Employee absence report form with the details supervisors need
แจ้งหัวหน้างานว่าใครไม่สามารถมาทำงานได้ เริ่มขาดงานเมื่อใด และมีงานอะไรที่ต้องดูแล หากยังไม่ทราบวันที่คาดว่าจะกลับเข้าทำงาน ให้เว้นไว้ได้
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
เข้าสู่ระบบเพื่อดูตัวอย่าง ติดตั้งพร้อมข้อมูลตัวอย่างเพื่อทดลองใช้ข้อมูลของคุณเอง รายงานและงานจัดคนทำงานแทน.
รายงานข้อมูลที่หัวหน้างานต้องทราบในตอนนี้
- 1
ใครไม่สามารถมาทำงานได้?
เลือกเรคคอร์ดพนักงาน ระบบใช้หัวหน้างานจากเรคคอร์ดนั้น
- 2
เริ่มขาดงานเมื่อใด?
ระบุวันที่ของงานตามตารางที่ได้รับผลกระทบ
- 3
ใครเป็นผู้รายงาน?
ระบุว่าพนักงานรายงานเองหรือหัวหน้างานรายงานแทน
- 4
ทราบวันที่จะกลับเข้าทำงานหรือยัง?
เลือก “ทราบแล้ว” หรือ “ยังไม่ทราบ” อย่ากำหนดวันกลับขึ้นมาเองเพียงเพื่อกรอกฟอร์มให้ครบ
- 5
งานใดต้องได้รับการดูแล?
อธิบายกำหนดส่งงาน กะ การส่งต่องานลูกค้า หรืองานที่รอไม่ได้
รายงานเพื่อประสานงานโดยไม่ต้องมีรายละเอียดส่วนตัวที่ไม่จำเป็น
“วันนี้ Noah ไม่สามารถมาทำงานได้กะทันหัน และยังไม่ทราบวันกลับ ต้องมีคนตรวจงานจัดส่งรอบเช้าแทนก่อนส่งต่องานเวลา 10:00 โปรดส่งข้อความแจ้งเมื่อผู้รับผิดชอบทำแทนตอบรับงานแล้ว”
หัวหน้างานตอบกลับรายงานและจัดการส่งต่องานที่ระบุได้ รายงานยังมีประโยชน์โดยไม่ต้องมีการวินิจฉัยโรค คำอธิบายเรื่องส่วนตัวอย่างละเอียด หรือวันที่กลับเข้าทำงานที่คาดเดาขึ้น
หลังรายงานแล้วเกิดอะไรขึ้น?
- การตอบกลับของหัวหน้างาน
- ผู้ตรวจสอบที่รับผิดชอบได้รับงานให้รับทราบรายงานหรือขอข้อมูลที่ขาด การรับทราบไม่ได้หมายถึงการอนุญาตหรือไม่อนุญาตให้ป่วย
- การจัดคนทำงานแทน
- หัวหน้างานสร้างงานมอบหมายที่เชื่อมโยงกันได้ ผู้ที่เสนอให้ทำแทนแต่ละคนตอบรับงานแล้วบันทึกการทำเสร็จในภายหลัง
- การติดตามการกลับเข้าทำงาน
- อัปเดตวันที่คาดว่าจะกลับเข้าทำงานเมื่อทราบ แล้วบันทึกการกลับเข้าทำงานจริงและการติดตามงานที่เกี่ยวข้อง โดยเชื่อมรายงานการขาดงานเดิมกับงานทำแทนไว้ด้วยกัน
อย่าใส่ข้อมูลละเอียดอ่อนในการแจ้งเตือนที่แชร์ร่วมกัน
ประเภทการขาดงานแบบกว้าง ๆ ช่วยให้ทีมที่รับผิดชอบส่งต่อรายงานได้ถูกทาง แต่ไม่ควรกลายเป็นการชวนให้รวบรวมเวชระเบียนในฟอร์มประสานงาน
