Với dụng cụ đo
Ghi hộp bảo vệ, dây đo và tình trạng khi bàn giao. Nếu cần chứng nhận còn hiệu lực để sử dụng, hãy kết nối nguồn chứng nhận đã được xét duyệt thay vì chỉ dựa vào ô đánh dấu.
Ghi nhận bàn giao trước khi thiết bị rời kho
Chọn thiết bị, ghi người mượn, thống nhất hạn trả và ghi tình trạng cùng phụ kiện. Bắt đầu với biểu mẫu bàn giao có liên kết dữ liệu thiết bị.
Đăng nhập để xem trước hoặc cài đặt ứng dụng. Ảnh chụp màn hình là ví dụ đã điền; liên kết biểu mẫu bắt đầu một lượt bàn giao mới.
Thông tin bàn giao cần đủ cụ thể để theo dõi tiếp
- Thiết bị
- Máy kiểm tra cáp · TL-T05
- Người mượn
- Riley Brooks · Kỹ thuật
- Thời điểm cấp / hạn trả
- 10 tháng 9, 14:00 / 11 tháng 9, 17:00
- Tình trạng ban đầu
- Tốt · ghi các dây đo và hộp đựng đi kèm
Vì sao cách này tốt hơn ghi “Riley đã mượn máy kiểm tra”?
Sau này người tiếp nhận có thể xác định đúng thiết bị, liên hệ đúng người, so sánh tình trạng và kiểm tra phụ kiện đã được trả đủ chưa. Chỉ ghi chú khi bàn giao sẽ khiến các thông tin này dễ bị hiểu khác nhau.
Ví dụ điền biểu mẫu bằng dữ liệu giả định, không phải lượt mượn đã gửi hay kết quả của khách hàng.
Mỗi trường bắt buộc cần loại bỏ một điểm mơ hồ thực tế
| Thông tin ghi nhận | Vấn đề giúp tránh | Hướng dẫn thực tế |
|---|---|---|
| Thiết bị đã chọn | Nhầm lẫn hai thiết bị cùng mẫu. | Đối chiếu mã tài sản trên thiết bị với bản ghi đã chọn trước khi cấp. |
| Người mượn và liên hệ | Thiết bị quá hạn nhưng không liên hệ được người chịu trách nhiệm. | Ghi tên và thông tin liên hệ hữu ích, kèm phòng ban hoặc nơi làm việc. |
| Thời điểm cấp và hạn trả | Khung giờ cho mượn mơ hồ hoặc không khả thi. | Dùng ngày giờ cụ thể; đối chiếu hạn trả với các cam kết. |
| Tình trạng và phụ kiện | Bất đồng về hư hỏng có từ trước hoặc phụ kiện đi kèm. | Kiểm tra thiết bị thực tế và chỉ ghi phụ kiện đã bàn giao. |
| Người cấp và xác nhận nhận | Không có bản ghi ai đã thực hiện giao nhận. | Ghi người cấp và xác nhận đã thống nhất; bổ sung thỏa thuận bắt buộc riêng nếu có. |
Kiểm tra mức độ sẵn sàng trước khi ghi nhận người giữ
Chọn thiết bị chưa có nghĩa được phép cho mượn
Thiết bị có thể vẫn có bản ghi dù đang tạm ngừng cho mượn, đã ngừng sử dụng hoặc do người khác giữ. Các kiểm tra cho mượn của biểu mẫu giúp ngăn bàn giao không hợp lệ, nhưng thủ kho vẫn phải xác định đúng thiết bị thực tế và xác nhận đã sẵn sàng.
Kiểm tra cả nhu cầu sắp tới lẫn thiết bị còn sẵn hiện tại. Nếu thiết bị đã được đặt cho công việc sau, không thống nhất hạn trả khiến không đủ thời gian thu hồi và chuẩn bị.
Xem các cam kết sử dụng thiết bịThêm thông tin cần thiết cho thiết bị của bạn
Với thiết bị văn phòng dùng chung
Ghi bộ chuyển đổi, bộ sạc và phòng hoặc công trường. Tránh bắt người mượn trả lời câu hỏi kỹ thuật không ảnh hưởng đến việc bàn giao thiết bị đó.
Giữ biểu mẫu liên kết với công việc sau khi gửi
Theo dõi hạn trả
Dùng chế độ xem lượt mượn chưa hoàn tất để tìm người đang giữ và thống nhất bước tiếp theo.
Quản lý các lượt mượn thiết bịTiếp nhận theo lượt mượn
Giữ tình trạng lúc trả riêng với tình trạng đã ghi lúc cấp.
Ghi nhận trả lạiCấp một bộ cho tổ
Dùng từng dòng thiết bị thực tế khi dụng cụ có thể được trả riêng.
Khám phá cấp phát tại kho dụng cụCâu hỏi về dùng biểu mẫu bàn giao
Cần nhập mã tài sản hay để biểu mẫu tự tạo?
Chọn bản ghi và mã hiện có của thiết bị. Biểu mẫu tạo mã lượt mượn riêng cho lần bàn giao này. Mã tài sản nhận diện thiết bị thực tế suốt vòng đời; mã lượt mượn nhận diện một lần mượn. Không dùng hai mã thay cho nhau.
Nếu người mượn chưa là thành viên Jodoo thì sao?
Mẫu ghi tên và email người mượn để liên hệ; các trường này không tạo thành viên Jodoo hay cấp quyền truy cập. Người cấp và người xét duyệt dùng trường thành viên. Quyết định cách người mượn bên ngoài xác nhận bàn giao và cấu hình quyền phù hợp trước khi chia sẻ biểu mẫu vận hành.
Biểu mẫu có chữ ký ràng buộc pháp lý không?
Ví dụ ghi xác nhận của người mượn dưới dạng một lựa chọn. Đây không phải minh họa thỏa thuận mượn đã ký và không xác lập hiệu lực pháp lý. Nếu tổ chức cần chữ ký hoặc điều khoản hợp đồng, hãy bổ sung và rà soát quy trình đó trước khi áp dụng.
Có thể dùng biểu mẫu này cho mười dụng cụ cùng lúc không?
Biểu mẫu ghi một lượt mượn thiết bị có mã riêng. Dùng yêu cầu kho dụng cụ và bản ghi từng thiết bị thực tế đã cấp khi tổ nhận nhiều dụng cụ. Cách này giữ mã định danh từng thiết bị và cho phép trả từng phần, thay vì đưa cả mười thiết bị vào ô ghi chú.
Nên ghi thông tin trả lại ở đâu?
Tạo bản ghi trả lại liên kết với lần bàn giao gốc. Không ghi đè tình trạng lúc bàn giao bằng tình trạng lúc trả: cần cả hai để hiểu điều gì đã thay đổi. Người tiếp nhận và người kiểm tra có thể ghi riêng việc nhận lại và quyết định về mức độ sẵn sàng.
Bắt đầu với lượt bàn giao một thiết bị tiếp theo
Mở biểu mẫu để xem lựa chọn thiết bị được liên kết xuyên suốt với người mượn và thông tin trả lại.