Employee absence report form with the details supervisors need
誰が勤務できないか、欠勤・不在がいつ始まるか、どの業務に対応が必要かを上司に伝えます。復帰の見通しが立たない場合は、予定日を未定にできます。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
ログインしてプレビュー。サンプルデータ付きでインストールし、自社の業務で試せます 報告と業務代行タスク.
上司が今必要とする情報を報告
- 1
誰が勤務できませんか？
従業員レコードを選択します。上司はそのレコードから取得します。
- 2
欠勤・不在はいつ始まりましたか？
影響を受ける勤務予定の日付を入力します。
- 3
誰が報告していますか？
従業員本人の報告か、上司による代理報告かを選びます。
- 4
復帰日は分かっていますか？
「確定」または「未定」を選びます。フォームを完成させるために復帰日を推測して入力しないでください。
- 5
どの業務に対応が必要ですか？
期限、シフト、お客様対応の引き継ぎ、後回しにできないタスクを記入します。
不要な個人情報を含めず、業務に必要な報告を
「Noahは本日、急な事情で勤務できません。復帰日は未定です。10:00の引き継ぎ前に、午前の出荷点検を代行する必要があります。代行担当者が業務を引き受けたら、メッセージでお知らせください。」
上司は報告に対応し、具体的な引き継ぎを手配できます。役立つ報告にするために、診断名、私的な事情の詳しい説明、推測した復帰日を記載する必要はありません。
報告後はどうなりますか？
- 上司の対応
- 担当の確認者に、報告の受領確認または不足情報の確認を行うタスクが届きます。受領確認は、病気になることを許可したり拒否したりする判断ではありません。
- 業務の代行
- 上司は、報告に関連付けた代行業務を割り当てられます。各代行候補者が業務を引き受け、その後に完了を記録します。
- 復帰後のフォローアップ
- 復帰予定が分かり次第更新し、実際の復帰日と業務上のフォローアップを記録します。元の欠勤・不在報告と代行業務を関連付けて残せます。
共有する通知に機微な情報を含めない
大まかな欠勤・不在区分は、担当チームが報告を適切に振り分けるのに役立ちます。ただし、業務用フォームで医療記録を収集するきっかけにしないでください。
人事部門が証明書、取得資格の情報、機密の相談内容を必要とする場合は、適切にアクセスを制限したプロセスを使ってください。欠勤・不在の通知は、法定休暇の審査や産業保健の記録ではありません。
利用開始前に、別々のメンバーアカウントで報告者用と上司用のビューを確認してください。このサンプルは架空のレコードを使用しています。自社のアクセス権限と保存ルールは、別途設定する必要があります。
継続中の欠勤・不在は、重複報告を作らず更新
復帰予定が変わった場合は、担当の上司が既存の報告を更新し、影響を受ける代行業務を確認してください。状況を確認するたびに新規報告を作るのではなく、別の欠勤・不在が発生したときに新しく報告します。
管理者はJodooで、必要なシフトやサービスのフィールドを追加し、報告の案内を変更したり、上司の対応待ち一覧を調整したりできます。最初の報告は、時間に余裕がないときでも記入できる長さにしてください。
欠勤報告に関する質問
上司が従業員に代わって欠勤・不在を報告できますか？
はい。従業員を選択し、「上司が従業員に代わって報告」を選びます。インストールしたアプリを設定する際は、適切な上司だけにこのアクセス権限を付与してください。
復帰日が分からない場合は何を入力しますか？
「未定」を選び、日付は空欄にしてください。影響を受ける業務を報告し、適切な連絡方法を決めます。復帰の見通しが立ったら、上司が同じ報告を更新できます。
医療に関する証明書を添付すべきですか？
この業務連絡には、原則として添付しません。付属のフォームは医療資料の添付を求めていません。自社で機微な資料が必要な場合は、アクセスを制限した人事プロセスで収集してください。
このフォームで休暇の承認を申請できますか？
いいえ。急に勤務できなくなったことを報告し、上司の対応を開始するフォームです。計画的な休暇などは休暇申請プロセスで扱い、確定前に規程と残時間について判断します。
シフト勤務のチーム向けにフォームを変更できますか？
はい。必要なシフト、引き継ぎ時刻、影響を受ける業務の詳細を追加し、上司用ビューに表示できます。このアプリは代行業務を調整しますが、シフト表の自動最適化や代行者の資格認定は行いません。