Заказать демоЗарегистрироваться

Платформа

ПлатформаКонструктор приложенийКонструктор формРабочий процессДашбордИнтеграции

Решения

Заказы и складПроизводственный заказБережливое производствоОбслуживание оборудованияПослепродажные заявкиCRMУправление проектамиУправление задачамиСтроительство

ИИ-шаблоны

ИИ-шаблоны

Ресурсы

СправкаКраткое руководство по началу работыПартнерыСообществоШаблоныБлогО насБезопасность

Тарифы

Тарифы
Заказать демоЗарегистрироваться
ИИ-шаблоны
Руководства
Руководства по рабочим процессам доступа и безопасности
Руководство по рабочему процессу управления посетителями и контроля ключей
Руководство

Руководство по рабочему процессу управления посетителями и контроля ключей

Продумайте управление посетителями, согласование с принимающей стороной, выдачу ключей, хранение, сроки возврата и поля для закрытия перед выбором шаблона контроля доступа.

Записи о физическом доступе часто разбросаны между журналами на стойке регистрации, листами учета ключей и сообщениями принимающей стороны. Это руководство поможет командам определить поля для посетителей и ключей, чтобы вход, хранение, возврат и закрытие оставались на виду.

Проверить поля для посетителей и ключейОткрыть шаблон управления посетителями
Система управления посетителямиНачните с: Система управления посетителями
01

В записях о посетителях должна быть указана принимающая сторона

Рабочий процесс для посетителей должен показывать, кто пригласил посетителя, зачем он находится на объекте и кто отвечает за регистрацию, сопровождение и выход.

  • Имя посетителя, организация, цель визита, принимающая сторона, место, ожидаемое время прибытия и ожидаемое время ухода.
  • Проверка удостоверения личности, подтверждение ознакомления с политикой, номер пропуска, зона доступа и необходимость сопровождения.
  • Время входа, время выхода, причина отказа во входе и контакт для экстренной связи при необходимости.
  • Поля для согласования принимающей стороной и проверки на стойке регистрации.
02

Учет хранения ключей не должен вестись в простом списке

Записям о выдаче ключей нужны поля для хранения, срока возврата и статуса возврата. Иначе команды не смогут понять, у кого есть доступ и были ли ключи возвращены вовремя.

  • ID ключа, зона доступа, получатель, согласующий, время выдачи и дата возврата.
  • Время возврата, состояние, причина отсутствия ключа и ответственный за эскалацию.
  • Категория использования: временное, регулярное, экстренное или для подрядчика.
  • Ссылка на запись посетителя, сотрудника, поставщика или запроса на доступ, если это уместно.
03

Для исключений по политике и доступу нужны подтверждения

Для посетителей и держателей ключей могут требоваться исключения, дополнительные согласования или подтверждения ознакомления. Эти решения должны оставаться привязанными к записи о доступе.

  • Подтверждение ознакомления с политикой, инструктаж по безопасности, подтверждение конфиденциальности или исключение по сопровождению.
  • Согласующий исключение, причина, срок действия и необходимые меры защиты.
  • Файлы, подписи, заметки и подтверждение от стойки регистрации.
  • Заметки о закрытии после завершения визита или передачи ключа.
04

Свяжите физический доступ с рабочими процессами безопасности

Управление посетителями и ключами — это часть более широкой картины доступа. Свяжите физический вход с запросами на доступ, исключениями по политикам и контролем объектов, когда для одного и того же решения нужен аудиторский след.

  • Используйте шаблоны запросов на доступ для запланированного доступа, который требует согласования.
  • Используйте управление посетителями для записей о входе и ответственности принимающей стороны.
  • Используйте контроль ключей для хранения, сроков возврата и подтверждений возврата.
  • Используйте подтверждение ознакомления с политикой, если доступ зависит от правил или обучения.
Поля физического доступа

Поля для посетителей и контроля ключей

Используйте эти поля, чтобы связать доступ посетителей, хранение ключей и подтверждения закрытия.

