Manajemen Inventaris Aset: Penanggung Jawab, Pelacakan, dan Siklus Hidup

Manajemen Inventaris Aset: Penanggung Jawab, Pelacakan, dan Siklus Hidup

Lacak setiap aset yang tahan lama dari pendaftaran dan tandai melalui tahanan, lokasi, kondisi, pemeliharaan, kembali, dan pensiun.

  • Berikan setiap aset tahan lama ID unik, tag, pemilik, lokasi, kondisi, bukti ditetapkan, dan status lifecycle.
  • Permintaan sambungan, pemeriksaan, transfer, inspeksi, pemeliharaan, kembali, dan catatan pensiun untuk sejarah aset.
  • Gunakan Jodoo sebagai proses kerja tahanan yang dapat diatur sementara keuangan atau sistem spesialis mempertahankan catatan otoriter mereka.
IT, fasilitas, operasi, dan tim gudang berbagi tanggung jawab untuk aset daya tahan.Organisasi mengganti register aset terpisah, lembar checkout, dan log kondisi.Tim yang membutuhkan proses kerja tahanan yang dapat diatur tanpa dimulai dengan kamar kelas berat.

Apa itu manajemen inventaris aset?

Aset inventaris manajemen adalah praktek menjaga catatan untuk setiap aset tahan lama, yang dapat diidentifikasi: apa itu, di mana itu, siapa yang bertanggung jawab untuk itu, apa kondisi itu, dan apa yang harus terjadi selanjutnya di lifecycle nya.

Tidak seperti persediaan saham, menekankan identitas individu, hak asuh, kondisi, dan handoffs bukan hanya kuantitas di tangan.

Jelajahi alur manajemen aset yang dibuat di Jodoo

Tukar antara register aset, tag struktur, checkout, dan kembalikan contoh. Mengklik pratinjau apapun membuka aplikasi Jodoo yang sesuai.

Konfigurasikan catatan sesuai aturan pengelolaan aset Anda

Gunakan formulir, data terkait, tugas-tugas mengalir kerja, perizinan, dan dasbor untuk menghubungkan catatan aset dengan orang-orang dan keputusan yang mengubahnya.

  • Berikan setiap aset daya tahan waktu catatan dan tag unik.
  • Permintaan rute dan handoffs kepada saksi yang tepat atau kustodian.
  • Menangkap bukti kondisi di checkout, transfer, dan kembali.
  • Terus menunda, rusak, hilang, dan maintengency-diblokir aset terlihat.
  • Terhubung ke keuangan atau sistem spesialis ketika mereka memiliki buku besar utama.

Hubungkan daftar aset dengan setiap perubahan penanggung jawab dan kondisi

  1. 01

    Daftarkan dan beri tag

    Atur ID aset yang dapat dipertahankan, kategori, nomor seri, situs, dan tim yang bertanggung jawab.

  2. 02

    Tetapkan atau pinjamkan

    Rekam kustodian, tanggal handoff, dimaksudkan gunakan, due- tanggal kembali, dan persetujuan.

  3. 03

    Pindahkan dan periksa

    Perbarui lokasi dan kondisi dengan foto, catatan, dan alasan gerakan dilacak.

  4. 04

    Pelihara atau perbaiki

    Kesalahan link, perintah kerja, downtime, bukti layanan, dan keputusan kembali ke layanan.

  5. 05

    Kembalikan atau hentikan penggunaan

    Tutup tahanan, verifikasi kondisi, aksesoris pemulihan, dan merekam hasil lifecycle.

Cara menerapkan manajemen aset tanpa membawa kesalahan data lama

Mulai dengan satu kelas aset dan satu aliran hak asuh lengkap.

  1. 01

    Audit satu kelas aset

    Pilih kelompok yang terbatas seperti laptop, alat yang dibagikan, atau perangkat uji, dan rekonstruksikan daftar saat ini dengan apa yang dapat diverifikasi secara fisik oleh tim.

  2. 02

    Tentukan profil identitas aset

    Agree pada identitas, kustodian, lokasi, kondisi, bukti, status, dan bidang lifecycle sebelum mengimpor catatan.

