Employee absence report form with the details supervisors need
Cho người giám sát biết ai không thể có mặt, khi nào bắt đầu vắng mặt và công việc nào cần xử lý. Để trống ngày dự kiến trở lại nếu chưa xác định.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để xem trước. Cài đặt kèm dữ liệu mẫu để tự thử tạo và xử lý thông báo và nhiệm vụ bố trí người thay.
Báo những gì người giám sát cần biết ngay
- 1
Ai không thể có mặt?
Chọn bản ghi nhân viên. Người giám sát được lấy từ bản ghi đó.
- 2
Bắt đầu vắng mặt khi nào?
Nêu ngày làm việc theo lịch bị ảnh hưởng.
- 3
Ai đang báo?
Xác định nhân viên tự báo hay người giám sát báo thay.
- 4
Đã biết ngày trở lại chưa?
Chọn Đã biết hoặc Chưa biết. Đừng tự đặt ngày trở lại chỉ để hoàn tất biểu mẫu.
- 5
Công việc nào cần xử lý?
Mô tả thời hạn, ca làm, việc bàn giao khách hàng hoặc nhiệm vụ không thể chờ.
Thông báo phục vụ công việc, không chứa chi tiết cá nhân không cần thiết
“Noah đột xuất không thể có mặt hôm nay. Chưa xác định ngày trở lại. Cần có người kiểm tra điều phối giao hàng buổi sáng trước giờ bàn giao 10:00. Vui lòng nhắn lại khi người làm thay đã nhận việc.”
Người giám sát có thể phản hồi và sắp xếp việc bàn giao cụ thể. Thông báo vẫn hữu ích mà không cần chẩn đoán, giải thích chi tiết chuyện cá nhân hay đoán ngày trở lại.
Điều gì xảy ra sau khi báo?
- Phản hồi của người giám sát
- Người xét duyệt phụ trách nhận nhiệm vụ xác nhận đã tiếp nhận hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. Xác nhận tiếp nhận không có nghĩa là cho phép hay không cho phép nhân viên bị ốm.
- Bố trí người làm thay
- Người giám sát có thể tạo nhiệm vụ được liên kết. Mỗi người được đề xuất làm thay sẽ xác nhận nhận việc, rồi ghi nhận hoàn thành sau đó.
- Theo dõi khi trở lại làm việc
- Cập nhật ngày dự kiến trở lại khi đã biết, sau đó ghi ngày thực tế trở lại và công việc cần theo dõi tiếp. Giữ liên kết giữa thông báo vắng mặt ban đầu và việc bố trí làm thay.
Khám phá các chế độ xem dành cho người giám sát, bố trí người thay và trở lại làm việc →
Không đưa thông tin nhạy cảm vào thông báo dùng chung
Nhóm lý do vắng mặt khái quát có thể giúp bộ phận phụ trách chuyển thông báo đến đúng nơi. Không nên vì thế mà thu thập hồ sơ y tế trong biểu mẫu điều phối công việc.
Nếu HR cần giấy xác nhận, thông tin về điều kiện hưởng chế độ hoặc trao đổi bảo mật, hãy dùng quy trình hạn chế truy cập phù hợp. Thông báo vắng mặt không phải đánh giá nghỉ theo luật định hay hồ sơ sức khỏe nghề nghiệp.
Trước khi triển khai, hãy thử chế độ xem của người báo và người giám sát bằng các tài khoản thành viên riêng. Ví dụ sử dụng bản ghi hư cấu và không thay thế việc cấu hình quy tắc truy cập, lưu giữ dữ liệu của bạn.
Cập nhật đợt vắng mặt đang diễn ra thay vì tạo thông báo trùng
Khi ngày dự kiến trở lại thay đổi, người giám sát phụ trách nên cập nhật thông báo hiện có và xem lại việc bố trí làm thay bị ảnh hưởng. Dùng thông báo mới cho một đợt vắng mặt riêng, không phải cho mỗi lần hỏi thăm tình hình.
Quản trị viên có thể thêm trường ca làm hoặc dịch vụ liên quan, đổi hướng dẫn báo hoặc điều chỉnh danh sách xử lý của người giám sát trong Jodoo. Giữ thông báo ban đầu đủ ngắn để hoàn thành khi người báo đang gấp.
Với thời gian nghỉ có kế hoạch, hãy dùng yêu cầu nghỉ phép →
Câu hỏi về báo vắng mặt
Quản lý có thể điền thông báo vắng mặt thay nhân viên không?
Có. Chọn nhân viên và chọn “Người giám sát báo thay nhân viên”. Chỉ cấp quyền đó cho người giám sát phù hợp khi cấu hình ứng dụng đã cài đặt.
Nên nhập gì nếu chưa biết ngày trở lại?
Chọn “Chưa biết” và để trống ngày. Báo công việc bị ảnh hưởng và thống nhất cách liên lạc phù hợp. Người giám sát có thể cập nhật cùng thông báo khi có ngày trở lại dự kiến.
Tôi có nên đính kèm giấy tờ y tế không?
Theo mặc định, không đính kèm vào thông báo điều phối công việc này. Biểu mẫu đi kèm không yêu cầu tệp y tế. Nếu doanh nghiệp cần tài liệu nhạy cảm, hãy thu thập qua quy trình HR có hạn chế truy cập.
Biểu mẫu này có dùng để xin duyệt nghỉ phép không?
Không. Biểu mẫu báo việc đột xuất không thể có mặt và khởi động phản hồi của người giám sát. Nghỉ phép có kế hoạch hoặc thời gian nghỉ cần xin duyệt thuộc quy trình yêu cầu nghỉ phép, nơi có thể xét chính sách và số dư trước khi ghi nhận lịch nghỉ.
Tôi có thể sửa biểu mẫu cho đội làm theo ca không?
Có. Thêm ca làm, giờ bàn giao hoặc chi tiết công việc bị ảnh hưởng và hiển thị trong chế độ xem của người giám sát. Ứng dụng điều phối nhiệm vụ làm thay; không tự động tối ưu lịch ca hay chứng nhận năng lực của người thay thế.