Yêu cầu
Xác định loại bằng chứng từ danh mục nhà cung cấp, phạm vi được phê duyệt và mức độ rủi ro.
Quản lý tài liệu và chứng nhận của nhà cung cấp
Quản lý tài liệu, chứng chỉ và thời hạn của nhà cung cấp
Đặt các yêu cầu bằng chứng theo danh mục và rủi ro, xem xét tài liệu thực tế, lưu giữ thông tin chi tiết về tổ chức phát hành và hiệu lực, lộ trình công việc gia hạn và kết nối bằng chứng được chấp nhận với quyết định mà nó hỗ trợ.
Một tập tin tải lên không tuân thủ. Ứng dụng đang hoạt động tách biệt sự hiện diện của tài liệu khỏi trạng thái xem xét và hiển thị các hồ sơ đã hết hạn, hết hạn, đang chờ xem xét và được chấp nhận với nhà cung cấp và loại bằng chứng.
Bắt đầu với gói miễn phí của Jodoo cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
- Yêu cầu, tải lên và chấp nhận là các trạng thái riêng biệt
- Nhà phát hành, số chứng chỉ, ngày có hiệu lực và hết hạn có thể tìm kiếm được
- Hàng đợi gia hạn kết nối trở lại với phạm vi đủ điều kiện và được phê duyệt
Ví dụ có dữ liệu mẫuCác trạng thái bình thường, đang chờ xử lý, bị trả lại, quá hạn, hết hạn, bị hạn chế và đã hoàn thành.Tùy chỉnh sau khi cài đặtThay đổi các trường, yêu cầu, lộ trình, chế độ xem vai trò và trang tổng quan mà không cần xây dựng lại ứng dụng.
- 01Xác định những gì áp dụng
- 02Thu thập bản ghi liên kết với nhà cung cấp
- 03Xem xét trước khi chấp nhận
- 04Gia hạn hoặc áp dụng hệ quả tìm nguồn cung ứng
Kiểm soát bản ghi trước và sau khi tải lên
Công việc quan trọng diễn ra xung quanh tài liệu.
Tiếp nhận
Chụp tài liệu với tổ chức phát hành, số tham chiếu, ngày có hiệu lực và ngày hết hạn.
Xét duyệt
Chấp nhận, từ chối hoặc trả lại bằng chứng với lý do rõ ràng và người xem xét có trách nhiệm.
Gia hạn
Cảnh báo người phụ trách đủ sớm để thu thập, xem xét và phê duyệt bằng chứng thay thế.
Hành động
Nâng cao thời hạn sử dụng thành quyết định về tiêu chuẩn, mua hoặc kiểm soát tiếp nhận.
Áp dụng các yêu cầu cho phạm vi nhà cung cấp phù hợp
Đừng yêu cầu mọi nhà cung cấp mọi tài liệu.
Danh mục
Các nhà cung cấp vật chất, dịch vụ và chi tiêu gián tiếp có thể cần bằng chứng khác nhau.
Vị trí và thị trường
Khu vực pháp lý, địa điểm hoạt động và điểm đến có thể thay đổi giấy phép hoặc tuyên bố cần thiết.
Rủi ro và mức độ nghiêm trọng
Công việc có mức độ rủi ro cao hơn có thể yêu cầu chứng chỉ, kiểm tra hoặc chứng thực định kỳ của bên thứ ba.
Thay đổi sự kiện
Những thay đổi về quyền sở hữu, địa điểm, quy trình, tài liệu hoặc quy định có thể kích hoạt các cập nhật bằng chứng tập trung.
Hiển thị cho người dùng hậu quả—không chỉ ngày hết hạn
Bảng điều khiển gia hạn sẽ trả lời những gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Dành cho người phụ trách tuân thủ
Xem nhà cung cấp, nghĩa vụ, số ngày còn lại, người đánh giá và thay thế còn thiếu trong một hàng đợi.
Để tìm nguồn cung ứng và chất lượng
Xem liệu sai sót có chặn các giải thưởng mới, yêu cầu nhận quyền kiểm soát hay kích hoạt việc tái xác nhận hay không.