  3. 03

    Impor dan beri tag pada catatan

    Identitas duplikat bersih, impor register yang disetujui, dan hubungkan setiap tag fisik atau QR kode ke satu catatan aset.

  4. 04

    Uji satu alur serah terima

    Tugas tes, transfer, inspeksi, dan kembali dengan orang-orang yang menyerah, menyetujui, menerima, dan meninjau setiap handoff.

  5. 05

    Tinjau pengecualian lalu perluas

    Selesaikan pemilik yang hilang, lokasi yang tidak diketahui, pengembalian yang terlambat, dan masalah kondisi sebelum mengeluarkan model ke kelas aset lain.

Ukur keandalan catatan sebelum menilai aset

Rasio ini menguji apakah catatan operasi dapat digunakan. Keuangan harus terus memiliki kapitalisasi, penyusutan, dan pengukuran nilai buku dimana dibutuhkan.

Rekam komplement

Lengkap catatan aset yang diperlukan / catatan aset aktif

Tampilkan apakah register dapat mendukung pencarian, tugas, dan audit yang dapat diandalkan.

Laju aset yang tak ditugaskan

Aset tanpa suatu aset aktif kustodian saat ini

Permukaan kesenjangan tanggung jawab sebelum peralatan hilang atau disangkal.

Laju lokasi tidak diketahui

Aset tanpa verifikasi lokasi / aset aktif saat ini

Prioritas pemeriksaan lokasi dan pergerakan. Pembersihan sejarah.

Tingkat pengembalian terlalu tinggi

Buka checkout melewati batas / buka checkouts

Mengukur apakah pengingat dan aturan eskalasi bekerja.

Laju eksepsi kondisi

Rusak atau gagal mengembalikan / menyelesaikan return

Mengidentifikasi kelas aset yang perlu diperiksa, perbaikan, atau aturan hak asuh yang lebih jelas.

Laju terblok-bawaan

Aset tidak tersedia untuk basis aset pemeliharaan / aktif

Menghubungkan visibilitas aset dengan ketersediaan dan perbaikan diikuti-up.

Buat profil aset yang mendukung tindakan, bukan sekadar penyimpanan data

Unduh daftar cek ruas (.csv)
Area recordRuas yang direkomendasikanMengendalikan operasi
IdentitasID Aset, tag, atau QR kode, nomor seri, kategori, modelSatu peta item tahan lama untuk satu catatan sepanjang hidupnya.
Serah terimaPenjaga, departemen, tanggal checkout, tanggal jatuh tempo, perjanjianOrang yang bertanggung jawab saat ini dan sejarah handoff tetap terlihat.
LokasiTempat tidur, gedung, kamar, tempat penyimpanan, alasan pergerakanTim bisa membedakan dimana aset itu berada sekarang.
KondisiKondisi, hasil inspeksi, foto, masalah tingkat parahnya, ketersediaanKerusakan dan kesiapan dicatat sebelum tugas berikutnya.
SiklusTanggal pembelian atau pemesanan, kondisi pemeliharaan, kondisi pensiunKeputusan operasional terhubung ke sejarah aset tanpa menggantikan keuangan.
Bukti dan aksesTanda terima, manual, sertifikat, komentar, izin, mengubah sejarahPembalas melihat dokumen dan tindakan yang relevan dengan peran mereka.

Jangan memaksa satu alat aset mengelola semua jenis catatan

Perangkat lunak manajemen inventaris aset sangat cocok ketika pengawasan dan visibilitas lifecycle adalah kesenjangan utama.

