ต้องการ
กำหนดประเภทหลักฐานจากประเภทของซัพพลายเออร์ ขอบเขตที่ได้รับอนุมัติ และระดับความเสี่ยง
การจัดการเอกสารซัพพลายเออร์และการรับรอง
จัดการเอกสาร ใบรับรอง และวันหมดอายุของซัพพลายเออร์
กำหนดข้อกำหนดของหลักฐานตามหมวดหมู่และความเสี่ยง ตรวจสอบเอกสารจริง รักษารายละเอียดผู้ออกและความถูกต้อง กำหนดเส้นทางงานต่ออายุ และเชื่อมโยงหลักฐานที่ยอมรับเข้ากับการตัดสินใจที่สนับสนุน
การอัปโหลดไฟล์ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด แอปที่ใช้งานได้แยกการแสดงตนของเอกสารออกจากสถานะการตรวจสอบ และแสดงบันทึกที่หมดอายุ กำลังหมดอายุ รอการตรวจสอบ และได้รับการยอมรับพร้อมกับซัพพลายเออร์และประเภทหลักฐาน
เริ่มด้วยแผนฟรีของ Jodoo สำหรับผู้ใช้สูงสุดห้าคน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
- ข้อกำหนด การอัปโหลด และการยอมรับเป็นสถานะที่แยกจากกัน
- ผู้ออก หมายเลขใบรับรอง วันที่มีผลบังคับใช้และวันหมดอายุสามารถค้นหาได้
- คิวการต่ออายุจะเชื่อมต่อกลับไปยังคุณสมบัติและขอบเขตที่ได้รับอนุมัติ
ตัวอย่างการทำงานที่มีข้อมูลพร้อมสถานะปกติ รอดำเนินการ คืน เกินกำหนด หมดอายุ ถูกจำกัด และเสร็จสมบูรณ์ปรับให้เข้ากับงานหลังติดตั้งเปลี่ยนฟิลด์ ข้อกำหนด เส้นทาง มุมมองบทบาท และแดชบอร์ดโดยไม่ต้องสร้างแอปใหม่
- 01กำหนดสิ่งที่ใช้
- 02รวบรวมบันทึกที่เชื่อมโยงกับซัพพลายเออร์
- 03ตรวจสอบก่อนที่จะยอมรับ
- 04ต่ออายุหรือใช้ผลการจัดหา
ควบคุมบันทึกก่อนและหลังการอัปโหลด
งานสำคัญเกิดขึ้นรอบเอกสาร
รับเข้า
บันทึกเอกสารพร้อมผู้ออก หมายเลขอ้างอิง วันที่มีผลบังคับใช้ และวันหมดอายุ
การพิจารณา
ยอมรับ ปฏิเสธ หรือส่งคืนหลักฐานพร้อมเหตุผลที่ชัดเจนและผู้ตรวจสอบที่รับผิดชอบ
ต่ออายุ
เตือนผู้รับผิดชอบตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อรวบรวม ตรวจสอบ และอนุมัติหลักฐานทดแทน
ดำเนินการ
เพิ่มการหมดอายุไปสู่การตัดสินใจด้านคุณสมบัติ การจัดซื้อ หรือการรับการควบคุม
ใช้ข้อกำหนดกับขอบเขตซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม
อย่าถามซัพพลายเออร์ทุกรายเกี่ยวกับเอกสารทุกรายการ
ประเภท
ซัพพลายเออร์ด้านวัสดุ บริการ และการใช้จ่ายทางอ้อมอาจต้องการหลักฐานที่แตกต่างกัน
ที่ตั้งและตลาด
เขตอำนาจศาล สถานที่ปฏิบัติงาน และปลายทางสามารถเปลี่ยนใบอนุญาตหรือคำประกาศที่จำเป็นได้
ความเสี่ยงและวิกฤต
งานที่มีความเสี่ยงสูงอาจต้องมีใบรับรองจากบุคคลที่สาม การตรวจสอบ หรือการรับรองที่เกิดซ้ำ
เปลี่ยนเหตุการณ์
ความเป็นผู้รับผิดชอบ ไซต์ กระบวนการ วัสดุ หรือการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบสามารถกระตุ้นให้เกิดการอัปเดตหลักฐานที่มุ่งเน้นได้
แสดงให้ผู้ใช้เห็นผลลัพธ์ ไม่ใช่แค่วันหมดอายุเท่านั้น
แดชบอร์ดการต่ออายุควรตอบสิ่งที่จะต้องเกิดขึ้นต่อไป
สำหรับผู้รับผิดชอบการปฏิบัติตาม
ดูซัพพลายเออร์ ภาระผูกพัน วันที่เหลือ ผู้ตรวจสอบ และการเปลี่ยนสินค้าที่ขาดหายไปในคิวเดียว
เพื่อการจัดหาและคุณภาพ
