Erfordern
Bestimmen Sie den Nachweistyp anhand der Lieferantenkategorie, des genehmigten Umfangs und der Risikostufe.
Lieferantendokumente und Zertifikate
Lieferantendokumente, Zertifikate und Fristen zuverlässig verwalten
Legen Sie Nachweisanforderungen nach Kategorie und Risiko fest, überprüfen Sie das eigentliche Dokument, bewahren Sie Aussteller- und Gültigkeitsdetails auf, leiten Sie Erneuerungsarbeiten weiter und verknüpfen Sie akzeptierte Nachweise mit der Entscheidung, die sie unterstützen.
Ein Datei-Upload stellt keine Compliance dar. Die funktionierende App trennt das Vorhandensein von Dokumenten vom Überprüfungsstatus und zeigt abgelaufene, ablaufende, auf Überprüfung wartende und akzeptierte Datensätze mit dem Lieferanten und der Beweisart an.
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- Anforderung, Upload und Akzeptanz sind separate Zustände
- Aussteller, Zertifikatsnummer, Gültigkeits- und Ablaufdatum bleiben durchsuchbar
- Verlängerungswarteschlangen stellen eine Verbindung zur Qualifikation und zum genehmigten Umfang her
Befülltes PraxisbeispielNormale, ausstehende, zurückgegebene, überfällige, abgelaufene, eingeschränkte und abgeschlossene Zustände.Nach der Installation anpassenÄndern Sie Felder, Anforderungen, Routen, Rollenansichten und Dashboards, ohne die App neu zu erstellen.
- 01Bestimmen Sie, was zutrifft
- 02Erfassen Sie den mit dem Lieferanten verknüpften Datensatz
- 03Überprüfung vor der Annahme
- 04Erneuern oder wenden Sie eine Beschaffungskonsequenz an
Kontrollieren Sie den Datensatz vor und nach dem Upload
Die wichtige Arbeit findet rund um das Dokument statt.
Empfangen
Erfassen Sie das Dokument mit Aussteller, Referenznummer, Gültigkeitsdatum und Ablaufdatum.
Prüfung
Akzeptieren Sie die Nachweise, lehnen Sie sie ab oder geben Sie sie mit einer klaren Begründung und einem verantwortlichen Prüfer zurück.
Verlängerung
Benachrichtigen Sie den Verantwortliche früh genug, um Ersatznachweise zu sammeln, zu prüfen und zu genehmigen.
Bearbeiten
Eskalieren Sie einen Ablauf in eine Qualifizierungs-, Einkaufs- oder Empfangskontrollentscheidung.
Wenden Sie Anforderungen auf den richtigen Lieferantenbereich an
Fragen Sie nicht jeden Lieferanten nach jedem Dokument.
Kategorie
Lieferanten von Material, Dienstleistungen und indirekten Ausgaben können unterschiedliche Nachweise benötigen.
Standort und Markt
Gerichtsstand, Betriebsstandort und Bestimmungsort können die erforderliche Lizenz oder Erklärung ändern.
Risiko und Kritikalität
Für Arbeiten mit höherem Risiko können Zertifikate, Audits oder wiederkehrende Bescheinigungen Dritter erforderlich sein.
Ereignis ändern
Eigentums-, Standort-, Prozess-, Material- oder Regulierungsänderungen können gezielte Beweisaktualisierungen auslösen.
Zeigen Sie den Benutzern die Konsequenz – nicht nur das Ablaufdatum
Ein Erneuerungs-Dashboard sollte Antworten darauf geben, was als nächstes passieren muss.
Für Compliance-Inhaber
Sehen Sie den Lieferanten, die Verpflichtung, die verbleibenden Tage, den Prüfer und den fehlenden Ersatz in einer Warteschlange.
Für Beschaffung und Qualität
Sehen Sie, ob der Verfall neue Auszeichnungen blockiert, die Übernahme der Kontrolle erfordert oder eine Neuqualifizierung auslöst.