Manajemen inventaris aset

Aset identitas, hak asuh, lokasi, kondisi, handoffs, status, dan lifecycle follow- up

Laptop, alat, perangkat tes, furnitur, peralatan bersama

Manajemen inventaris stok

Jumlah yang tersedia, penerimaan, isu, transfer, jumlah, dan pengisian ulang

Konsumbel, bahan baku, suku cadang, barang selesai

Akuntansi aset tetap

Capitalisasi, depresiasi, nilai buku, pengobatan pajak, dan posting buku besar

Buku besar aset yang dikendalikan dan periode akhir

ITAM, CMDB, EAM, atau CMMS

Penemuan perangkat lunak dan lisensi, hubungan konfigurasi, atau perencanaan pemeliharaan yang mendalam

Mengatur titik akhir, ketergantungan infrastruktur, atau program keandalan

Catatan aset harus mendorong tindakan nyata

Stanley Black & Decker digunakan Jodoo dalam sebuah peralatan yang lebih luas-manajemen program spanning catatan aset, inventaris, jadwal pemeliharaan, status peralatan, perangkat terhubung, perbaikan mengalir, dan laporan operasional.

Contoh ini menunjukkan peran praktis dari lapisan alur kerja yang dapat diubah: hubungkan catatan aset ke aksi pemeliharaan dan visibilitas ketika mengintegrasikan dengan sistem lain dan perangkat keras yang telah digunakan operasi.

Komponen daftar aset dan alur serah terima

Mulailah dengan daftar aset, lalu tambahkan penandaan, permintaan, cek, keluar, kembali, perjanjian, dan catatan pemeliharaan hanya di mana lifecycle membutuhkan mereka.

Lihat 2 templat alur kerja aset lainnya

Pertanyaan tentang kasus penggunaan ini

Apa itu manajemen inventaris aset?

Aset manajemen inventaris melacak setiap aset yang dapat dipertahankan, yang dapat diidentifikasi melintasi lifecycle. Catatan biasanya termasuk ID aset, tag, atau nomor seri, kategori, lokasi, kustodian, kondisi, berkas pendukung, status handoff, status pemeliharaan, dan status pensiun.

Apa perbedaan manajemen inventaris aset dan manajemen stok?

Aset inventaris manajemen menekankan identitas, hak asuh, kondisi, dan lifecycle dari barang yang tahan lama. Manajemen persediaan saham menekankan jumlah yang ada, penerimaan, masalah, transfer, jumlah, dan replasenting. Keduanya dapat berbagi lokasi dan data transaksi tanpa menggunakan model rekaman yang sama.

Apa saja yang perlu disertakan dalam software manajemen aset?

Cari daftar aset yang dapat diatur, tag atau QR dukungan, hak asuh dan riwayat lokasi, cek dan catatan pengembalian, bukti kondisi, hak akses, persetujuan, pengecualian berikut-up, link pemeliharaan, dashboard, dan batas integrasi jelas dengan sistem keuangan dan spesialis.

Apakah Jodoo menggantikan software akuntansi aset tetap?

Bukan ketika keuangan membutuhkan kapitalisasi, depresiasi, nilai buku, pengobatan pajak, posting buku besar, atau period- dekat kontrol. Jodoo dapat mengelola aset operasional dan alur kerja hak asuh sementara sistem keuangan tetap otoriter untuk akuntansi.

Kapan ITAM, EAM, CMMS, atau CMDB lebih cocok?

Gunakan platform spesialis ketika penemuan perangkat lunak dan lisensi, hubungan konfigurasi, administrasi titik akhir, teknik keandalan, perencanaan pemeliharaan pencegahan, pengendali bagian-bagian suku cadang, atau mengatur sejarah aset adalah yang paling kuat. Jodoo adalah paling kuat dimana tim membutuhkan catatan yang dapat diubah, handoffs, persetujuan, dan melaporkan sekitar proses mereka.

Bagaimana tim sebaiknya memulai penerapan manajemen aset dan inventaris?

Mulailah dengan satu kelas aset dan satu skenario seumur hidup lengkap: daftarkan aset, assign atau check out, pindahkan atau periksa, dan kembalikan atau pensiun itu. Validasi identitas, kepemilikan, hak akses, bukti, status, dan batas sistem sebelum menambahkan lebih banyak kategori aset.

Mulai dengan satu siklus hidup aset yang memiliki tanggung jawab jelas

Buka daftar aset, uji satu skenario pengembalian, dan adaptasi bidang, izin, persetujuan, dan stauses lifecycle di sekitar aturan hak asuh Anda.