Требовать
Определите тип доказательства на основе категории поставщика, утвержденного объема и уровня риска.
Управление документацией и сертификацией поставщиков
Контроль документов и сертификатов поставщиков
Установите требования к доказательствам по категориям и рискам, просмотрите фактический документ, сохраните данные об эмитенте и сроке действия, направьте работу по возобновлению и свяжите принятые доказательства с решением, которое они поддерживают.
Загрузка файла не соответствует требованиям. Рабочее приложение отделяет наличие документа от статуса проверки и отображает просроченные, истекающие, ожидающие рассмотрения и принятые записи с указанием поставщика и типа доказательства.
Начните с бесплатного тарифа Jodoo до пяти пользователей. Банковская карта не требуется.
- Требование, загрузка и принятие — это отдельные состояния.
- Эмитент, номер сертификата, даты вступления в силу и окончания срока действия остаются доступными для поиска.
- Очереди на продление связаны с квалификацией и утвержденным объемом
Заполненный рабочий примерНормальное, ожидающее, возвращенное, просроченное, истекшее, ограниченное и завершенное состояния.Настройте после установкиМеняйте поля, требования, маршруты, представления ролей и информационные панели без перестройки приложения.
- 01Определите, что применимо
- 02Соберите записи, связанные с поставщиком
- 03Проверка перед принятием
- 04Продлите или примените последствия поиска
Контролируйте запись до и после загрузки
Важная работа происходит вокруг документа.
Принять
Запишите документ с указанием эмитента, ссылочного номера, даты вступления в силу и даты истечения срока действия.
Согласование
Принимайте, отклоняйте или возвращайте доказательства с указанием четкой причины и подотчетного рецензента.
Продление
Предупредите ответственного заблаговременно, чтобы он мог собрать, просмотреть и утвердить доказательства замены.
Работа
Эскалация истечения срока действия до решения о квалификации, покупке или получении контроля.
Применяйте требования к нужному объему поставщика
Не спрашивайте у каждого поставщика каждый документ.
Категория
Поставщикам материалов, услуг и косвенных расходов могут потребоваться разные доказательства.
Местоположение и рынок
Юрисдикция, место эксплуатации и пункт назначения могут изменить требуемую лицензию или декларацию.
Риск и критичность
Для работы с повышенным риском могут потребоваться сторонние сертификаты, аудиты или периодические аттестации.
Изменить событие
Изменения в праве собственности, месте, процессе, материалах или нормативных актах могут привести к целенаправленному обновлению фактических данных.
Покажите пользователям последствия, а не только дату истечения срока действия.
Панель мониторинга обновления должна отвечать на вопрос, что должно произойти дальше.
Для ответственных соответствия
Просматривайте поставщика, обязательства, оставшиеся дни, рецензента и недостающую замену в одной очереди.
Для поиска и качества
Посмотрите, не блокирует ли ошибка получение новых наград, не требует ли получения контроля или не приводит к переквалификации.
Создайте матрицу требований перед импортом файлов.
Чистый репозиторий начинается с четких условий применимости и завершения, а не с массовой загрузки документов.
Типы свидетельств инвентаризации
Перечислите каждый сертификат, лицензию, декларацию, политику или оценку, а затем запишите категории поставщиков, площадки и риски, которые делают их применимыми.
Определить приемку
Для каждого типа доказательства укажите издателя, объем, даты, содержание и критерии проверки, необходимые для того, чтобы загрузка стала принятым доказательством.
Установить время продления
Выделите достаточно времени для ответа поставщика, проверки и исправления, а также четко укажите последующие последствия пропущенного продления.
Импорт со статусом
Загружайте текущие записи как принятые, истекающие, просроченные или ожидающие проверки, вместо присвоения вводящего в заблуждение зеленого статуса каждому историческому файлу.
Вопросы о Управление документацией и сертификацией поставщиков
Что такое программное обеспечение для управления сертификацией поставщиков?
Он отслеживает необходимые сертификаты и документы поставщика, их объем, эмитента, статус проверки, действительность, продление владения и решения поставщика, на которые влияют отсутствующие или просроченные доказательства.
Является ли загруженный сертификат поставщика автоматически действительным?
Нет. Организация должна проверить документ, издателя, применимую область применения и даты, прежде чем принять его, и сохранить решение рецензента.
Насколько рано следует начинать продление сертификата поставщика?
Начните достаточно рано, чтобы собрать, просмотреть, исправить и принять решение об утверждении до истечения срока действия. Время выполнения заказа должно отражать тип доказательства, реакцию поставщика и операционные последствия упущения.
Что должно произойти, когда истекает срок действия свидетельств поставщика?
Примените документированную политику: запросите замену, увеличьте рассмотрение и решите, стоит ли ограничивать новые вознаграждения, добавлять элементы управления получением, инициировать переквалификацию или приостанавливать затронутую область. Держите эти эксплуатационные последствия в поле зрения покупателей и принимающих групп до тех пор, пока не будут проверены приемлемые доказательства.
Можем ли мы самостоятельно добавить новый тип сертификата и правило продления?
Да. Обученный администратор Jodoo может добавить тип доказательства, поля применимости, маршрут принятия и очередь продления за время от десятков минут до нескольких часов. Прежде чем использовать правило в рабочем режиме, проверьте принятые, возвращенные, истекающие и просроченные записи.
Попробуйте полный путь решения
Откройте реестр доказательствОткройте доказательства с истекшим сроком действия и доказательства, ожидающие рассмотрения, а не только зеленые записи.
Используйте заполненную информационную панель готовности, чтобы проверить право собственности на продление, просмотреть статус и принять последующие решения в случае истечения срока действия доказательств.