何をきっかけに業務が始まりますか？
入社の承諾、従業員からの申請、管理職の判断、資格の更新時期、退職予定、新しい情報の判明など、実際のきっかけを明確にします。
人事・従業員管理のワークフロー
HR employee operations workflow for decisions, tasks, exceptions, and outcomes
入社、異動、休暇、資格の更新、評価、退職などを起点に、完了までに関わる担当者とデータを整理します。
このワークフローモデルを使って、人事、管理職、IT、施設管理、給与計算、備品管理の各担当者に判断とその後の対応を割り当てます。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
ログインすると、架空のサンプルデータを確認できます。従業員にアクセス権を付与したり、機密情報や自社の人事ルールを追加したりする前に、アプリのコピーをインストールしてください。
7各引き継ぎで確認する項目
6関連づけて管理する従業員の履歴
2管理職による承認に回された申請
共通フォームではなく、担当者間の引き継ぎを軸に設計する
入社、休暇、職務変更では扱うデータが異なりますが、確実に業務を進めるために確認すべき点は共通しています。
判断に必要な情報をどのデータにまとめますか？
一時的に必要な項目をすべて従業員名簿に追加するのではなく、従業員マスターに紐づく申請や計画で管理します。
誰が判断し、誰が実行しますか？
変更を承認する担当者と、アクセス権、備品、書類、業務の代行体制、研修、データ更新に対応する担当者を分けます。
何をもって完了と判断しますか？
最終的に確認できる状態、証跡、完了日、担当者を定め、承認やチェック欄への記入だけで業務が完了したと判断されないようにします。
従業員に関わる手続きごとに、適切な進め方を決める
開始のきっかけ、判断、例外対応、完了条件を、それぞれの業務に合わせます。
入社・異動・退職
書類、アカウント、アプリのグループ、ライセンス、端末、研修、上司との引き継ぎ、ノウハウの引き継ぎ、手続きの完了を、共通の目標日に向けて調整します。
従業員データの変更
現在の値と変更希望の値を比較し、承認権限、適用日、反映状況、保存される履歴を確認します。
休暇と欠勤
申請の承認・否認を判断し、業務の代行担当を決め、引き継ぎ内容を記録します。例外事項を把握し、復帰時の確認まで行います。
資格管理と人材育成
職務上必要な資格、証明資料、その確認、有効期限、業務上の制限、評価面談、担当者を定めたフォローアップを関連づけます。
従業員に関わる業務を自動化する前に確認したい7つの項目
共通の確認項目を活用しながら、実際のデータと手順は各手続きに合わせて設計します。
| Question | 決めること | 例 |
|---|---|---|
| 開始のきっかけ | 担当者を定めて対応すべき業務が発生する出来事 | 入社の承諾、休暇申請、職務変更の承認、資格の更新時期 |
| 判断に必要な情報 | 判断の根拠となるデータと事実 | 対象の従業員、現在の値、変更希望の値、日付、理由、確認資料 |
| 判断 | 処理を進める権限を持つ担当者と判断基準 | 上司の承認、人事による確認、書類の確認 |
| 実施する作業 | 承認後に必要な作業と担当者 | アカウントの作成・無効化、グループとライセンスの割り当て、端末の準備・回収、データの更新 |
| 例外事項 | 処理を停止する、または進め方を変更する条件 | 確認資料の不足、アカウントの競合、端末の未返却、引き継ぎの未完了 |
| 成果 | 実務で使える結果と、完了を確認できる証跡 | アクセス権の確認、データの最新化、業務の代行担当の決定、備品の返却 |
| 測定指標 | 改善すべき遅延や不備 | 担当者が引き受けるまでの時間、差し戻し率、期限を超過した作業、承認後の完了状況 |
従業員に関わる業務がどこで滞っているかを把握する
申請の件数だけでは、従業員や会社が期待した結果を得られたかはわかりません。
担当者が対応を引き受けるまでの時間