ดูว่าการผ่านพ้นไปขัดขวางรางวัลใหม่ จำเป็นต้องได้รับการควบคุม หรือเรียกให้มีคุณสมบัติใหม่หรือไม่
สร้างเมทริกซ์ข้อกำหนดก่อนที่จะนำเข้าไฟล์
พื้นที่เก็บข้อมูลใหม่ทั้งหมดเริ่มต้นด้วยการบังคับใช้ที่ชัดเจนและเงื่อนไขการตกแต่ง ไม่ใช่การอัปโหลดเอกสารจำนวนมาก
ประเภทหลักฐานสินค้าคงคลัง
แสดงรายการใบรับรอง ใบอนุญาต คำประกาศ นโยบายหรือการประเมินแต่ละรายการ จากนั้นบันทึกหมวดหมู่ของซัพพลายเออร์ สถานที่ และความเสี่ยงที่ทำให้สามารถนำมาใช้ได้
กำหนดการยอมรับ
สำหรับหลักฐานทุกประเภท ให้ระบุผู้ออก ขอบเขต วันที่ เนื้อหา และเกณฑ์ผู้ตรวจสอบที่จำเป็นก่อนที่การอัปโหลดจะกลายเป็นหลักฐานที่ยอมรับ
กำหนดเวลารอการต่ออายุ
ให้เวลาเพียงพอสำหรับการตอบสนอง ทบทวน และแก้ไขของซัพพลายเออร์ และทำให้ผลลัพธ์ที่ตามมาของการพลาดการต่ออายุมีความชัดเจน
นำเข้าพร้อมสถานะ
โหลดบันทึกปัจจุบันว่าได้รับการยอมรับ หมดอายุ หมดอายุแล้ว หรือกำลังรอการตรวจสอบ แทนที่จะกำหนดสถานะสีเขียวที่ทำให้เข้าใจผิดให้กับไฟล์ประวัติทุกไฟล์
คำถามเกี่ยวกับ การจัดการเอกสารซัพพลายเออร์และการรับรอง
ซอฟต์แวร์การจัดการการรับรองซัพพลายเออร์คืออะไร
ติดตามใบรับรองและเอกสารของซัพพลายเออร์ที่จำเป็น ขอบเขต ผู้ออก สถานะการตรวจสอบ ความถูกต้อง การต่ออายุความเป็นผู้รับผิดชอบ และการตัดสินใจของซัพพลายเออร์ที่ได้รับผลกระทบจากหลักฐานที่ขาดหายไปหรือหมดอายุ
ใบรับรองซัพพลายเออร์ที่อัปโหลดถูกต้องโดยอัตโนมัติหรือไม่
ไม่ องค์กรควรตรวจสอบเอกสาร ผู้ออก ขอบเขตและวันที่ที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะยอมรับ และเก็บคำตัดสินของผู้ตรวจสอบไว้
การต่ออายุใบรับรองซัพพลายเออร์ควรเริ่มเร็วแค่ไหน?
เริ่มต้นให้เร็วเพียงพอสำหรับการรวบรวม ทบทวน แก้ไข และตัดสินใจอนุมัติก่อนหมดอายุ ระยะเวลารอคอยสินค้าควรสะท้อนถึงประเภทของหลักฐาน การตอบสนองของซัพพลายเออร์ และผลกระทบในการดำเนินงานของการหมดอายุ
จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อหลักฐานของซัพพลายเออร์หมดอายุ?
ใช้นโยบายที่จัดทำเป็นเอกสาร: ร้องขอการเปลี่ยน ยกระดับการตรวจสอบ และตัดสินใจว่าจะจำกัดรางวัลใหม่ เพิ่มการควบคุมการรับ เรียกใช้คุณสมบัติใหม่ หรือระงับขอบเขตที่ได้รับผลกระทบ รักษาผลการดำเนินงานดังกล่าวให้ผู้ซื้อและทีมรับมองเห็นได้จนกว่าจะมีการตรวจสอบหลักฐานที่ยอมรับได้
เราสามารถเพิ่มประเภทใบรับรองใหม่และกฎการต่ออายุด้วยตนเองได้หรือไม่
ใช่ ผู้ดูแลระบบ Jodoo ที่ได้รับการฝึกอบรมสามารถเพิ่มประเภทหลักฐาน ช่องการบังคับใช้ เส้นทางการยอมรับ และคิวการต่ออายุได้ภายในสิบนาทีถึงสองสามชั่วโมง บันทึกการทดสอบที่ยอมรับ ส่งคืน หมดอายุ และหมดอายุก่อนที่จะใช้กฎในการปฏิบัติงาน
ลองเส้นทางการตัดสินใจแบบเต็ม
เปิดทะเบียนหลักฐานเปิดหลักฐานที่หมดอายุและรอการตรวจสอบ ไม่ใช่แค่บันทึกสีเขียว
ใช้แดชบอร์ดความพร้อมที่มีประชากรเพื่อทดสอบการต่ออายุความเป็นผู้รับผิดชอบ สถานะการตรวจสอบ และการตัดสินใจดาวน์สตรีมเมื่อหลักฐานหมดอายุ