Xây dựng ma trận yêu cầu trước khi nhập tệp
Một kho lưu trữ sạch sẽ bắt đầu với khả năng ứng dụng rõ ràng và các điều kiện hoàn thiện chứ không phải tải lên tài liệu hàng loạt.
Các loại bằng chứng kiểm kê
Liệt kê từng chứng chỉ, giấy phép, tuyên bố, chính sách hoặc đánh giá, sau đó ghi lại danh mục nhà cung cấp, địa điểm và rủi ro khiến chứng chỉ đó có thể áp dụng được.
Xác định sự chấp nhận
Đối với mọi loại bằng chứng, hãy chỉ định tổ chức phát hành, phạm vi, ngày tháng, nội dung và tiêu chí của người đánh giá cần thiết trước khi tải lên trở thành bằng chứng được chấp nhận.
Đặt thời gian thực hiện gia hạn
Dành đủ thời gian để nhà cung cấp phản hồi, xem xét và khắc phục, đồng thời nêu rõ hậu quả tiếp theo của việc không gia hạn.
Nhập có trạng thái
Tải các bản ghi hiện tại dưới dạng đã được chấp nhận, hết hạn, hết hạn hoặc đang chờ xem xét thay vì chỉ định trạng thái màu xanh lá cây gây hiểu lầm cho mọi tệp lịch sử.
Câu hỏi về Quản lý tài liệu và chứng nhận của nhà cung cấp
Phần mềm quản lý chứng nhận nhà cung cấp là gì?
Nó theo dõi các chứng chỉ và tài liệu bắt buộc của nhà cung cấp, phạm vi, nhà phát hành, trạng thái đánh giá, hiệu lực, quyền sở hữu gia hạn và các quyết định của nhà cung cấp bị ảnh hưởng bởi bằng chứng bị thiếu hoặc hết hạn.
Chứng chỉ nhà cung cấp được tải lên có tự động hợp lệ không?
Không. Tổ chức phải xác minh tài liệu, người phát hành, phạm vi áp dụng và ngày tháng trước khi chấp nhận tài liệu đó và giữ lại quyết định của người xem xét.
Việc gia hạn chứng chỉ nhà cung cấp nên bắt đầu sớm như thế nào?
Bắt đầu đủ sớm để thu thập, xem xét, chỉnh sửa và ra quyết định phê duyệt trước khi hết hạn. Thời gian thực hiện phải phản ánh loại bằng chứng, khả năng đáp ứng của nhà cung cấp và tác động hoạt động của sai sót.
Điều gì sẽ xảy ra khi bằng chứng của nhà cung cấp hết hạn?
Áp dụng chính sách đã được ghi thành văn bản: yêu cầu thay thế, xem xét cấp cao hơn và quyết định xem có nên hạn chế các khoản trợ cấp mới, thêm các biện pháp kiểm soát việc nhận, kích hoạt việc tái xác nhận tiêu chuẩn hay đình chỉ phạm vi bị ảnh hưởng hay không. Giữ hậu quả hoạt động đó hiển thị cho người mua và nhóm tiếp nhận cho đến khi bằng chứng chấp nhận được được xem xét.
Chúng tôi có thể tự thêm loại chứng chỉ mới và quy tắc gia hạn không?
Vâng. Quản trị viên Jodoo được đào tạo có thể thêm loại bằng chứng, trường áp dụng, lộ trình chấp nhận và hàng đợi gia hạn trong vài chục phút đến vài giờ. Kiểm tra các bản ghi được chấp nhận, trả lại, hết hạn và hết hạn trước khi sử dụng quy tắc này.
Hãy thử đường dẫn quyết định đầy đủ
Mở sổ đăng ký bằng chứngMở bằng chứng đã hết hạn và đang chờ xem xét—không chỉ hồ sơ xanh
Sử dụng bảng thông tin sẵn sàng được điền sẵn để kiểm tra quyền sở hữu gia hạn, trạng thái xem xét và quyết định tiếp theo khi bằng chứng hết hiệu lực.