業務が発生してから、指名された担当者が次のタスクを引き受けるまでの時間を測ります。
差し戻し・修正の割合
案内、必要な資料、必須項目がわかりにくいために、何度も差し戻されている申請を把握します。
承認後の実務の完了
承認から、データ変更の反映、アクセス権の設定、備品の返却、書類の確認など、実際の対応が完了するまでの時間を追跡します。
チームに合わせて業務を設定
従業員ライフサイクルの変化に合わせて引き継ぎを変更
すべての従業員イベントを一つのひな型に押し込まず、プロセス管理者が申請、審査手順、後続担当者、例外通知、完了確認を更新できます。
部門横断ワークフローは数時間で構築でき、チーム、規程、システム、責任範囲の変化に応じて数分で調整できます。- 01退職計画に、新しいアプリ、ライセンス、端末、グループ削除のタスクを追加します。
- 02役割や勤務地の異動に必要な上司または人事の審査を変更します。
- 03必要な証憑が不足している間は完了できないよう、障害条件を追加します。
- 04期限超過または確認待ちのライフサイクルタスクをまとめるキューを作成します。
すべての人事・IT プラットフォームを置き換えると誤解させず、従業員ライフサイクルの引き継ぎを調整
Jodoo は部門横断の計画、審査、例外、完了証跡を管理し、規制対象または技術的な処理は専門システムに任せられます。
責任が明確な業務調整に Jodoo を活用
人事、上司、IT、施設、給与、機器担当者に入社、社内異動、休暇、退職の業務を割り当て、共通の完了条件を見える化します。
各専門システムで本来の処理を実行
ID プロバイダーはアカウントを発行し、端末管理ツールは機器を管理し、給与・福利厚生製品は正規の計算や申告を行います。
ライフサイクルイベントを終了する前に証跡を必須化
承認や状態変更だけで完了とせず、アクセス権、機器、書類、業務カバー、従業員マスターの更新を誰が確認したか記録します。
それぞれの業務に合った手順で、人事業務をつなぐには
人事・従業員管理のワークフローとは何ですか？
従業員に関わる出来事や申請を起点に、従業員データ、承認・確認、承認後の作業、例外対応、結果、管理指標までをつなぐ一連の流れです。
すべての人事業務で同じワークフローを使うべきですか？
いいえ。担当者の明確化、承認・確認、差し戻し、例外対応、完了の証跡といった管理の考え方は共通化できますが、扱うデータと完了条件は、入社、休暇、データ変更、資格、評価、退職それぞれに合わせる必要があります。
ステータスを変更することと、承認ワークフローは同じですか？
いいえ。承認ワークフローでは、権限のある承認者にタスクを送り、判断できる人を制限したうえで、差し戻しや否認に対応し、結果を記録します。紹介している従業員情報の変更申請では、Jodoo標準の承認ワークフローを使用しています。
Jodooだけで従業員アカウントを作成・無効化できますか？
Jodooでは、人事からITへの依頼、担当者、期限、例外事項、対応結果の確認を管理できます。別途、連携機能を設定して動作を検証している場合を除き、アカウント、グループ、ライセンス、アクセス権の変更は、IDプロバイダーまたはアプリの管理者が実行します。
人事ワークフローが複雑になりすぎるのを防ぐには？
まず、手順が定まっている引き継ぎから自動化します。まれに発生する判断は担当者を定めた確認タスクに残し、例外事項をわかりやすく表示します。手順を追加するのは、実際の不備を防ぐか、完了を確認するために必要な場合に絞りましょう。
何を測定すべきですか？
フォームの提出件数だけでなく、担当者が対応を引き受けるまでの時間、差し戻しや不備のある申請、承認後の作業の期限超過、承認から反映までの時間、結果を確認できた割合を測定します。
実際に操作できる従業員管理システムを見る
実際の成果までつながる従業員管理ワークフローを構築する
サンプルデータ入りの対応一覧と標準の変更承認ワークフローを開き、自社の開始条件、決裁権限、タスクの担当者、例外事項、完了条件を整理しましょう。
従業員管理のワークフローアプリを開く