhu cầu đã được phê duyệt sang bước tạo PO mà không mất ngữ cảnh.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu tiếp nhận, định tuyến người phụ trách, cập nhật trạng thái cho người yêu cầu, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem cập nhật trạng thái tại một nơi không?
Có. Đội ngũ có thể phân công người phụ trách, cập nhật trạng thái hiển thị cho người yêu cầu, ghi lại quyết định và kích hoạt lời nhắc để yêu cầu không bị bỏ sót sau bước tiếp nhận.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ mua sắm, tài chính và quản lý nhà cung cấp cần quy trình tiếp nhận từ người yêu cầu, định tuyến người phụ trách và khả năng hiển thị trạng thái rõ ràng hơn cho các yêu cầu đơn đặt hàng.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh các trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình đơn đặt hàng của bạn sau khi bạn bắt đầu từ mẫu này.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.