Область контроляЧто фиксироватьКакой риск контролируетсяОтветственный
Прием заявок от посетителейПосетитель, организация, цель визита, принимающая сторона, окно прибытия.Доступ неизвестного посетителя или посетителя без ответственного.Стойка регистрации
Статус входаПроверка ID, пропуск, сопровождение, зона доступа, вход/выход.Вход без записи или без закрытия.Принимающая сторона или стойка регистрации
Выдача ключейID ключа, получатель, согласующий, срок возврата, статус возврата.Потерянные или не возвращенные ключи.Эксплуатация объекта
ИсключениеПричина, согласующий, срок действия, меры защиты, заметки.Исключение по физическому доступу без проверки.Служба безопасности или руководитель
ЗакрытиеПодтверждение возврата, причина отказа, заметки об инциденте, последующее действие.Открытая запись о доступе остается без решения.Ответственный за доступ
Шаблоны

Свяжите записи о физическом доступе

Используйте это руководство, чтобы определить поля для посетителей и ключей, а затем связать шаблоны управления посетителями, сценариев для посетителей в школах, контроля ключей, выдачи ключей и подтверждения ознакомления с политиками.

Лучший шаблон для стартаЛучший старт: Система управления посетителями

Начните здесь, если команде стойки регистрации или эксплуатации объекта нужно вести данные о посетителях, ответственности принимающей стороны, статусе входа, выходе и подтверждениях в одном рабочем процессе.

Система управления посетителямиСистема управления посетителямиВедите процесс управления посетителями через заданные этапы, передачу задач между ответственными и контроль эскалаций в одном структурированном рабочем процессе.Система управления посетителями школыСистема управления посетителями школыУправляйте регистрацией посетителей школы на входе, маршрутизацией согласований, уведомлением принимающей стороны, выдачей пропусков и фиксацией выхода в рамках одного структурированного рабочего процесса.ПО для контроля ключейПО для контроля ключейУправляйте учетом ключей по ID ключа, держателю, двери или активу, дате выдачи, статусу возврата, согласованию и истории аудита.Форма выдачи ключейФорма выдачи ключейФиксируйте заявки на выдачу ключей: данные получателя, ID ключа, дату возврата, статус согласования и действия по просроченным возвратам — в одной форме выдачи.Форма подтверждения ознакомления с политикойФорма подтверждения ознакомления с политикойСобирайте подтверждения ознакомления сотрудников с политиками: версия, срок, подпись, примечания по исключениям и готовый к аудиту статус выполнения.Форма запроса доступаФорма запроса доступаСобирайте детали запроса доступа, направляйте каждый запрос нужному ответственному и сохраняйте видимость статуса от приема заявки до последующих действий в одном настраиваемом Jodoo.Заявка на пропуск для посетителяЗаявка на пропуск для посетителяСобирайте данные по заявкам на пропуск для посетителей, направляйте каждую заявку нужному ответственному и сохраняйте видимость статуса от приема заявки до последующих действий.
Часто задаваемые вопросы

Вопросы о посетителях и контроле ключей

Нужно ли связывать управление посетителями и контроль ключей?

Да, если посетитель, подрядчик, сотрудник или поставщик получает физический доступ, который должен отслеживаться через ответственность принимающей стороны, хранение, возврат или подтверждения закрытия.

Что должен включать рабочий процесс выдачи ключей?

Он должен включать ID ключа, зону доступа, получателя, согласующего, причину, время выдачи, дату возврата, статус возврата, причину отсутствия ключа и ответственного за эскалацию.

Когда запись о посетителе должна требовать подтверждения ознакомления с политикой?

Требуйте подтверждение, если посетители входят в контролируемые зоны, работают с конфиденциальной информацией, нуждаются в инструктаже по безопасности или правила доступа требуют подтверждения уведомления.

Следующий шаг

Открыть шаблон управления посетителями

Просмотрите шаблон Jodoo, а затем адаптируйте прием заявок от посетителей, согласование с принимающей стороной, статус пропуска, хранение ключей и подтверждения закрытия под процессы вашей площадки.

Предпросмотр этого шаблона