来訪者レコードにはホスト担当が必要です
来訪者ワークフローでは、誰が来訪者を招いたのか、来訪目的は何か、チェックイン、付き添い、チェックアウトの責任を誰が持つのかを把握できる必要があります。
- 来訪者名、所属組織、目的、ホスト、訪問場所、到着予定、退館予定。
- 本人確認、ポリシー確認、バッジ番号、立ち入りエリア、付き添い要否。
- チェックイン時刻、チェックアウト時刻、入場拒否理由、必要に応じた緊急連絡先。
- ホスト承認フィールドと受付確認フィールド。
ガイド
来訪者管理・鍵管理ワークフローガイド
アクセス管理テンプレートを選ぶ前に、来訪者管理、ホスト承認、鍵の持ち出し、保管、返却期限日、完了フィールドを設計しましょう。
物理アクセスのレコードは、受付台帳、鍵管理表、ホストへのメッセージに分散しがちです。このガイドでは、入場、保管、返却、完了状況を見える化できるよう、来訪者管理と鍵管理のフィールド設計を支援します。
どこから始めるか: 来訪者管理システム鍵の保管管理を単純な一覧で済ませるべきではありません
鍵の持ち出しレコードには、保管責任、返却期限、返却ステータスのフィールドが必要です。そうしないと、誰がアクセス権を持っているのか、鍵が期限どおりに返却されたのかを把握できません。
- 鍵ID、立ち入りエリア、借用者、承認者、持ち出し時刻、返却期限日。
- 返却時刻、状態、鍵紛失理由、エスカレーション担当者。
- 一時利用、定期利用、緊急利用、委託業者利用の区分。
- 必要に応じて、来訪者、従業員、ベンダー、またはアクセス申請レコードに関連付ける。
ポリシー対応や入場例外には証跡が必要です
来訪者や鍵の借用者には、例外対応、追加承認、確認取得が必要になる場合があります。これらの判断は、アクセスレコードに紐づけて残すべきです。
- ポリシー確認、安全説明、秘密保持確認、または付き添い例外。
- 例外承認者、理由、期間、必要な安全対策。
- ファイル、署名、メモ、受付確認。
- 訪問や鍵の引き継ぎが完了した際の完了メモ。
物理アクセスをセキュリティワークフローに戻してつなぐ
来訪者管理と鍵管理は、より広いアクセス管理の一部です。同じ判断に監査証跡が必要な場合は、物理的な入場をアクセス申請、ポリシー例外、施設管理に関連付けましょう。
- 承認が必要な事前計画のアクセスには、アクセス申請テンプレートを使用する。
- 入場レコードとホスト責任の管理には、来訪者管理を使用する。
- 保管、返却期限日、返却証跡の管理には、鍵管理を使用する。
- ルールや研修の完了が入場条件になる場合は、ポリシー確認を使用する。
物理アクセスのフィールド
来訪者・鍵管理フィールド
来訪者アクセス、鍵の保管、完了証跡をつなげて管理するために、これらのフィールドを使用します。
管理領域記録する内容管理できるリスク担当者
来訪者受付来訪者、所属組織、目的、ホスト、来訪時間帯。身元不明または担当不明の来訪者による入場。受付
入場ステータス本人確認、バッジ、付き添い、立ち入りエリア、チェックイン／アウト。レコードや完了処理のない入場。ホストまたは受付
鍵の持ち出し鍵ID、借用者、承認者、返却期限、返却ステータス。紛失または未返却の鍵。施設管理
例外対応理由、承認者、期間、安全対策、メモ。未確認の物理アクセス例外。セキュリティまたは管理者
完了返却証跡、拒否理由、インシデントメモ、フォローアップ。未解決のまま残るアクセスレコード。アクセス担当者
テンプレート
物理アクセスのレコードをつなぐ
このガイドで来訪者・鍵管理のフィールドを設計した後、来訪者管理、学校来訪者ワークフロー、鍵管理、鍵持ち出し、ポリシー確認テンプレートを連携できます。
最初に使うのに最適なテンプレート最適な出発点： 来訪者管理システム
受付や施設管理チームが、来訪者情報、ホスト担当、入場ステータス、チェックアウト、証跡を1つのワークフローで管理したい場合は、ここから始めましょう。
来訪者管理システム定義済みのステージ、担当者の引き継ぎ、エスカレーションの可視化を、1つの構造化されたワークフローで管理できる来訪者管理システムです。
学校来訪者管理システム学校来訪者の受付、承認の振り分け、訪問先担当者への通知、入館証の引き渡し、退館記録を、1つの構造化されたワークフローで管理します。
鍵管理ソフトウェア鍵ID、所持者、ドアまたは資産、持ち出し日、返却状況、承認、監査履歴ごとに鍵の保管管理を行います。
鍵持ち出しフォーム鍵の利用者情報、鍵ID、返却日、承認ステータス、期限超過時のフォローアップを1つの持ち出しフォームで記録できます。
ポリシー確認フォーム従業員のポリシー確認を、バージョン、期限、署名、例外メモ、監査対応の完了ステータスとあわせて収集します。
アクセス申請フォームアクセス申請の詳細を収集し、各申請を適切な担当者に振り分け、受付からフォローアップまでのステータスを1つのカスタマイズ可能なJodooアプリで可視化します。
来訪者パス申請来訪者パス申請の詳細を受け付け、各申請を適切な担当者に振り分け、受付からフォローアップまで申請ステータスを見える化します。関連するアクセス管理テンプレートを見る
アクセス・セキュリティ申請ワークフローを見る
FAQ
来訪者管理と鍵管理に関する質問
来訪者管理と鍵管理は連携すべきですか？
はい。来訪者、委託業者、従業員、ベンダーに物理アクセスを付与し、その履歴をホスト担当、保管責任、返却、完了証跡まで追跡する必要がある場合は連携すべきです。
鍵の持ち出しワークフローには何を含めるべきですか？
鍵ID、立ち入りエリア、借用者、承認者、理由、持ち出し時刻、返却期限日、返却ステータス、鍵紛失理由、エスカレーション担当者を含めてください。
どのような場合に来訪者レコードでポリシー確認を必須にすべきですか？
管理区域に入る場合、機密情報を扱う場合、安全オリエンテーションが必要な場合、またはアクセスルール上、通知済みの証明が必要な場合は確認を必須にしてください。
次のステップ
来訪者管理テンプレートを開く
Jodooテンプレートをプレビューし、来訪者受付、ホスト承認、バッジステータス、鍵の保管、完了証跡を現場の運用プロセスに合わせて調整しましょう。