Erstellen Sie die Anforderungsmatrix, bevor Sie Dateien importieren
Ein sauberes Repository beginnt mit klaren Anwendbarkeits- und Endbedingungen, nicht mit einem Massen-Upload von Dokumenten.
Arten von Inventarnachweisen
Listen Sie alle Zertifikate, Lizenzen, Erklärungen, Richtlinien oder Bewertungen auf und notieren Sie dann die Lieferantenkategorien, Standorte und Risiken, die sie anwendbar machen.
Akzeptanz definieren
Geben Sie für jeden Beweistyp den Aussteller, den Umfang, die Daten, den Inhalt und die Prüferkriterien an, die erforderlich sind, bevor ein Upload zu einem akzeptierten Beweis wird.
Legen Sie die Vorlaufzeit für die Verlängerung fest
Planen Sie genügend Zeit für die Reaktion, Überprüfung und Korrektur des Lieferanten ein und machen Sie die nachgelagerten Folgen einer versäumten Verlängerung deutlich.
Mit Status importieren
Laden Sie aktuelle Datensätze als akzeptiert, ablaufend, abgelaufen oder wartend auf Überprüfung, anstatt jeder historischen Datei einen irreführenden grünen Status zuzuweisen.
Fragen zu Lieferantendokumente und Zertifikate
Was ist eine Lieferantenzertifizierungsmanagementsoftware?
Es verfolgt erforderliche Lieferantenzertifikate und -dokumente, deren Umfang, Aussteller, Prüfstatus, Gültigkeit, Verlängerungseigentum und die Lieferantenentscheidungen, die von fehlenden oder abgelaufenen Nachweisen betroffen sind.
Ist ein hochgeladenes Lieferantenzertifikat automatisch gültig?
Nein. Die Organisation sollte das Dokument, den Aussteller, den anwendbaren Geltungsbereich und die Daten überprüfen, bevor sie es akzeptiert, und die Entscheidung des Prüfers aufbewahren.
Wie früh sollte die Erneuerung des Lieferantenzertifikats beginnen?
Beginnen Sie früh genug mit der Erfassung, Überprüfung, Korrektur und einer Genehmigungsentscheidung vor Ablauf. Die Vorlaufzeit sollte die Art der Nachweise, die Reaktionsfähigkeit des Lieferanten und die betrieblichen Auswirkungen eines Versäumnisses widerspiegeln.
Was soll passieren, wenn der Lieferantennachweis abläuft?
Wenden Sie die dokumentierte Richtlinie an: Fordern Sie Ersatz an, eskalieren Sie die Überprüfung und entscheiden Sie, ob neue Auszeichnungen eingeschränkt, Empfangskontrollen hinzugefügt, eine Neuqualifizierung ausgelöst oder der betroffene Bereich ausgesetzt werden sollen. Halten Sie diese betriebliche Konsequenz für Käufer und Empfangsteams sichtbar, bis akzeptable Nachweise geprüft sind.
Können wir selbst einen neuen Zertifikatstyp und eine neue Verlängerungsregel hinzufügen?
Ja. Ein geschulter Jodoo-Administrator kann den Beweistyp, die Anwendbarkeitsfelder, den Akzeptanzweg und die Verlängerungswarteschlange in wenigen Minuten bis hin zu einigen Stunden hinzufügen. Testen Sie akzeptierte, zurückgegebene, ablaufende und abgelaufene Datensätze, bevor Sie die Regel operativ verwenden.
Probieren Sie den vollständigen Entscheidungspfad aus
Öffnen Sie das BeweisregisterÖffnen Sie die abgelaufenen und auf Überprüfung wartenden Beweismittel – nicht nur die grünen Aufzeichnungen
Verwenden Sie das ausgefüllte Bereitschafts-Dashboard, um die Inhaberschaft der Verlängerung, den Überprüfungsstatus und die nachgelagerte Entscheidung zu testen, wenn die Nachweise verfallen.