Membutuhkan
Tentukan jenis bukti dari kategori pemasok, cakupan yang disetujui, dan tingkat risiko.
Dokumen pemasok dan manajemen sertifikasi
Kelola dokumen, sertifikat, dan masa berlaku pemasok
Tetapkan persyaratan bukti berdasarkan kategori dan risiko, tinjau dokumen aktual, pertahankan rincian penerbit dan validitas, arahkan pekerjaan pembaruan, dan hubungkan bukti yang diterima dengan keputusan yang didukungnya.
Pengunggahan file tidak sesuai. Aplikasi yang berfungsi memisahkan keberadaan dokumen dari status peninjauan dan menunjukkan catatan yang kedaluwarsa, kedaluwarsa, menunggu peninjauan, dan diterima dengan pemasok dan jenis bukti.
Mulai dengan paket Free Jodoo untuk maksimal lima pengguna. Tanpa kartu kredit.
- Persyaratan, pengunggahan, dan penerimaan adalah kondisi yang terpisah
- Penerbit, nomor sertifikat, tanggal efektif dan kedaluwarsa tetap dapat dicari
- Antrian pembaruan terhubung kembali ke kualifikasi dan cakupan yang disetujui
Contoh siap pakai berisi dataStatus normal, tertunda, dikembalikan, lewat waktu, kedaluwarsa, dibatasi, dan selesai.Sesuaikan setelah pemasanganUbah bidang, persyaratan, rute, tampilan peran, dan dasbor tanpa membangun kembali aplikasi.
- 01Tentukan apa yang berlaku
- 02Kumpulkan catatan terkait pemasok
- 03Tinjau sebelum penerimaan
- 04Memperbarui atau menerapkan konsekuensi sumber
Kontrol catatan sebelum dan sesudah pengunggahan
Pekerjaan penting terjadi di sekitar dokumen.
Terima
Tangkap dokumen dengan penerbit, nomor referensi, tanggal efektif dan tanggal kedaluwarsa.
Peninjauan
Menerima, menolak, atau mengembalikan bukti dengan alasan yang jelas dan peninjau yang dapat dipertanggungjawabkan.
Perpanjangan
Peringatkan penanggung jawab sejak dini untuk mengumpulkan, meninjau, dan menyetujui bukti pengganti.
Tindak lanjuti
Tingkatkan masa berlaku menjadi keputusan kualifikasi, pembelian, atau pengendalian penerimaan.
Terapkan persyaratan pada cakupan pemasok yang tepat
Jangan meminta setiap pemasok untuk setiap dokumen.
Kategori
Pemasok material, jasa, dan pembelanjaan tidak langsung memerlukan bukti yang berbeda.
Lokasi dan pasar
Yurisdiksi, lokasi pengoperasian dan tujuan dapat mengubah lisensi atau pernyataan yang diperlukan.
Risiko dan kekritisan
Pekerjaan berisiko tinggi mungkin memerlukan sertifikat pihak ketiga, audit, atau pengesahan berulang.
Ganti acara
Perubahan kepenanggung jawaban, lokasi, proses, materi atau peraturan dapat memicu pembaruan bukti yang terfokus.
Tunjukkan kepada pengguna konsekuensinya—bukan hanya tanggal kedaluwarsanya
Dasbor pembaruan harus menjawab apa yang harus terjadi selanjutnya.
Untuk penanggung jawab kepatuhan
Lihat pemasok, kewajiban, sisa hari, peninjau dan penggantian yang hilang dalam satu antrian.
Untuk sumber dan kualitas
Lihat apakah selang waktu tersebut memblokir penghargaan baru, mengharuskan penerimaan kontrol, atau memicu kualifikasi ulang.
Bangun matriks persyaratan sebelum mengimpor file
Repositori yang bersih dimulai dengan penerapan yang jelas dan kondisi penyelesaian, bukan unggahan dokumen massal.
Jenis bukti inventaris
Cantumkan setiap sertifikat, lisensi, deklarasi, kebijakan, atau penilaian, lalu catat kategori pemasok, lokasi, dan risiko yang menjadikannya dapat diterapkan.
Definisikan penerimaan
Untuk setiap jenis bukti, tentukan penerbit, ruang lingkup, tanggal, konten, dan kriteria peninjau yang diperlukan sebelum suatu unggahan menjadi bukti yang diterima.
Tetapkan waktu tunggu perpanjangan
Berikan waktu yang cukup untuk tanggapan, peninjauan, dan koreksi pemasok, serta jelaskan konsekuensi hilir dari pembaruan yang terlewat.
Impor dengan status
Muat catatan saat ini sebagai diterima, kedaluwarsa, kedaluwarsa, atau menunggu tinjauan alih-alih menetapkan status hijau yang menyesatkan ke setiap file historis.
Pertanyaan tentang Dokumen pemasok dan manajemen sertifikasi
Apa itu perangkat lunak manajemen sertifikasi pemasok?
Ini melacak sertifikat dan dokumen pemasok yang diperlukan, cakupannya, penerbitnya, status peninjauan, validitas, kepenanggung jawaban pembaruan, dan keputusan pemasok yang terpengaruh oleh bukti yang hilang atau kedaluwarsa.
Apakah sertifikat pemasok yang diunggah otomatis valid?
Tidak. Organisasi harus memverifikasi dokumen, penerbit, ruang lingkup dan tanggal yang berlaku sebelum menerimanya, dan menyimpan keputusan peninjau.
Seberapa dini perpanjangan sertifikat pemasok harus dimulai?
Mulailah cukup awal untuk pengumpulan, peninjauan, koreksi, dan keputusan persetujuan sebelum habis masa berlakunya. Waktu tunggu harus mencerminkan jenis bukti, respons pemasok, dan dampak operasional dari penyimpangan tersebut.
Apa yang harus terjadi jika bukti pemasok sudah habis masa berlakunya?
Terapkan kebijakan yang terdokumentasi: minta penggantian, tingkatkan peninjauan dan putuskan apakah akan membatasi penghargaan baru, menambahkan kontrol penerimaan, memicu kualifikasi ulang, atau menangguhkan cakupan yang terpengaruh. Jaga agar konsekuensi operasional tersebut tetap terlihat oleh pembeli dan tim penerima sampai bukti yang dapat diterima ditinjau.
Bisakah kita menambahkan sendiri jenis sertifikat baru dan aturan perpanjangannya?
Ya. Administrator Jodoo yang terlatih dapat menambahkan jenis bukti, bidang penerapan, rute penerimaan, dan antrean perpanjangan dalam waktu puluhan menit hingga beberapa jam. Uji catatan yang diterima, dikembalikan, kedaluwarsa, dan kedaluwarsa sebelum menggunakan aturan secara operasional.
Coba jalur keputusan lengkap
Buka daftar buktiBukalah bukti-bukti yang kadaluarsa dan sedang menunggu peninjauan—bukan hanya catatan ramah lingkungan
Gunakan dasbor kesiapan yang terisi untuk menguji kepenanggung jawaban pembaruan, meninjau status, dan keputusan hilir ketika bukti sudah tidak ada lagi.