內部 PO 建立準備
可交接給採購承辦人的內部採購單建立申請
將已核准請購單帶入 PO 建立準備，在一條紀錄中包含供應商、金額、幣種、條款、收貨資訊、採購承辦人、授權資料和未解決的商務例外。
此內部申請在請購單核准後開始，用來協助採購承辦人或採購系統建立正式的供應商採購單；它本身並不是已發出的 PO。
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不要讓採購承辦人重新查找已核准的決策
交接紀錄應包含準備訂單所需的商務事實，以及內部授權已經完成的資料。
- 01
已核准的原請購單
將交接紀錄關聯到具體請購單、已核准金額、明細、業務理由、成本中心和決策歷程。
- 02
供應商與交付資訊
記錄供應商、已核准或需審查狀態、收貨地點、需求日期、採購承辦人及特殊交付條款。
- 03
商務條款
帶入幣種、價格依據、付款條件、交付條款、已接受報價，以及 PO 簽核人員需要檢視的例外。
- 04
下單決定與下一步行動
顯示交接紀錄處於準備中、等待簽核、已退回、可建立 PO、已發出或已取消，並註明負責人與到期日。
比較可建立 PO 的事項與仍阻止下單的例外
範例交接紀錄展示已核准請購單、供應商和條款檢查、退回修正以及最終可建立 PO 的結果。
區分缺少欄位與真正需要商務決策的問題
把所有異常都退給申請人，只會造成延誤，並不能改善管控。
供應商需要審查
將新供應商、受限供應商或未核實的供應商狀態送交正確的供應商流程，同時保留已核准的業務需求。
非標準條款
明確哪項條款不同、誰可以接受，以及該例外是否阻止發出 PO。
簽核後金額發生變化
不得靜默涵蓋已核准金額。紀錄變更；如果跨越政策門檻，則退回必要的簽核階段。
交付或會計資訊不一致
為採購承辦人提供明確的收貨地點、成本中心、明細或稅務資訊修正方式，同時保留其他已核准內容。
區分內部簽核與訂單發出
這樣既能看出授權缺失，也不會把 Jodoo 描述成具有尚未實現的 ERP 能力。
| Question | 請購單回答 | PO 交接回答 |
|---|---|---|
| 為什麼採購？ | 業務理由與需求 | 引用已核准的原始紀錄 |
| 採購什麼、數量多少？ | 明細項與已核准總額 | 最終對供應商的金額與幣種 |
| 誰已授權？ | 預算、部門、金額和採購決策 | 確認所需簽核均已完成 |
| 由誰供應和交付？ | 供應商路徑與要求 | 供應商、條款、收貨地點、採購承辦人和例外 |
| 下一步是什麼？ | 已核准或已退回 | 可建立 PO、已發出、已退回或已取消 |
讓交接以可查核的結果結束
不能因為有人開啟了紀錄，就認為 PO 建立申請已經完成。
可建立 PO
源請購單、供應商、商務、交付和授權檢查均已完成，採購承辦人或訂單系統可以繼續。
已退回
紀錄明確阻塞問題、修正負責人、到期日及需要重新進入的簽核階段。
PO 已發出
已記錄正式 PO 編號與發出日期，申請人可在下游追蹤工具中繼續查看訂單。
已取消
團隊紀錄已核准需求不再繼續的原因，以及是否需要釋放預算或供應商承諾。
按商務政策調整 PO 準備條件
設定已核准請購單可以安全下單所需的具體檢查。
- 針對特定類別增加供應商狀態或合約編號檢查。
- 將非標準條款或金額變化送交相應的決策負責人。
- 僅在相關情況下顯示收貨地點或服務地點問題。
- 免寫程式即可建立採購承辦人、已退回、可建立 PO 與已發出訂單的待辦清單。
此範本用於交接給採購承辦人，而不是涵蓋訂單的整個生命週期
交接紀錄應順暢串接負責發出 PO 與會計處理的系統。
特別適合：靈活的 PO 前置協調
當已核准請購單在採購承辦人建立正式訂單前，還需要完成供應商、商務、交付和例外檢查時，可使用 Jodoo。
訂單發出後使用 PO 追蹤工具
訂單建立後，出貨、交付、收貨、供應商追蹤與結案應進入採購單追蹤流程。
讓財務執行繼續留在主責系統中
除非相關能力已另外建置並驗證，否則稅務判定、承諾會計、三方核對、發票入帳與付款應留在 ERP 或 AP 工具中。
關於 採購單建立申請 的問題
這些答案說明內部 PO 建立申請從何處開始、符合哪些條件才算就緒，以及哪筆採購或 ERP 紀錄仍是正式依據。
什麼是採購單建立申請？
它是一項內部交接，請採購承辦人或採購系統根據已核准請購單建立正式採購單。紀錄應包含已核准金額、供應商、商務條款、交付資訊、授權資料和所有例外。
PO 建立申請與正式請購單相同嗎？
不同。正式請購單用於取得內部採購授權；PO 建立申請在簽核完成後開始，用於整理建立並授權正式訂單所需的資訊。
哪些情況應阻止紀錄進入可建立 PO 狀態？
請購簽核缺失、供應商審查未完成、金額變更未解決、非標準條款未被接受、收貨或交付資訊不完整，以及其他政策要求，均應阻止下單。
正式 PO 仍可在 ERP 中建立嗎？
可以。Jodoo 可協調已核准交接和例外，ERP 則繼續作為 PO 編號、會計、收貨、發票核對和付款的主責系統。
退回的 PO 建立申請應如何處理？
記錄明確的修正內容與負責人，保留已核准原始紀錄，並將金額或政策變化退回必要的簽核。不要讓採購承辦人從電子郵件中猜測發生了什麼變化。