1. 責任者は現在も責任を負っているか？
事業責任者、調整担当者、レビュー担当者、承認者、エスカレーション担当者を確認します。
判断に必要な見直しチェックリスト
次回見直し日を更新するだけでなく、判断するためにポリシーを見直す
ポリシーに有効な責任者、権限、対象者、手順、証跡、例外対応が残っているか確認し、維持・改訂・廃止・エスカレーションの判断と理由を記録します。
サンプルデータ入り見直し予定表には、期限が近い・超過した作業が表示されます。以下のチェックリストには、各判断の証跡、結果、理由、次の対応責任者、期限を記録できます。
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コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
- 結論の前に証跡を確認
- 維持、改訂、廃止、エスカレーション
- 責任者と期限を伴う次の対応
8見直し項目4明確な結論1責任者を定めた次の対応
説明可能な見直しにする8つの質問
すべての見直しで書き換えが必要なわけではありません。ただし、判断の根拠は必ず明確にします。
2. 根拠となる権限は最新か？
ポリシーの根拠となる法令、規制、契約、規格、取締役会決議、社内権限委譲を確認します。
3. 適用範囲は実態に合っているか？
現在対象となる拠点、従業員、第三者、システム、製品、活動を確認します。
4. 手順は現在も機能するか？
業務方法、フォーム、システム、責任分担、完了証跡を確認します。
5. 証跡から何が分かるか？
質問、受領確認、例外、インシデント、監査、研修、プロセス結果を確認します。
6. 例外は統制されているか？
有効、繰り返し、期限切れ、高リスク、終了処理が不十分な期限付き免除を確認します。
7. 何が変わったか？
組織、法令、技術、顧客、リスク、プロセス、言語の変更を特定します。
8. 判断は何か？
維持、改訂、廃止、専門家へのエスカレーションを、理由、責任者、期限とともに記録します。
証跡に合った見直し結果を選ぶ
判断と次の対応が記録されていなければ、期限日を更新しただけで見直し完了とはいえません。
| 結果 | 選ぶ条件 | 必要な後続対応 |
|---|---|---|
| 変更せず維持 | ポリシーが正確で実行可能であり、証跡でも裏付けられている | 理由と次回の見直し条件または日付を記録 |
| 改訂 | 重要な内容、対象者、権限、手順、統制の変更が必要 | 影響、レビュー担当者、承認者、目標日を設定して改訂を開始 |
| 廃止 | ポリシーが不要、重複、または別のポリシーに置き換えられた | 廃止を承認し、履歴を保管し、有効なリンクから外して影響を周知 |
| 専門家レビューへエスカレーション | 法務、規制、技術、プライバシー、安全、労務の判断がレビュー担当者の権限を超える | 専門家に確認する質問と判断責任者を明記 |
文書そのもの以外も確認する
よく書かれたポリシーでも、実務では機能しないことがあります。
従業員からの質問
同じ曖昧さが繰り返されるなら、適用範囲、定義、例、手順へのリンクが不明確な可能性があります。
例外と期限付き免除
繰り返される逸脱は、非現実的な規定、能力不足、対象者区分の不備を示すことがあります。
監査・インシデントの指摘事項
ポリシーと手順が、実際の問題を防止、検出、対応できているかを示します。
ポリシー見直しを監査指摘事項に結び付ける →プロセス結果
ポリシーが対象とする業務の遅延、手戻り、判断のばらつき、証跡不足を明らかにします。
編集可能なXLSXテンプレート
サンプルデータ入りポリシー見直しチェックリストをダウンロード
最終判断を記録する前に、編集可能なワークブックで責任者、権限、対象者、手順、質問、研修、例外、インシデント、指標、アクセシビリティを確認します。
- 維持、改訂、エスカレーションの指摘例
- 証跡状況と対応状況のドロップダウン
- 完了、不足、対応、エスカレーション、未完了対応を数式で集計
- 最終判断、判断日、責任者、期限の入力欄
チェックリストは判断を支援しますが、判断そのものに代わるものではありません
ポリシーのリスクと適用要件に合わせて見直しの深さを調整します。必要に応じて、法務、コンプライアンス、安全、プライバシー、セキュリティ、人事、技術の有資格者・専門家にレビューを依頼してください。
変更が少ない場合の見直し
責任者、妥当性、証跡、例外、現在のリンクを確認し、維持が適切な理由を記録します。
重要な改訂
影響を評価し、関係する役割に確認し、変更を承認して新版を公開し、手順と研修を更新します。
高リスクの判断
チェックリストだけで安全とみなさず、判断権限を上位へ上げ、専門家の意見を記録します。
実用的な質問： ポリシー見直しチェックリスト
ポリシーはどのくらいの頻度で見直すべきですか？+
法令、規制、契約、リスク、組織上の要件と変更の発生条件に基づいて決めます。多くの組織は定期日を設定しますが、重大な変更、インシデント、監査、繰り返す例外があれば早期の見直しが必要です。
誰がポリシーを見直すべきですか？+
責任を負う事業責任者に加え、必要な法務、コンプライアンス、業務、技術、安全、プライバシー、人事、分野の専門知識を持つ人を含めます。
ポリシー見直しにはどのような証跡が必要ですか？+
適用する権限、現行プロセス、質問、受領確認、研修、例外、インシデント、監査、指標、関係者の意見、関連文書の変更を確認します。
見直しのたびに新版が必要ですか？+
いいえ。証跡が裏付ける場合は現行版を維持できますが、理由と次回の見直し条件または日付を記録します。
Jodooは定期見直しにどう役立ちますか？+
構成済みアプリで、見直し責任者、期限、証跡、結論、次の対応、リマインダー、ダッシュボードを管理し、見直しを現行ポリシーや改訂に関連付けられます。
見直しの判断を行う
実際に使われているポリシーでチェックリストを試す
見直しレコードのサンプルを開き、インシデントによる早期見直しと期限超過の終了処理を確認し、自社のガバナンスモデルに合わせて質問とエスカレーションを調整します。
ポリシー見直しチェックリストを使う