หาก HR ต้องการใบรับรอง ข้อมูลสิทธิ หรือการพูดคุยที่เป็นความลับ ให้ใช้กระบวนการที่จำกัดการเข้าถึงอย่างเหมาะสม การแจ้งขาดงานไม่ใช่การประเมินสิทธิวันลาตามกฎหมายหรือเรคคอร์ดอาชีวอนามัย
ก่อนเปิดใช้งาน ให้ทดสอบมุมมองผู้รายงานและหัวหน้างานด้วยบัญชีสมาชิกแยกกัน ตัวอย่างใช้เรคคอร์ดสมมติ จึงไม่อาจแทนการตั้งค่ากฎการเข้าถึงและการเก็บรักษาข้อมูลของคุณเอง
อัปเดตการขาดงานที่ยังต่อเนื่อง แทนการสร้างรายงานซ้ำ
เมื่อวันที่คาดว่าพนักงานจะกลับเข้าทำงานเปลี่ยน หัวหน้างานที่รับผิดชอบควรอัปเดตรายงานเดิมและตรวจสอบงานทำแทนที่ได้รับผลกระทบ ใช้รายงานใหม่สำหรับการขาดงานคนละครั้ง ไม่ใช่สร้างใหม่ทุกครั้งที่ติดตามสอบถาม
ผู้ดูแลระบบเพิ่มฟิลด์กะหรือบริการที่เกี่ยวข้อง เปลี่ยนคำแนะนำการรายงาน หรือปรับคิวของหัวหน้างานใน Jodoo ได้ รักษารายงานแรกให้สั้นพอที่จะกรอกได้เมื่อผู้รายงานมีเวลาจำกัด
คำถามเกี่ยวกับการแจ้งขาดงาน
ผู้จัดการกรอกรายงานการขาดงานแทนพนักงานได้หรือไม่?
ได้ เลือกพนักงานแล้วเลือก “หัวหน้างานรายงานแทนพนักงาน” เมื่อตั้งค่าแอปที่ติดตั้งแล้ว ให้สิทธิ์นี้เฉพาะหัวหน้างานที่เหมาะสม
ถ้ายังไม่ทราบวันกลับเข้าทำงานควรกรอกอะไร?
เลือก “ยังไม่ทราบ” และเว้นวันที่ไว้ รายงานงานที่ได้รับผลกระทบและกำหนดวิธีติดต่อที่เหมาะสม หัวหน้างานอัปเดตรายงานเดิมได้เมื่อมีวันที่คาดว่าจะกลับเข้าทำงาน
ควรแนบหลักฐานทางการแพทย์หรือไม่?
โดยปกติไม่ควรแนบกับการแจ้งเพื่อประสานงานนี้ ฟอร์มที่ให้มาไม่ได้ขอไฟล์แนบทางการแพทย์ หากองค์กรต้องใช้เอกสารละเอียดอ่อน ให้เก็บผ่านกระบวนการ HR ที่จำกัดการเข้าถึง
ฟอร์มนี้ใช้ขออนุมัติลาพักร้อนหรือไม่?
ไม่ใช่ ฟอร์มนี้รายงานการไม่สามารถมาทำงานได้กะทันหันและเริ่มขั้นตอนตอบกลับของหัวหน้างาน การลาพักร้อนที่วางแผนไว้หรือการขอลาอื่น ๆ ควรใช้กระบวนการคำขอลา ซึ่งพิจารณานโยบายและยอดคงเหลือได้ก่อนบันทึกการลา
ปรับฟอร์มให้เหมาะกับทีมที่ทำงานเป็นกะได้หรือไม่?
ได้ เพิ่มกะ เวลาส่งต่องาน หรือรายละเอียดงานที่ได้รับผลกระทบ แล้วแสดงข้อมูลเหล่านั้นในมุมมองหัวหน้างาน แอปช่วยประสานงานทำแทน ไม่ได้จัดตารางกะที่เหมาะสมที่สุดโดยอัตโนมัติหรือรับรองคุณสมบัติของผู้ทำแทน