访客记录需要明确接待负责人
访客工作流应显示是谁邀请了访客、访客为何到场，以及谁负责签到、陪同和签出。
- 访客姓名、所属机构、到访目的、接待人、地点、预计到达时间和预计离开时间。
- 证件核验、政策确认、胸卡编号、访问区域和陪同要求。
- 签到时间、签出时间、拒绝入场原因，以及必要时的紧急联系人。
- 接待审批和前台审核字段。
手册
访客管理与钥匙管控工作流手册
在选择访问控制模板之前，先规划访客管理、接待审批、钥匙签出、保管、应归还日期和结案字段。
实体访问记录往往分散在前台登记表、钥匙台账和接待消息中。本手册可帮助团队定义访客和钥匙管控字段，让入场、保管、归还和结案全程可见。
从这里开始： 访客管理系统钥匙保管不能只放在简单清单里
钥匙签出记录需要包含保管、应归还时间和归还状态字段。否则，团队无法判断谁持有访问权限，也无法确认钥匙是否按时归还。
- 钥匙 ID、访问区域、借用人、审批人、签出时间和应归还日期。
- 归还时间、状态、钥匙遗失原因和升级负责人。
- 临时、周期性、紧急或承包商使用类别。
- 在相关情况下，关联访客、员工、供应商或访问申请记录。
政策和入场例外情况需要保留凭证
访客和钥匙持有人可能需要例外处理、额外审批或确认。这些决定应始终附在访问记录中。
- 政策确认、安全须知、保密确认或陪同例外。
- 例外审批人、原因、时长和所需防护措施。
- 文件、签名、备注和前台确认。
- 在来访或钥匙交接完成后的结案备注。
将实体访问回连到安保工作流
访客和钥匙管控是更广泛访问管理的一部分。当同一项决定需要审计追踪时，应将实体入场与访问申请、政策例外和设施管控关联起来。
- 对需要审批的计划访问，使用访问申请模板。
- 对入场记录和接待责任管理，使用访客管理。
- 对保管、应归还日期和归还凭证管理，使用钥匙管控。
- 当入场取决于规则或培训时，使用政策确认。
实体访问字段
访客与钥匙管控字段
使用这些字段，将访客访问、钥匙保管和结案凭证关联起来。
管控领域需记录内容控制风险负责人
访客受理访客、所属机构、到访目的、接待人、到达时间窗口。身份不明或无人负责的访客访问。前台
入场状态证件核验、胸卡、陪同、访问区域、签到/签出。无记录入场或未结案。接待人或前台
钥匙签出钥匙 ID、借用人、审批人、应归还时间、归还状态。钥匙遗失或未归还。设施团队
例外情况原因、审批人、时长、防护措施、备注。未经审核的实体访问例外。安保团队或经理
结案归还凭证、拒绝原因、事件备注、跟进。未解决的访问记录仍处于打开状态。访问负责人
模板
连接实体访问记录
使用本手册定义访客和钥匙字段，然后连接访客管理、学校访客工作流、钥匙管控、钥匙签出和政策确认模板。
最适合开始使用的模板最佳起点： 访客管理系统
当前台或设施团队需要在一个工作流中统一管理访客详情、接待负责人、入场状态、签出和凭证时，请从这里开始。
访客管理系统通过一个结构化工作流，在明确阶段、负责人交接和升级可视化中推进访客管理系统。
学校访客管理系统通过一套结构化工作流，统一管理学校访客签到、审批分派、接待人通知、访客证交接和离校登记。
钥匙管理软件按钥匙 ID、持有人、门禁点或资产、借出日期、归还状态、审批及审计历史管理钥匙保管。
钥匙借出登记表用一张借出登记表记录钥匙借用申请，包括持有人信息、钥匙 ID、归还日期、审批状态和逾期跟进情况。
政策确认表单收集员工政策确认信息，包括版本、截止日期、签名、例外说明及可供审计的完成状态。
访问权限申请表集中采集访问权限申请详情，将每条申请分派给合适的负责人，并在 Jodoo 的可自定义应用中，让申请状态从受理到跟进始终清晰可见。
访客通行证申请采集访客通行证申请详情，将每项申请分派给合适的负责人，并让申请状态从受理到跟进全程清晰可见。探索相关访问控制模板
查看访问与安保申请工作流
常见问题
关于访客与钥匙管控的常见问题
访客管理和钥匙管控应该关联吗？
是的。当访客、承包商、员工或供应商获得实体访问权限，且需要通过接待负责人、保管、归还或结案凭证进行追踪时，就应将两者关联起来。
钥匙签出工作流应包含哪些内容？
应包含钥匙 ID、访问区域、借用人、审批人、原因、签出时间、应归还日期、归还状态、钥匙遗失原因和升级负责人。
访客记录在什么情况下需要政策确认？
当访客进入受控区域、接触敏感信息、需要安全培训说明，或访问规则要求提供已告知证明时，应要求进行确认。
下一步
打开访客管理模板
先预览 Jodoo 模板，再根据您的现场流程调整访客受理、接待审批、证件状态、钥匙保管和结案凭证。