要求
從供應商類別、批准範圍和風險等級確定證據類型。
供應商文件和認證管理
持續管理供應商文件、證書與有效期限
按類別和風險設定證據要求，審查實際文件，保留發行人和有效性詳細信息，安排更新工作並將已接受的證據與其支持的決策聯繫起來。
文件上傳不符合規定。此工作應用將文件存在與審核狀態分開，並顯示過期、即將過期、等待審核和已接受的記錄以及供應商和證據類型。
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- 要求、上傳和接受是不同的狀態
- 頒發者、證書編號、有效日期和到期日期保持可搜尋
- 續訂隊列連接回資格和批准範圍
已填入的實際範例正常、待處理、已退回、逾期、過期、受限和已完成狀態。安裝後可自行調整更改欄位、要求、路線、角色視圖和儀表板，而無需重建應用。
- 01確定適用的內容
- 02收集供應商關聯記錄
- 03驗收前審查
- 04更新或應用採購結果
控制上傳前後的記錄
重要的工作是圍繞文件進行的。
收貨
取得包含發行人、參考號碼、生效日期和到期日期的文件。
簽核
接受、拒絕或退回證據，並有明確的理由和負責任的審查者。
續期
儘早警告業主收集、審查和批准更換證據。
處理
將到期升級為資格、購買或接收控制決策。
將要求應用於正確的供應商範圍
不要向每個供應商索取每份文件。
類別
材料、服務和間接支出供應商可能需要不同的證據。
地點和市場
司法管轄區、營運地點和目的地可以更改所需的許可證或聲明。
風險和關鍵性
風險較高的工作可能需要第三方證書、審核或定期證明。
變更事件
責任歸屬、地點、流程、材料或監管變化可以觸發重點證據更新。
向用戶展示後果——而不僅僅是到期日
更新儀表板應該回答接下來必須發生的事情。
對於合規業主
在一個佇列中查看供應商、義務、剩餘天數、審核者和缺少的替換品。
對於採購和品質
查看失誤是否會阻止新的獎勵、需要接收控制權或觸發重新資格認證。
在導入檔案之前建立需求矩陣
乾淨的儲存庫始於明確的適用性和完成條件，而不是批次文件上傳。
庫存證據類型
列出每個證書、許可證、聲明、政策或評估，然後記錄其適用的供應商類別、地點和風險。
定義接受度
對於每種證據類型，請指定上傳的證據成為可接受的證據之前所需的發布者、範圍、日期、內容和審核者標準。
設定續訂提前時間
留出足夠的時間供供應商回應、審查和糾正，並明確錯過續訂的下游後果。
導入並顯示狀態
將當前記錄載入為已接受、即將到期、已過期或等待審核，而不是為每個歷史文件分配誤導性的綠色狀態。
供應商文件和認證管理常見問題
什麼是供應商認證管理軟體？
它追蹤所需的供應商證書和文件、其範圍、頒發者、審查狀態、有效性、續訂責任歸屬以及受遺失或過期證據影響的供應商決策。
上傳的供應商證書會自動生效嗎？
不可以。組織在接受之前應驗證文件、發布者、適用範圍和日期，並保留審核者的決定。
供應商證書更新應該提前多久開始？
儘早開始收集、審查、修正並在到期前做出批准決定。交付時間應反映證據類型、供應商反應能力以及失誤對營運的影響。
當供應商證據過期時會發生什麼事？
應用書面政策：請求更換、升級審查並決定是否限制新獎項、新增接收控制、觸發重新資格認證或暫停受影響範圍。在審查可接受的證據之前，讓買家和接收團隊可以看到操作結果。
我們可以自己新增新的憑證類型和續訂規則嗎？
是的。訓練有素的 Jodoo 管理員可以在數十分鐘到幾個小時內新增證據類型、適用欄位、接受路徑和續訂佇列。在實際使用規則之前測試已接受、已回傳、已過期和已過期的記錄。
嘗試完整的決策路徑
開放證據登記冊打開過期和等待審核的證據——不僅僅是綠色記錄
使用填充的準備儀表板來測試續訂責任歸屬、審查狀態以及證據失效時的下游決策。