Untuk instrumen
Catat kotak pelindung, kabel uji, dan kondisi saat serah terima. Jika penggunaan memerlukan sertifikat yang masih berlaku, hubungkan sumber sertifikat yang telah ditinjau, jangan hanya mengandalkan kotak centang.
Catat serah terima peralatan sebelum barang keluar
Pilih barang, catat peminjam, sepakati waktu pengembalian, serta catat kondisi dan aksesori. Mulai dengan formulir peminjaman peralatan yang terhubung.
Masuk untuk melihat pratinjau atau memasang aplikasi. Tangkapan layar menunjukkan contoh yang sudah diisi; tautan formulir memulai serah terima baru.
Serah terima yang berguna cukup spesifik untuk ditindaklanjuti
- Peralatan
- Alat uji kabel · TL-T05
- Peminjam
- Riley Brooks · Teknik
- Diserahkan / harus kembali
- 10 September, 14:00 / 11 September, 17:00
- Kondisi awal
- Baik · catat kabel uji dan kotak pembawa yang disertakan
Mengapa ini lebih baik daripada “Riley meminjam alat uji”
Penerima nantinya dapat mengidentifikasi barang yang tepat, menghubungi orang yang benar, membandingkan kondisi, dan memeriksa apakah semua aksesori kembali. Serah terima yang hanya berupa keterangan membuat fakta tersebut terbuka untuk penafsiran.
Contoh formulir fiktif yang sudah diisi, bukan peminjaman yang diajukan atau hasil pelanggan.
Pastikan setiap field wajib mencegah ketidakjelasan yang nyata
| Data yang dicatat | Masalah yang dicegah | Panduan praktis |
|---|---|---|
| Peralatan yang dipilih | Tertukarnya dua barang dengan model identik. | Cocokkan tag aset fisik dengan record yang dipilih sebelum penyerahan. |
| Peminjam dan kontak | Barang terlambat kembali tanpa penanggung jawab yang bisa dihubungi. | Gunakan nama dan kontak yang dapat dihubungi, ditambah departemen atau lokasi kerja. |
| Waktu penyerahan dan tenggat pengembalian | Rentang peminjaman yang tidak jelas atau tidak mungkin dipenuhi. | Gunakan tanggal dan waktu yang tegas; periksa waktu pengembalian terhadap komitmen lainnya. |
| Kondisi dan aksesori | Perselisihan tentang kerusakan yang sudah ada atau kelengkapan yang disertakan. | Periksa barang aktual dan catat hanya aksesori yang diserahkan. |
| Petugas penyerahan dan persetujuan penerimaan | Tidak adanya record tentang siapa yang melakukan serah terima. | Catat petugas penyerahan dan persetujuan penerimaan; tambahkan perjanjian wajib secara terpisah. |
Periksa kesiapan sebelum mencatat siapa yang memegang barang
Memilih barang bukan berarti boleh meminjamkannya
Record peralatan bisa tetap ada saat penggunaannya ditangguhkan, sudah dipensiunkan, atau masih dipegang peminjam lain. Pemeriksaan peminjaman pada formulir membantu mencegah serah terima yang tidak sah, tetapi petugas gudang tetap harus mengidentifikasi barang fisik dan memastikan kesiapannya.
Periksa kebutuhan mendatang selain ketersediaan saat ini. Jika barang sudah direservasi untuk pekerjaan lain, jangan sepakati tenggat pengembalian yang tidak menyisakan waktu untuk mengembalikan dan menyiapkannya.
Tinjau komitmen penggunaan peralatanTambahkan detail yang penting untuk peralatan Anda
Untuk peralatan kantor bersama
Catat adaptor, pengisi daya, serta ruangan atau lokasi kerja. Hindari mewajibkan peminjam menjawab pertanyaan teknis yang tidak memengaruhi serah terima barang tersebut.
Hubungkan formulir dengan pekerjaan setelah pengajuan
Pantau tenggat
Gunakan tampilan peminjaman terbuka untuk menemukan pemegang dan menyepakati tindakan berikutnya.
Kelola peminjaman peralatanTerima berdasarkan peminjaman
Pisahkan kondisi saat kembali dari kondisi yang dicatat saat penyerahan.
Catat pengembalianSerahkan seperangkat alat kepada regu
Gunakan baris barang aktual saat alat mungkin kembali secara terpisah.
Jelajahi penyerahan dari gudang alatPertanyaan tentang penggunaan formulir peminjaman
Apakah kami memasukkan tag aset atau membiarkan formulir membuatnya?
Pilih record dan tag peralatan yang sudah ada. Formulir membuat nomor peminjaman terpisah untuk serah terima ini. Tag aset mengidentifikasi barang fisik sepanjang masa pakainya; nomor peminjaman mengidentifikasi satu kejadian peminjaman. Keduanya tidak boleh dipertukarkan.
Bagaimana jika peminjam belum menjadi anggota Jodoo?
Contoh ini mencatat nama dan email peminjam sebagai detail kontak; field tersebut tidak membuat anggota Jodoo atau memberikan akses. Petugas penyerahan dan peninjau menggunakan field anggota. Tentukan cara peminjam eksternal mengonfirmasi serah terima dan atur akses yang sesuai sebelum membagikan formulir operasional Anda.
Apakah formulir ini mencakup tanda tangan yang mengikat secara hukum?
Contoh ini mencatat persetujuan penerimaan oleh peminjam sebagai pilihan. Contoh ini tidak memperagakan perjanjian peminjaman bertanda tangan atau memastikan kekuatan hukumnya. Jika organisasi Anda memerlukan tanda tangan atau ketentuan kontrak, tambahkan dan tinjau proses tersebut sebelum mengandalkannya.
Bisakah formulir ini digunakan untuk sepuluh alat sekaligus?
Formulir ini mencatat peminjaman satu peralatan bertag. Gunakan permintaan gudang alat dan record barang yang benar-benar diserahkan untuk regu yang membawa beberapa alat. Cara ini mempertahankan identitas setiap barang dan memungkinkan pengembalian sebagian, alih-alih memasukkan sepuluh barang ke kotak keterangan.
Di mana detail pengembalian dicatat?
Buat pengembalian yang terhubung dengan peminjaman asal. Jangan timpa kondisi saat serah terima dengan kondisi saat kembali: keduanya diperlukan untuk memahami perubahan. Penerima dan petugas inspeksi kemudian dapat mencatat penerimaan dan keputusan kesiapan secara terpisah.
Mulai dari serah terima satu barang berikutnya
Buka formulir dan lihat bagaimana pilihan peralatan terhubung dengan detail peminjam dan pengembalian.